Kun paperipinot kasvavat ja tärkeä tieto löytyy ”joskus jostain mapista”, on aika siirtää arkisto sähköiseen muotoon. Skannauspalvelu on nopein tapa muuttaa fyysiset asiakirjat, valokuvat ja piirustukset käytettäviksi digitaalisiksi tiedostoiksi – ilman, että sinun täytyy hoitaa teknistä puolta itse.
HelppoSkannaus on helsinkiläinen skannauspalvelu, jossa työ hoidetaan valmiiksi asti: aineiston noudosta skannaukseen, nimeämiseen ja toimitukseen. Skannaus tapahtuu ammattilaiskalustolla Malminkatu 30:ssä Kampissa, ja palvelu toimii sekä yrityksille että yksityishenkilöille. Koko prosessi on luottamuksellinen alusta loppuun.
Mitä skannauspalvelu tarkoittaa käytännössä?
Skannauspalvelu tarkoittaa, että fyysiset dokumentit – asiakirjat, sopimukset, valokuvat, piirustukset tai muu paperiaineisto – muunnetaan digitaaliseen muotoon ammattilaiskalustolla. Lopputulos on selkeä digitaalinen tiedosto, joka on helppo hakea, jakaa ja arkistoida.
HelppoSkannauksen skannauspalvelu ei ole pelkkä ”nappi skannerissa”. Se on hallittu prosessi, jossa skannauksen lisäksi aineisto järjestellään, nimetään sovitun logiikan mukaan ja toimitetaan sinulle käyttökelpoisessa muodossa. Tarvittaessa käytämme OCR-tekstintunnistusta, joka tekee skannatuista tiedostoista hakukelpoisia – voit siis etsiä dokumentin sisällöstä sanoja ja numeroita.
Skannauspalvelu sopii erityisen hyvin tilanteisiin, joissa:
- Paperisia arkistoja on kertynyt vuosien varrella ja niiden löydettävyys on heikko
- Muutto tai tilasaneeraus pakottaa keventämään arkistokaappeja
- Tärkeät dokumentit pitää säilyttää varmemmin kuin paperilla
- Projekti- tai kiinteistöaineistot täytyy saada nopeasti usean henkilön käyttöön
Skannauspalvelun sisältö – mitä kaikkea skannataan?
HelppoSkannauksen skannauspalvelu kattaa monenlaista aineistoa. Käytössämme on sekä tasoskanneri A3-kokoisille ja sitä pienemmille dokumenteille että suurkuvaskanneri, jolla onnistuu myös A2-, A1- ja A0-kokoisten aineistojen skannaus.
Asiakirjojen skannaus
Asiakirjojen skannaus on yleisin skannauspalvelumme käyttötarkoitus. Sopimukset, laskut, pöytäkirjat, henkilöstödokumentit, kirjanpitoaineistot – kaikki nämä voidaan skannata ja järjestää selkeään kansiorakenteeseen. Asiakirjojen skannaus voidaan tehdä yksi- tai kaksipuolisena, ja OCR-tekstintunnistus tekee tiedostoista hakukelpoisia.
Asiakirjojen skannaus on erityisen hyödyllistä, kun haluat päästä eroon fyysisistä mapeista tai kun dokumentteja täytyy jakaa nopeasti eri osapuolille. Skannaus muuttaa staattisen mappiarkiston eläväksi tietokannaksi, josta tieto löytyy sekunneissa.
Valokuvien ja diojen skannaus
Vanhat valokuvat, albumit, diat ja negatiivit haalistuvat ajan myötä. Valokuvien skannaus tallentaa muistot digitaalisessa muodossa – tarkasti ja kestävästi. Skannaamme yksittäiset kuvat, albumit ja irtokuvat, ja toimitamme ne selkeinä tiedostoina sovittuun paikkaan.
Valokuvien skannaus on suosittu palvelu yksityishenkilöille, joille perheen historian säilyttäminen on tärkeää. Sukututkimuksen aineistot, vanhat kirjeet ja todistukset ovat myös tyypillisiä valokuvien skannauksen kohteita.
Suurkuvaskannaus – piirustukset, kartat ja tekniset dokumentit
Tavallinen skanneri ei riitä, kun kyse on A2-kokoisista tai sitä suuremmista dokumenteista. Suurkuvaskannaus vaatii oman kalustonsa ja osaamisensa. HelppoSkannauksen suurkuvaskanneri käsittelee aineistoa, jonka maksimileveys on 1210 mm – käytännössä useimmat rakennuspiirustukset, kartat ja tekniset suunnitelmat sopivat tähän.
