Skannaus
Skannaus Helsingissä – asiakirjat ja arkistot sähköiseen muotoon
Skannaus on helpoin tapa saada paperit pois tieltä ja tieto sinne, mistä se löytyy hakusanalla sekunneissa. HelppoSkannaus on selkeä ja vaivaton skannauspalvelu Helsingin keskustassa: hoidamme asiakirjojen skannauksen avaimet käteen -periaatteella aineiston noudosta valmiiden tiedostojen toimitukseen. Sinun ei tarvitse miettiä tekniikkaa tai työvaiheita – kerrot mitä haluat, me hoidamme loput.
Skannaamme sekä pieniä että suuria määriä, A4-asiakirjoista aina B0-kokoisiin piirustuksiin. Palvelemme yrityksiä, taloyhtiöitä, yhdistyksiä ja yksityishenkilöitä koko pääkaupunkiseudulla.
Valmiit skannauspaketit selkeällä hinnalla
Kun haluat tietää kustannukset etukäteen, valitse valmis HELPPO-paketti. Niissä koko prosessi on mietitty puolestasi:
- HELPPO Arkistoskannaus – kokonaispalvelu, joka sisältää jopa 24 mapin (enintään 6 000 sivua) skannauksen.
- HELPPO Suurkuvaskannaus – pakettitarjous, joka kattaa jopa 100 suurkuvan digitoinnin.
- HELPPO Kiinteistöhallinnointi – arkistojen ja suurkuvien digitointi yhdistettynä digitaaliseen arkistoon.
Jos aineistosi ei istu valmiiseen pakettiin, teemme räätälöidyn tarjouksen projektikohtaisesti. Tutustu kaikkiin vaihtoehtoihin palvelut-sivulla.
Skannauspalvelut yrityksille
Yrityksille skannaus tarkoittaa usein arkistojen selkeyttämistä ja siirtymää kohti paperitonta toimistoa. Tyypillisiä töitä:
- Sopimusten, laskujen ja pöytäkirjojen skannaus ja arkistointi
- Vanhojen paperiarkistojen digitointi haettavaan muotoon
- Rakennuspiirustusten ja teknisten dokumenttien digitointi
- Lomakkeiden ja kuittien skannaus taloushallinnon tueksi
Laajemmista, jatkuvista tai modulaarisista kokonaisuuksista kerromme lisää skannaus yrityksille -sivulla.
Skannauspalvelut yksityishenkilöille
Yksityisasiakkaille skannaus on useimmiten muistojen ja tärkeiden papereiden tallentamista turvaan. Digitoimme muun muassa valokuvat ja diat, kirjeet ja päiväkirjat, todistukset ja perintöpaperit sekä sukututkimuksen aineistot. Erilaisten aineistojen, kuten kuvien ja karttojen, digitoinnista löydät lisää digitointi-sivultamme.
Mitä skannaus tarkoittaa
Skannaus on prosessi, jossa fyysinen asiakirja, valokuva tai piirustus muunnetaan digitaaliseen muotoon. Toimitamme aineiston tyypillisesti PDF-tiedostoina, projektin mukaan myös kuvina tai muina formaatteina. Jos tavoitteena on hakukelpoisuus, lisäämme OCR-tekstintunnistuksen, joka tekee dokumenteista haettavia – tällöin löydät oikean asiakirjan hakusanalla sen sijaan, että selaisit mappeja.
Skannaaminen kattaa myös erikoisaineistot:
- Vanhat kirjat ja lehdet
- Mikrofilmit
- Valokuvat ja diafilmit
- Suurikokoiset rakennuspiirustukset ja kartat
Tietoturva on osa jokaista työtä
Kun siirrät paperit digitaaliseen muotoon, aineiston turvallisuus on tärkeää. Koko skannausprosessimme noudattaa tiukkoja tietoturvakäytäntöjä aineiston noudosta sen palautukseen tai tuhoamiseen asti. Valmiit tiedostot toimitetaan turvallisesti, esimerkiksi muistitikulla tai suojatulla linkillä, ja sovimme aina etukäteen, miten alkuperäinen aineisto käsitellään työn jälkeen.
