HELPPO Arkistojen skannaus

Tältä sivulta löydät lisätietoja Arkistojen skannauksen kokonaispalvelustamme.

Arkistojen skannaus – Fiksu tapa hallita ja suojata tietoja

HelppoSkannaus tarjoaa ammattitasoista arkistoskannauspalvelua kaikenlaisille organisaatioille aina pienistä yhdistyksistä suuriin kunnallisiin toimijoihin. Skannauspalvelumme avulla paperiarkistot muutetaan digitaalisiksi, mikä säästää tilaa, helpottaa tiedonhallintaa ja parantaa turvallisuutta.

Arkistojen skannaus on nykypäivänä olennainen osa tehokasta ja turvallista tiedonhallintaa. Oli kyseessä sopimusarkisto, henkilöstödokumentit, vanhat rakennuspiirustukset, yrityksen asiakirjat, yhdistyksen pöytäkirjat tai yksityishenkilön tärkeät dokumentit, digitaaliset arkistot tuovat mukanaan merkittäviä hyötyjä.

HelppoSkannaus-palvelumme tekee digitoinnista helppoa ja luotettavaa – nopeasti, sujuvasti ja asiantuntevasti.

Kokonaispalvelun toiminta

Yksinkertaistettu prosessikuvaus pakettiin sisältyvistä palveluista. Tarkemman kuvauksen löydät täältä.

1.

NOUTO

2.

SKANNAUS  & DIGITOINTI + NIMEÄMINEN

3.

TALLENNUS & LÄHETYS

4.

PALAUTUS

Miksi arkistojen skannaus kannattaa?

Paperiarkistot vievät paljon tilaa ja niiden hallinta voi olla työlästä. Skannaamalla ja digitoimalla asiakirjat varmistat, että tieto on helposti löydettävissä, suojattuna ja varmuuskopioituna. Samalla vähennät riskiä tietojen katoamisesta tulipalon, vesivahingon tai muun onnettomuuden seurauksena.

Lisäksi skannatut asiakirjat tukevat modernia työskentelyä: etätyö, nopea tiedonhaku ja asiakirjojen jakaminen onnistuvat vaivattomasti, kun aineisto on saatavilla digitaalisessa muodossa.

Hyödyt yrityksille ja organisaatioille

Yritykset ja yhteisöt, kuten yhdistykset ja säätiöt, hyötyvät arkistojen skannauksesta monin tavoin:

  • Tilansäästö: Paperimappien ja arkistokaappien vähentyessä toimistotilaa vapautuu muuhun käyttöön.

  • Tehokkuus: Digitaaliset asiakirjat löytyvät sekunneissa, kun taas paperiarkistosta etsiminen voi viedä runsaasti aikaa.

  • Tietoturva: Skannatut tiedostot voidaan suojata salasanoilla ja varmuuskopioida useaan paikkaan.

  • Sääntelyn noudattaminen: Monet alat vaativat asiakirjojen säilyttämistä tietyn ajan – digitaaliset arkistot auttavat täyttämään nämä vaatimukset helposti.

Kun haluat modernisoida asiakirjahallintasi, Helppo Arkistoskannaus -palvelu on oikea ratkaisu.

Hinnasto

Helppo arkistoskannaus -paketti

alk. 888 €

+ voimassa oleva arvonlisävero (alv)

Esimerkkihinta:

Pieni asiakirja-arkisto pakettihintaan

  • 12-24 kpl mappeja, yhteensä max. 6000 A4-kokoista sivua 
  • Käsittelyaika max. 15 min per 500 sivua
  • Aineiston nouto ja palautus pääkaupunkiseudulla


Hinta: 888 € + alv

Lisäpalvelut eivät sisälly esimerkkipaketin hintaan. 

Tutustu Helppo Arkistoskannaus -paketin sisältöön sekä lisäpalveluihin!

Tietoturva ja arkistojen digitointi

Tietoturva on yksi tärkeimmistä syistä, miksi organisaatiot valitsevat arkistojen skannauksen. Paperiaineistot voivat altistua monille riskeille, kuten katoamiselle, vahingoittumiselle tai asiattomalle käytölle.

Digitoidut dokumentit voidaan:

  • Salata
  • Tallentaa turvallisiin pilvipalveluihin
  • Jakaa turvallisesti rajatulle käyttäjäjoukolle
  • Suojata varmuuskopioilla

Siksi arkistojen skannaus on erinomainen sijoitus organisaation tietoturvaan.

Arkistojen skannaus tukee vastuullista toimintaa

Paperinkulutuksen vähentäminen on konkreettinen teko ympäristön hyväksi. Kun arkistoidaan digitaalisesti, vältetään uusien paperiarkistojen syntyminen ja säästetään luontoa.

HelppoSkannaus-palvelun avulla voit siis samalla tehdä yrityksesi toiminnasta ympäristöystävällisempää.

Katso kuinka HelppoSkannaus toimii ja ota askel kohti vastuullisempaa asiakirjahallintaa.

Mitä aineistoja kannattaa skannata?

Käytännössä melkein kaikki paperiaineistot voidaan skannata:

  • Sopimukset
  • Pöytäkirjat ja muistioita
  • Talousasiakirjat (laskut, kuitit, tilinpäätökset)
  • Projektiaineistot
  • Vanhat valokuvat ja piirustukset
  • Kirjanpidon dokumentit
  • Henkilöstöasiakirjat

Olipa kyse pienestä mappimäärästä tai laajemmasta arkistosta, palvelumme skaalautuu tarpeidesi mukaan.