Suurkuvaskannaus on erityisen tärkeää arkkitehdeille, insinööritoimistoille, taloyhtiöille ja kiinteistösijoittajille. Kun piirustukset ovat sähköisessä muodossa, ne löytyvät nopeasti ja ovat jaettavissa ilman fyysistä kopiointia.
Olemme uusineet suurkuvakalustoamme, ja se näkyy käytännössä entistä tarkempana jälkenä – viivat, tekstit ja pienet yksityiskohdat tallentuvat ilman kompromisseja.
Arkistoskannaus – mapit ja suuret aineistokokonaisuudet
Kun skannattavaa on paljon, tarvitaan suunnitelmallinen lähestymistapa. Arkistoskannaus tarkoittaa kokonaisten arkistokokonaisuuksien – mappien, laatikoiden tai hyllymetrien – järjestelmällistä skannausta. Prosessi alkaa usein arviointikäynnillä, jossa käymme läpi aineiston laajuuden ja sovimme selkeän toimintamallin.
Arkistoskannaus kannattaa pilkkoa järkeviin eriin, jotta työ etenee sujuvasti ja saat tiedostoja käyttöön jo projektin aikana. Tämä on erityisen tärkeää yrityksille, joiden toiminta ei voi seisahtua skannauksen ajaksi.
Tutustu HELPPO Arkistoskannaus -pakettiin, joka kattaa jopa 24 mapin skannauksen selkeällä pakettihinnalla.
Skannauspalvelu yrityksille
Skannauspalvelu on monelle yritykselle käänteentekevä muutos tiedonhallinnassa. Kun asiakirjat ovat digitaalisessa muodossa, tieto löytyy sekunneissa, dokumentteja voi jakaa eri osapuolille ilman kopiointia ja arkistotila vapautuu hyötykäyttöön.
Skannauspalvelu yrityksille kattaa tyypillisesti sopimusten, laskujen, pöytäkirjojen ja muiden liiketoimintadokumenttien skannauksen. Lisäksi tarjoamme kiinteistöhallinnoinnin skannauskokonaisuuden, joka yhdistää arkistoskannauksen ja suurkuvaskannauksen.
Skannauspalvelu yritykselle toimii parhaiten, kun projekti suunnitellaan yhdessä etukäteen:
- Sovitaan, mitä aineistoa skannataan ja missä järjestyksessä
- Valitaan nimeämislogiikka ja kansiorakenne, joka tukee yrityksen toimintaa
- Päätetään, käytetäänkö OCR-tekstintunnistusta
- Sovitaan aikataulusta ja toimituksesta
Näin skannauspalvelu tuottaa lopputuloksen, joka palvelee arjessa heti – ei vain ”kasaa PDF-tiedostoja”.
Skannauspalvelu yksityishenkilöille
Skannauspalvelu ei ole vain yritysten juttu. Yksityishenkilöille skannauspalvelu tarkoittaa usein muistojen pelastamista: vanhat valokuvat, päiväkirjat, kirjeet, sukututkimuksen aineistot tai perintöpaperit halutaan säilyttää turvassa myös tuleville sukupolville.
Muutto on yksi yleisimmistä syistä ottaa skannauspalvelu käyttöön. Kun paperilaatikoita on kertynyt vuosikymmenien ajalta, skannauspalvelu muuttaa pinot kevyeksi digitaaliseksi kokoelmaksi – ja samalla tilaa vapautuu.
Skannauspalvelun käyttö on helppoa myös yksityishenkilölle: tuo aineisto toimipisteellemme tai tilaa noutopalvelu, ja hoitaa loput.
OCR-tekstintunnistus – skannauspalvelu, joka tekee aineistosta löydettävän
Pelkkä kuvatiedosto ei aina riitä. OCR (Optical Character Recognition) eli tekstintunnistus muuntaa skannatun kuvan hakukelpoiseksi tekstiksi. Käytännössä tämä tarkoittaa, että PDF-tiedoston sisällöstä voi etsiä sanoja, nimiä, päivämääriä ja numeroita – aivan kuten tekstidokumentista.
OCR on erityisen hyödyllinen skannauspalvelun lisäosa, kun:
- Arkistosta täytyy löytää yksittäisiä sopimuksia tai asiakastietoja nopeasti
- Dokumentteja käytetään jatkuvasti eikä manuaalinen selaaminen ole tehokasta
- Lakisääteisesti säilytettäviä asiakirjoja täytyy pystyä hallitsemaan tarkasti
Kysymme aina ennen skannauspalvelun aloittamista, onko OCR tarpeen. Käsinkirjoitetuissa teksteissä tekstintunnistuksen tarkkuus vaihtelee, joten se ei sovi kaikkeen aineistoon. Konekirjoitetuissa ja tulostetuissa asiakirjoissa se on kuitenkin usein hyödyllisin yksittäinen lisä, jonka skannauspalveluun kannattaa ottaa.