Digitaalinen arkisto on myös kestävämpi: paperi altistuu kosteudelle, valolle ja kulumiselle, kun taas oikein tallennettu sähköinen aineisto säilyy ja on varmuuskopioitavissa.
Miksi valita HelppoSkannaus
- Avaimet käteen. Hoidamme koko ketjun noudosta toimitukseen – sinun ei tarvitse säätää.
- Selkeä hinnoittelu. Valmiit paketit tai eritelty tarjous ilman piilokuluja.
- Nopea ja joustava. Skaalaudumme pienistä eristä laajoihin arkistoihin.
- Henkilökohtainen palvelu. Autamme valitsemaan oikean ratkaisun juuri sinun tarpeisiisi.
- Paikallinen kumppani Helsingissä. Aineiston voi tuoda Malminkadulle, tilata lähetin noutamaan tai lähettää postitse. Lue lisää siitä, missä skannaus tapahtuu.
Pyydä tarjous skannauksesta
Kerro meille aineiston määrä ja tyyppi sekä mihin käyttöön tarvitset tiedostot, niin saat tarjouksen ja selkeät ohjeet toimitukseen. Vastaamme nopeasti.
Pyydä tarjous → · Puhelin (09) 684 4860 · sokkeli@sokkeli.fi
HelppoSkannaus on osa Sokkelia
HelppoSkannaus on osa Sokkeli Oy:n palveluvalikoimaa. Olemme helsinkiläinen perheyritys, joka on toiminut paino- ja tulostusalalla yli 70 vuotta. Skannaus tehdään omissa tiloissamme osoitteessa Malminkatu 30, 200 metrin päässä Kampin metroasemasta. Samasta talosta saat tarvittaessa myös Sokkelin tulostus- ja skannauspalvelut.
MITÄ SKANNAUS ON?
Skannaus on prosessi, jossa fyysiset asiakirjat, valokuvat, kartat tai muut dokumentit muunnetaan digitaaliseen muotoon. Skannauksen avulla voidaan säilyttää, jakaa ja hallita tietoa tehokkaasti ilman, että tarvitaan tilaa vieviä paperisia arkistoja. Skannaaminen voi tapahtua erilaisilla laitteilla, kuten tasoskannereilla, syöttöskannereilla tai jopa mobiililaitteiden kameroilla. Modernit skannausratkaisut sisältävät myös optisen tekstintunnistuksen (OCR), joka mahdollistaa skannattujen asiakirjojen sisällön muokkaamisen, haun ja automaattisen arkistoinnin digitaalisessa muodossa.
Skannauksen avulla asiakirjat voidaan muuttaa helposti käsiteltäväksi sähköiseksi aineistoksi, joka on käytettävissä eri laitteilla ja järjestelmissä. Tämä on erityisen hyödyllistä organisaatioille, jotka haluavat vähentää paperin käyttöä ja parantaa tiedonhallinnan tehokkuutta. Digitaalisten asiakirjojen avulla voidaan myös vähentää tietojen katoamisen riskiä ja parantaa tiedon turvallisuutta.
Skannaaminen ei ole pelkästään perinteisten asiakirjojen digitointia, vaan se kattaa myös erikoisskannauksen, kuten:
- Vanhojen kirjojen ja lehtien skannaus – arvokkaiden julkaisujen ja historiallisten dokumenttien säilyttäminen digitaalisessa muodossa.
- Mikrofilmien ja piirustusten digitointi – varmistetaan, että arkaluontoiset ja harvinaiset aineistot säilyvät tulevaisuutta varten.
- Valokuvien ja diafilmien skannaus – muistojen tallentaminen ja digitaalinen arkistointi.