Kokonaispalvelupaketin aineiston käsittely

Käsittely ennen skannausta
  • Aineiston numerointi ja prosessisuunnitelman luominen
  • Niittien ja selkämysten poisto
  • Muovitaskujen irroittaminen
  • Skannauskelvottomien aineistojen erittely: esim. kangasmallit, kalkkeeripaperit, cd-levyt ja muut materiaalit, joita ei voi koneellisesti käsitellä
 
Kokonaispalvelupaketin pakettihinta sisältää skannausaineiston käsittelyajan max. 15 min per 500 sivua. Ylittynyt aika veloitetaan erikseen tuntityönä tai sopimuksen mukaan.
Skannaus ja digitointi
  • Paperisen aineiston skannaus
  • OCR-tekstintunnistus (pdf-tunnistaa tekstin tekstiksi ja mahdollistaa sanahaun)
  • Tiedostojen nimeäminen sovitulla tavalla

Oletushinta sisältää: 1 mappi = 1 tiedosto

Lisäpalvelu: Tiedostojen muu nimeämistapa erikseen sovittavissa.

Käsittely skannauksen jälkeen
  • Ennallistaminen: Mapit kasataan takaisin alkuperäiseen järjestykseen. Nidotut niput voidaan nitoa uudelleen.
 
Lisäpalvelu: Tarkempi ennallistaminen toteutetaan tuntityönä tai sopimuksen mukaan. 
Aineiston loppukäsittely
  • Aineiston palauttaminen asiakkaalle
  • Aineiston voi myös noutaa toimipisteestämme

 

Lisäpalvelu: Aineistojen tuhouttaminen asiakkaan puolesta erillisen sopimuksen mukaan.

Aineistovaatimukset
  • Irtonaisia sivuja tai toisistaan irroitettavia sivuja, tavallista paperia
  • Kooltaan A4, A3, tai pienempiä

 

Lisäpalvelu: Suurkuvien skannaus hinnoitellaan erikseen

Muuta huomioitavaa

OCR-tekstintunnistus (jossa tiedosto muunnetaan niin, että pdf-tunnistaa tekstin tekstiksi ja mahdollistaa sanahaun) ei aina onnistu käsinkirjoitetusta tekstistä, esim. kaunokirjoituksesta.

Usein kysytyt kysymykset arkistojen skannauksesta

Kuinka nopeasti arkistojen skannaus voidaan toteuttaa?
Toteutusaikataulu riippuu aineiston määrästä ja toivotuista lisäpalveluista. Pienet arkistot saadaan yleensä digitoitua muutamassa päivässä. Suurempien aineistojen kohdalla sovitaan erikseen aikataulusta.

Voinko saada aineistoni valmiiksi järjesteltynä ja nimettynä?
Kyllä! HelppoSkannaus sisältää asiakirjojen nimeämisen selkeästi ja loogisesti. Näin tiedostojen hallinta on helppoa myös jatkossa.

Missä muodossa saan aineiston?
Yleisimmin skannatut dokumentit toimitetaan PDF-tiedostoina. Erikoistarpeista (esimerkiksi OCR-tekstintunnistus) voidaan sopia erikseen.

Onko aineistoni turvassa skannauksen aikana?
Ehdottomasti. Kaikki skannausprosessimme noudattavat tiukkoja tietoturvakäytäntöjä.

Entä jos aineistossa on paljon niittejä, klemmareita tai kansioita?
Ei huolta – käsittelemme aineiston ennen skannausta niin, että kaikki paperit ovat valmiita digitoitavaksi.

HelppoSkannaus tekee arkistoinnista yksinkertaista

HelppoSkannaus-palvelu on suunniteltu asiakkaille, jotka arvostavat sujuvaa, turvallista ja tehokasta digitointia. Palvelumme kattaa kaiken noudosta palautukseen, jolloin asiakkaan ei tarvitse huolehtia mistään ylimääräisestä.

Kun valitset HelppoSkannauksen, saat:

  • Henkilökohtaista palvelua
  • Joustavat aikataulut
  • Turvallisen käsittelyn
  • Kilpailukykyiset hinnat

Tutustu myös muihin palveluihimme, kuten suurkuvaskannaus ja kiinteistöhallinnointi skannaus ja digiarkisto.

Yhteistyössä Sokkelin kanssa

HelppoSkannaus on osa Sokkelin palvelukokonaisuutta. Sokkelilla on pitkä kokemus digitaalisista palveluista ja asiakirjahallinnasta. Lue lisää Sokkeli.fi -sivustolta ja tutustu laajempaan palveluvalikoimaan!

Jäikö jokin asia vielä askarruttamaan? Ota rohkeasti yhteyttä ja kysy!

HelppoSkannaus-prosessi tiivistetysti

Nouto

Nouto ja pakkaaminen kuljetusta varten

Skannaus & Digitointi

Sisältää koko projektin suunnittelun ja organisoinnin sekä prosessin raportoinnin

Tallennus & Lähetys

Digitoidun arkiston toimitus sovitulla tavalla

Palautus

Arkiston palautus asiakkaan toiveiden mukaisesti

helpposkannaus-ukko