HELPPO Kiinteistöhallinnointi skannaus ja digiarkisto
Tältä sivulta löydät lisätietoja kiinteistöjen hallinnointiin liittyvästä kokonaispalvelustamme. Tämä kokonaisuus on räätälöity erityisesti kiinteistöhallinnoinnin ammattilaisille.
Tehosta kiinteistöhallintaa digitaalisella dokumenttienhallinnalla
Kiinteistöhallinta vaatii valtavan määrän asiakirjoja, piirustuksia, pöytäkirjoja ja muuta dokumentaatiota, joka on sekä arkistoitava että löydettävissä tarvittaessa nopeasti. Perinteiset paperiarkistot vievät tilaa, aiheuttavat kustannuksia ja voivat aiheuttaa merkittäviä viiveitä tiedonhakuun. HelppoSkannauksen palvelu tuo ratkaisun tähän haasteeseen: moderni kiinteistöhallinnointi toimii parhaiten digitaalisten dokumenttien varassa.
Digitaalisuus ei tarkoita pelkkää skannaamista. Me tarjoamme kokonaisuuden, jossa dokumentit käsitellään, digitoidaan, nimetään ja tallennetaan hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi niin että ne todella palvelevat arjessa.
Tutustu myös suurkuvaskannaukseen ja arkistojen skannaukseen, mikäli tarvitset lisäpalveluita dokumentoinnin tueksi.
Kokonaispalvelun toiminta
Yksinkertaistettu prosessikuvaus pakettiin sisältyvistä palveluista. Tarkemman kuvauksen löydät täältä.
1.
NOUTO
2.
SKANNAUS & DIGITOINTI + NIMEÄMINEN
3.
TALLENNUS & LÄHETYS
+
DIGIARKISTO
4.
PALAUTUS
Miksi skannaus on olennainen osa kiinteistöhallintaa?
Nykyaikainen kiinteistöhallinta vaatii nopeutta, luotettavuutta ja tiedon saavutettavuutta. Skannattu aineisto tarjoaa:
- Hakukelpoisuuden (OCR) – löydät tarvitsemasi asiakirjan sekunneissa.
- Turvallisuuden – digitaalinen tallennus suojaa katoamiselta ja vahingoilta.
- Säästettyä tilaa – arkistokaapit jäävät historiaan.
- Kustannussäästöjä – ei enää manuaalista hakemista, kopioimista tai monistamista.
- Yhteiskäyttöisyyttä – useat käyttäjät voivat käyttää aineistoa samanaikaisesti.
Kun dokumentit on digitoitu oikein, niiden arvo kasvaa. Ne muuttuvat passiivisista papereista aktiiviseksi työkaluksi. Helppo digitointipaketti tekee tästä helppoa kaikenkokoisille toimijoille.
Skannauspalvelut kiinteistöalan ammattilaisille
Palvelumme sopivat erinomaisesti isännöitsijöille, rakennuttajille, taloyhtiöiden hallituksille ja kiinteistösijoittajille, jotka haluavat tehostaa asiakirjahallintaansa. Nämä toimijat tarvitsevat käyttöönsä laajoja dokumenttikokonaisuuksia, jotka sisältävät mm.:
- huoltokirjoja
- rakennuslupapiirustuksia
- isännöitsijäntodistuksia
- talousasiakirjoja
- käyttöohjeita ja sopimuksia
Skannauspalvelumme mahdollistaa näiden aineistojen helpon ja hallitun digitoinnin – ja tarvittaessa niiden toimittamisen suoraan Sokkelin Bank It -digiarkistoon.
Asiakirjojen digitointi vaihe vaiheelta
Skannausprojekti voi kuulostaa työläältä, mutta me olemme tehneet siitä asiakkaillemme vaivattoman. Prosessi etenee selkeästi:
- Aineiston vastaanotto ja esikäsittely
Tarvittaessa noudamme aineiston pääkaupunkiseudulla. Irrotamme muovitaskut, poistamme niitit ja valmistamme dokumentit skannattavaksi. - Skannaus ja OCR-tunnistus
Paperit ja piirustukset skannataan korkealaatuisesti ja muunnetaan tekstintunnistetuksi PDF-muodoksi, jolloin ne ovat haettavissa hakusanoilla. - Tiedostojen nimeäminen ja jäsentely
Dokumentit nimetään asiakkaan toivomalla tavalla – esimerkiksi huoneiston, rakennuksen tai asiakirjatyyppien mukaan. - Tallennus ja toimitus
Aineisto toimitetaan tietoturvallisesti. Halutessasi tallennamme kaiken Sokkelin Bank It -projektipankkiin tai muuhun järjestelmään. - Palautus tai tuhoaminen
Asiakas voi valita aineiston palautuksen tai turvallisen hävityksen. Tuhous tapahtuu aina sopimuksen mukaan ja tietoturvasäädöksiä noudattaen.
