Kiinteistöhallinnoinnin aineistojen sähköistäminen tarkoittaa taloyhtiöiden, rakennuttajien ja kiinteistösijoittajien pöytäkirjojen, sopimusten, huoltokirjojen ja rakennuspiirustusten muuttamista skannauksen ja OCR-tekstintunnistuksen avulla hakukelpoisiksi tiedostoiksi. Kun aineisto on digitaalisessa muodossa, isännöitsijä löytää tarvittavan asiakirjan sekunneissa mapin selailun sijaan, ja taloyhtiön päätöshistoria säilyy tallessa myös vesivahingon tai tulipalon varalta.
Mitä asiakirjoja kiinteistöhallinnossa kertyy
Taloyhtiön, rakennuttajan tai isännöintitoimiston arkistoon kertyy vuosien varrella laaja kirjo erilaista materiaalia. Tyypillisimpiä ovat yhtiökokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjat, osakeluettelot ja isännöitsijäntodistukset, vakuutus-, urakka-, sähkö-, lämmitys- ja huoltosopimukset, huoltokirjat ja korjaushistoria sekä rakennuspiirustukset ja muut tekniset suunnitelmat. Osa aineistosta on paperilla, osa hajallaan eri isännöitsijöiden ja hallitusten kausilta kertyneissä sähköposteissa ja verkkolevyillä.
Mitä pidempään taloyhtiö tai kiinteistö on toiminut, sitä todennäköisemmin aineisto on hajanaista. Isännöitsijä on voinut vaihtua useaan kertaan, ja jokainen vaihdos on lisännyt riskiä siitä, että jokin asiakirja jää löytymättä juuri silloin kun sitä tarvitaan, esimerkiksi asuntokaupan tai remonttipäätöksen yhteydessä.
Aihe koskettaa erityisesti isännöitsijätoimistoja, jotka hallinnoivat kymmeniä taloyhtiöitä samanaikaisesti, taloyhtiöiden hallituksia, jotka vastaavat viime kädessä arkistoinnin järjestämisestä, sekä rakennuttajia ja kiinteistösijoittajia, joiden salkussa on useita kohteita ja niihin liittyvää teknistä dokumentaatiota. Jokaisella näistä on hieman erilainen tarve, mutta lopputavoite on sama, aineisto pitää löytyä nopeasti ja pysyä tallessa riippumatta siitä, kuka sitä juuri sillä hetkellä hoitaa.
Miksi paperiarkisto muodostuu ongelmaksi
Paperinen arkisto vie tilaa ja altistuu kosteudelle, valolle ja fyysiselle kulumiselle. Suurempi riski on kuitenkin se, että koko historia voi hävitä yhdessä vesivahingossa tai tulipalossa. Lisäksi tiedonhaku hidastuu, kun mapit ovat eri paikoissa tai eri henkilöiden hallussa. Isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan vaihtuessa aineisto ei aina siirry kokonaisuudessaan seuraajalle, jolloin osa taloyhtiön historiasta katoaa käytännössä näkyvistä, vaikka paperit olisivatkin jossain tallessa.
Käytännössä tämä näkyy arjessa esimerkiksi silloin, kun uusi hallitus haluaa selvittää, mitä edellisistä remonteista on päätetty, tai kun asunnon ostaja pyytää isännöitsijäntodistusta ja siihen liittyviä liitteitä nopealla aikataululla. Jos aineisto on hajallaan paperilla, selvitystyö voi viedä päiviä, vaikka tieto olisi periaatteessa ollut koko ajan olemassa.
Mitä laki edellyttää asiakirjojen säilytyksestä
Asunto-osakeyhtiölaki (1599/2009) ei aseta kaikille asiakirjoille yksiselitteistä säilytysaikaa, mutta se edellyttää, että keskeiset asiakirjat säilytetään luotettavalla tavalla. Käytännössä yhtiökokousten ja hallituksen pöytäkirjat kuuluvat taloyhtiön pysyvästi arkistoitaviin asiakirjoihin, ja ne tulee säilyttää koko yhtiön olemassaolon ajan. Osakeluettelotietoja on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta omistajanvaihdoksen jälkeen, ja sopimukset kannattaa arkistoida ainakin niiden sopimusoikeudellisten vastuuaikojen ajan.