Tietoturva skannauspalvelussa
Kun luovutat meille asiakirjasi, arkistosi tai valokuvasi, olet luottanut meille jotain arvokasta. Siksi tietoturva on HelppoSkannauksen skannauspalvelussa rakennettu prosessiin alusta asti – ei lisätty jälkikäteen.
Skannauspalvelun tietoturva käytännössä:
- Aineisto ei koskaan liiku ilman sovittua ketjua: nouto, tuotanto ja toimitus on dokumentoitu
- Skannauspalvelu tapahtuu Malminkadun toimipisteessä, ei ulkoistetuissa tiloissa
- Tiedostot toimitetaan sovitulla tavalla – ei sähköpostilla ilman sopimusta
- Alkuperäinen aineisto palautetaan tai hävitetään asiakkaan toiveiden mukaan
Lue tarkemmin, miten huolehdimme turvallisuudesta koko skannauspalvelun ajan.
Skannauspalvelun hinta – mitä se maksaa?
Skannauspalvelun hinta riippuu aineiston laajuudesta, tyypistä ja tarvittavista lisäpalveluista kuten OCR:stä tai noutopalvelusta. Selkeimmillään skannauspalvelun hinta on HELPPO-paketeissamme, joissa kokonaisuus on valmiiksi hinnoiteltu:
- HELPPO Arkistoskannaus – jopa 24 mappia, alk. 888 €
- HELPPO Suurkuvaskannaus – jopa 100 suurkuvaa, alk. 446 €
- HELPPO Kiinteistöhallinnointi – yhdistelmäpaketti arkistoille ja suurkuville, alk. 625 €
Räätälöidylle skannauspalvelulle pyydämme tarjouksen projektikohtaisesti. Kerro aineiston määrä ja tyyppi, niin palaamme asiaan seuraavan arkipäivän sisällä.
Näin skannauspalvelu etenee
HelppoSkannauksen skannauspalvelu toimii selkeän prosessin mukaan, jotta sinulle ei jää epäselviä kohtia.
- Ota yhteyttä tai täytä tarjouspyyntölomake. Kerro mitä aineistoa on ja kuinka paljon – arvio riittää.
- Sovitaan sisältö ja hinta. Käymme läpi skannauspalvelun laajuuden, aikataulun ja mahdolliset erikoistoiveet.
- Nouto tai aineiston toimitus. Noudamme aineiston tai voit tuoda sen itse Malminkatu 30:een.
- Skannaus ja digitointi. Skannausoperaattori käy aineiston läpi, skannaa sovitulla laadulla ja nimeää tiedostot.
- Toimitus. Saat tiedostot sovittuun paikkaan – pilvipalveluun, sähköisesti tai muistitikulle.
- Hyväksyntä ja loppusijoitus. Kun työ on hyväksytty, aineisto palautetaan tai hävitetään sopimuksen mukaan.
Koko skannauspalvelu on luottamuksellinen. Tarvittaessa voimme sopia myös digiarkistoinnista Bank It -projektipankissamme.
Miksi valita HelppoSkannaus skannauspalveluksi?
HelppoSkannaus on Sokkeli Oy:n tuottama skannauspalvelu. Sokkeli on toiminut Helsingissä vuosikymmeniä, ja skannauspalvelussa yhdistyvät pitkä kokemus, ammattilaiskalusto ja paikallinen palvelu.
Lyhyesti sanottuna:
- Skannauspalvelu yhdellä luukulta – nouto, skannaus, nimeäminen, toimitus
- Ammattilaiskalusto sekä A3-kokoisille että suurkuville
- OCR-tekstintunnistus tarvittaessa
- Tietoturva koko prosessissa
- Selkeät pakettihinnat tai räätälöity tarjous
- Paikallinen palvelu Helsingissä – asiointi sujuu suomeksi, kasvotusten tai etänä
Pyydä tarjous skannauspalvelusta tänään
Skannauspalvelun käynnistäminen on helppoa. Täytä tarjouspyyntölomake, soita (09) 684 4860 tai lähetä sähköpostia osoitteeseen sokkeli@sokkeli.fi. Kerro mitä aineistoa sinulla on ja me ehdotamme sopivaa skannauspalvelua – ilman turhaa monimutkaisuutta.
Toimipisteemme on Malminkatu 30, Helsinki. Auki maanantaista perjantaihin klo 08:00–16:30.