Hinnasto
Helppo Kiinteistöhallinnoinnin skannauspaketti
alk. 625 €
Sokkelin oma Bank It -digiarkistointi
alk. 120 € / kuukausi
+ voimassa oleva arvonlisävero (alv)
Esimerkkihinta:
HELPPO Kiinteistöhallinnoinnin skannauspaketti
- Erinomainen yhdistelmä arkistojen ja suurkuvien skannauspalvelua
- Aineiston nouto ja palautus pääkaupunkiseudulla
- 1000 kpl A4-sivua
- 150 kpl A3-sivua
- 100 kpl suurkuvia, esim. rakennuspiirustuksia
- Digitaalisen aineiston lähetys
Hinta: 625 € + alv
Lisäpalvelut eivät sisälly esimerkkipaketin hintaan.
Kiinteistönhallinnoinnin skannauspaketin ohessa Digiarkistointi etuhintaan!
- Digiarkistointi Sokkelin ja HelppoSkannauksen omassa Bank It -projektipankissa
- Etuhinta sisältää 20 käyttäjää ja 10 Gb tallennustilaa
- Perustamiskulut 0 euroa!
Hinta: 120 € / kk + alv
Erilainen projektipankki- tai digiarkistointitarve? Ota yhteyttä! Teemme tarpeisiisi sopivan tarjouksen.
- (09) 684 4860
- sokkeli@sokkeli.fi
Tutustu Helppo Kiinteistöhallinnoinnin skannaus -paketin sisältöön sekä lisäpalveluihin!
Suurkuvaskannaus osana kiinteistöhallintoa
Monet kiinteistöhallinnon dokumentit eivät ole tavanomaista A4-kokoa. Suurkuvaskannaus on olennainen osa palveluamme erityisesti rakennuspiirustusten, LVI-kaavioiden ja rakennesuunnitelmien digitoinnissa. Näitä ei voida tallentaa tehokkaasti ilman erikoisosaamista.
Meiltä saat:
- Tarkkaa suurkuvaskannausta A3-koosta ylöspäin
- Erillisen nimeämisen esim. piirustusnumeron tai suunnittelijan mukaan
- PDF- tai TIFF-muotoiset lopputiedostot
- Mahdollisen tulostuspalvelun Sokkelin digipainossa
Kokonaispalvelupaketin aineiston käsittely
Käsittely ennen skannausta
- Aineiston numerointi ja prosessisuunnitelman luominen
- Niittien ja selkämysten poisto
- Muovitaskujen irroittaminen
- Skannauskelvottomien aineistojen erittely: esim. kangasmallit, kalkkeeripaperit, cd-levyt ja muut materiaalit, joita ei voi koneellisesti käsitellä
- Taitettujen piirustusten ja rullien avaaminen (ja suoristaminen) skannausvalmiiksi
Kokonaispalvelupaketin pakettihinta sisältää skannausaineiston käsittelyajan max. 15 min per 500 A4-sivua. Ylittynyt aika veloitetaan erikseen tuntityönä tai sopimuksen mukaan.
Skannaus ja digitointi
- Paperisen aineiston skannaus
- OCR-tekstintunnistus (pdf-tunnistaa tekstin tekstiksi ja mahdollistaa sanahaun)
- Asiakirjat: Tiedostojen nimeäminen sovitulla tavalla.
- Suurkuvat: Tiedostojen nimeäminen lyhyesti, esim. nimiön mukaisesti
Oletushinta sisältää:
- 1 mappi = 1 tiedosto (A4-aineisto)
- 1 piirustus/kuva = 1 tiedosto (suurkuvat)
Lisäpalvelu: Tiedostojen muu nimeämistapa erikseen sovittavissa.
Käsittely skannauksen jälkeen
- Aineiston toimitus digitaalisessa muodossa, esim. suojattuna linkkinä tai projektipankin kautta.
- Ennallistaminen: Mapit kasataan takaisin alkuperäiseen järjestykseen. Nidotut niput voidaan nitoa uudelleen.
- Piirustusten palautus samaan muotoon kuin ennen skannausta
Aineiston loppukäsittely
- Aineiston palauttaminen asiakkaalle
- Aineiston voi myös noutaa toimipisteestämme
Lisäpalvelu: Aineistojen tuhouttaminen asiakkaan puolesta erillisen sopimuksen mukaan.
Aineistovaatimukset
- Arkistot: Irtonaisia sivuja tai toisistaan irroitettavia sivuja, tavallista paperia. Kooltaan A4, A3, tai pienempiä.
- Suurkuvat: Isommat kuin A3-kokoiset asiakirjat ja kuvat, esim. rakennuspiirustukset, julisteet ja kartat.