- Suurikokoisten asiakirjojen skannaus – kuten rakennuspiirustukset, kartat ja tekniset suunnitelmat, jotka vaativat erityiskäsittelyä.
Skannaus on olennainen osa nykyaikaista tiedonhallintaa ja se mahdollistaa tietojen nopeamman käytön, tehokkaamman arkistoinnin sekä tietoturvallisemman säilyttämisen.
PILVIPOHJAINEN SKANNAUS: ASIAKIRJAT KÄYTETTÄVISSÄ MILLOIN JA MISSÄ TAHANSA
Modernit skannausratkaisut tarjoavat mahdollisuuden tallentaa asiakirjat pilvipalveluihin, jolloin ne ovat saatavilla turvallisesti ja helposti eri laitteilla. Pilvipohjainen skannaus mahdollistaa reaaliaikaisen yhteistyön ja nopean tiedonjaon, jolloin liiketoiminta tehostuu merkittävästi. Tämä helpottaa työskentelyä erityisesti organisaatioissa, joissa asiakirjojen on oltava käytettävissä useille eri sidosryhmille.
Pilvipalveluiden avulla käyttäjät voivat:
- Hakea ja jakaa asiakirjoja helposti mistä tahansa.
- Varmistaa, että tieto säilyy turvassa hajautetussa tallennusympäristössä.
- Päästä käsiksi arkistotietoihin nopeasti ilman fyysisiä hakutoimenpiteitä.
- Vähentää toimistotilojen tarvetta paperisten arkistojen osalta.
TIETOTURVA JA SKANNAAMINEN: KUINKA SUOJATA ASIAKIRJAT?
Kun siirrämme fyysiset asiakirjat digitaaliseen muotoon, on tärkeää huolehtia niiden tietoturvasta. Skannatut dokumentit voidaan suojata monin tavoin:
- Vahva salaus estää luvattoman pääsyn tietoihin.
- Kaksivaiheinen tunnistautuminen lisää turvakerroksen tiedostojen hallintaan.
- Tietojen varmuuskopiointi takaa, että asiakirjat säilyvät turvassa myös teknisten ongelmien varalta.
- Lokitiedostojen seuranta auttaa tunnistamaan mahdolliset tietoturvauhat ja luvattomat muutokset asiakirjoihin.
- Rajoitetut käyttöoikeudet, jotta vain valtuutetut henkilöt pääsevät käsiksi tietyille dokumenteille.
SKANNAUKSEN LISÄHYÖDYT: TILAN SÄÄSTÖ JA TEHOKKUUS
Skannaaminen tuo mukanaan monia käytännön hyötyjä, joista yksi merkittävimmistä on tilansäästö. Paperisten asiakirjojen arkistointi vie usein paljon fyysistä tilaa, ja niiden säilyttäminen vaatii järjestelyä ja ylläpitoa. Digitaalinen tallennusratkaisu poistaa tarpeen suurille arkistoille ja helpottaa tiedonhallintaa.
Lisäksi skannausprosessi parantaa asiakirjojen käytettävyyttä. Digitaaliset dokumentit on helppo jakaa, kopioida ja hakea ilman fyysistä käsittelyä. Tämä nopeuttaa työskentelyä ja mahdollistaa tehokkaamman tiedonhallinnan niin yrityksille kuin yksityishenkilöillekin.
Muita ekologisia hyötyjä skannauksesta:
- Vähemmän jätteitä, sillä skannaaminen vähentää tarpeetonta paperinkulutusta.
- Vähemmän kemiallisia aineita, joita käytetään painopapereiden ja musteen valmistuksessa.
- Pidempi elinkaari dokumenteille, koska sähköinen tallennus ei kärsi fyysisestä kulumisesta.
Jäikö jokin asia askarruttamaan? Ota rohkeasti yhteyttä ja kysy!
- (09) 684 4860
- sokkeli@sokkeli.fi