- Skannauskelpoinen eli ehjä ja taipuva paperi tai muu materiaali. Skannattava materiaali voi olla paperia, muovia tai skissipaperia.
Lisäpalvelu: Esikäsittely vaurioituneille, esim. likaisille, repaleisille, ruttuisille tai kovettuneille vanhoille piirustuksille/kuville toteutetaan tuntityönä tai sopimuksen mukaan.
Muuta huomioitavaa
Suurkuvaskannauksessa OCR-tekstintunnistus (jossa tiedosto muunnetaan niin, että pdf-tunnistaa tekstin tekstiksi ja mahdollistaa sanahaun) ei aina onnistu.
Digiarkisto tuo järjestystä – ei kaaosta
Pelkkä skannaus ei riitä, jos dokumentit eivät ole helposti löydettävissä. Siksi suosittelemme asiakkaillemme Sokkelin tarjoamaa Bank It -digiarkistoa, joka on suunniteltu erityisesti teknisten asiakirjojen, piirustusten ja huoltokirjojen hallintaan.
Hyödyt:
- Hakutoiminnot ja käyttäjäoikeudet
- Versiohallinta ja audit trail
- Turvallinen pilvipohjainen käyttöympäristö
- 20 käyttäjää ja 10 Gt tallennustilaa sisältyy peruspakettiin
Saat HelppoSkannauksen asiakkaana digiarkistoinnin edulliseen etuhintaan.
Toimipiste Helsingissä – palvelua koko pääkaupunkiseudulle
HelppoSkannauksen toimipiste sijaitsee Helsingissä, hyvien kulkuyhteyksien varrella. Palvelemme asiakkaita koko pääkaupunkiseudulla, mukaan lukien Espoo ja Vantaa, sekä lähikunnat Tarjoamme tarvittaessa aineiston noudon ja palautuksen suoraan toimistollesi tai voit toimittaa aineiston meille suoraan.
Ota yhteyttä ja pyydä tarjous tai sovi toimituksesta, niin autamme sinua valitsemaan sopivan tavan edetä.
Yksilölliset tarpeet? Me räätälöimme ratkaisun
Jokainen kiinteistöhallinnon projekti on omanlaisensa. Toisella voi olla kyse muutamasta mapista, toisella kymmenistä piirustusrullista. Olemme tottuneet mukautumaan asiakkaan tarpeisiin.
Tarjoamme:
- Esikäsittelypalvelut vaurioituneille tai erikoismateriaaleille
- Nimeämislogiikan suunnittelu
- Erilliset käyttäjäoikeuspolitiikat digitaalisessa arkistoinnissa
- Konsultointi tietorakenteen ja tiedostopolitiikan suunnittelussa
Jos sinulla on jokin erityistarve oli kyseessä suuri määrä rakennuspiirustuksia tai pitkäaikainen digitointihanke – pyydä tarjous ja suunnitellaan teille sopiva ratkaisu.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kauan skannausprojekti kestää?
Riippuu aineiston määrästä ja esikäsittelytarpeista. Pienet projektit onnistuvat muutamassa päivässä, laajemmat sovitun aikataulun mukaan.
Mitä tarkoittaa OCR-tekstintunnistus?
OCR muuntaa skannatun PDF:n niin, että siinä oleva teksti voidaan hakea kuten normaalissa Word- tai verkkodokumentissa.
Voiko samassa paketissa skannata myös suurkuvia?
Kyllä – paketti voidaan mukauttaa kattamaan sekä A4/A3-kokoiset asiakirjat että suurkuvat.
Onko skannauksen jälkeen mahdollista hävittää aineisto tietoturvallisesti?
Kyllä. Tarjoamme aineiston tuhoamispalvelua erikseen sovittuna.
Ota askel kohti paperitonta hallintaa
Olipa kyseessä pieni taloyhtiö, suuri rakennuttaja tai kiinteistösijoitusyhtiö – HelppoSkannaus auttaa sinua siirtymään moderniin, digitaaliseen kiinteistöhallintaan. Kun valitset meidät, et saa pelkkää skannausta – saat hallintaa, tehokkuutta ja mielenrauhaa.
Ota yhteyttä, niin kerromme lisää tai lähetä tarjouspyyntö jo tänään.
Jäikö jokin asia vielä askarruttamaan? Ota rohkeasti yhteyttä ja kysy!
- (09) 684 4860
- sokkeli@sokkeli.fi
HelppoSkannaus-prosessi tiivistetysti
Nouto
Nouto ja pakkaaminen kuljetusta varten
Skannaus & Digitointi
Sisältää koko projektin suunnittelun ja organisoinnin sekä prosessin raportoinnin
Tallennus & Lähetys
Digitoidun arkiston toimitus sovitulla tavalla
Palautus
Arkiston palautus asiakkaan toiveiden mukaisesti