Säilytystavalle ei ole laissa asetettu pakkoa käyttää nimenomaan paperia, joten sähköinen arkisto täyttää vaatimuksen yhtä hyvin kuin mappi hyllyssä, kunhan aineiston eheys ja luettavuus on varmistettu myös vuosien kuluttua. Tämä on monelle taloyhtiölle helpotus, sillä pysyvästi säilytettävä pöytäkirja-aineisto kertyy vuosikymmenten myötä isoksi kokonaisuudeksi, jota on hankala pitää järjestyksessä pelkästään paperilla.
| Asiakirjatyyppi | Säilytysaika |
|---|---|
| Yhtiökokouksen pöytäkirja | Pysyvästi, koko yhtiön olemassaolon ajan |
| Hallituksen pöytäkirja | Pysyvästi, koko yhtiön olemassaolon ajan |
| Osakeluettelotiedot | Vähintään 10 vuotta omistajanvaihdoksen jälkeen |
| Sopimukset (vakuutus, urakka, huolto) | Sopimusoikeudellisen vastuuajan mukaan |
| Kirjanpitoaineisto | Kirjanpitolain mukaan, tyypillisesti 6 tai 10 vuotta |
Miten sähköistäminen etenee käytännössä
Kiinteistöhallinnoinnin aineiston sähköistäminen kannattaa aloittaa aineiston läpikäynnillä. Ensin selvitetään, mitä paperia on olemassa ja missä kunnossa se on, ja karsitaan pois materiaali joka ei sovellu skannattavaksi. Tämän jälkeen asiakirjat skannataan sopivalla tarkkuudella ja väriasetuksella, teksti tunnistetaan OCR:llä hakukelpoiseksi, ja tiedostot nimetään selkeän logiikan mukaan, esimerkiksi päivämäärä, asiakirjatyyppi ja versio samassa tiedostonimessä. Lopuksi aineisto tallennetaan sovittuun paikkaan, esimerkiksi Sokkelin Bank It -digiarkistoon, josta useampi käyttäjä pääsee siihen käsiksi samanaikaisesti.
Aineisto on koko prosessin ajan luottamuksellista, mikä on erityisen tärkeää kiinteistöhallinnossa, jossa asiakirjat sisältävät usein osakkaiden henkilötietoja ja taloudellisia tietoja. Isännöitsijän ei myöskään tarvitse tulla paikan päälle, sillä aineisto voidaan noutaa suoraan toimistolta tai taloyhtiön kokoustilasta ja palauttaa tai hävittää tietoturvallisesti sopimuksen mukaan. Pienempi aineisto, kuten yhden hallituskauden pöytäkirjat, saadaan usein digitaaliseen muotoon jopa päivässä, kun taas laajemmalle arkistolle sovitaan erikseen eteneminen vaiheittain.
Suurikokoiset piirustukset ja tekniset asiakirjat
Rakennuspiirustukset ja muut suurikokoiset tekniset dokumentit vaativat oman käsittelynsä. OCR-tekstintunnistus ei aina onnistu suurkuvamateriaalissa yhtä luotettavasti kuin tavallisessa A4-kokoisessa asiakirjassa, koska piirustuksissa teksti voi olla pientä, vinossa tai osana teknistä kuviota. Tällöin arvo syntyy ennen kaikkea siitä, että piirustus on ylipäätään tallessa digitaalisena ja jaettavissa ilman fyysistä kopiointia, vaikka koko sisältö ei olisikaan tekstihaulla löydettävissä.
Suurkuvaskanneri käsittelee jopa 1219 millimetriä leveitä ja lähes rajattoman pitkiä dokumentteja, joten tyypilliset rakennuspiirustukset, kartat ja tekniset kaaviot mahtuvat skannattaviksi sellaisenaan. Skannaus onnistuu sekä värillisenä että harmaasävyisenä, ja valinta kannattaa tehdä sen mukaan, tarvitaanko piirustusta vielä tulostettavaksi tai käytetäänkö sitä jatkossa vain näytöltä katsottavana referenssinä.
Kiinteistöliiton mukaan taloyhtiön hallitus vastaa viime kädessä siitä, että asiakirjojen säilytys ja arkistointi on järjestetty asianmukaisesti, vaikka käytännön arkistoinnin hoitaakin yleensä isännöitsijä.
Paperiarkisto vai sähköinen arkisto
| Ominaisuus | Paperiarkisto | Sähköinen arkisto |
|---|---|---|
| Tiedonhaku | Manuaalista selailua mapeista | Hakusanalla sekunneissa |
| Tilantarve | Arkistokaappeja ja varastotilaa | Ei fyysistä tilaa |
| Riskit | Vesivahinko, tulipalo, katoaminen | Varmuuskopioitavissa ja suojattavissa |
| Jaettavuus | Vaatii kopioinnin tai lähettämisen | Useampi käyttäjä samanaikaisesti |
| Jatkuvuus isännöitsijän vaihtuessa | Riippuu siirron huolellisuudesta | Aineisto pysyy tallessa ja saatavilla |
Usein kysyttyä
Kuinka kauan taloyhtiön pöytäkirjat pitää säilyttää?
Yhtiökokouksen ja hallituksen pöytäkirjat kuuluvat taloyhtiön pysyvästi säilytettäviin asiakirjoihin, joten ne tulee arkistoida koko yhtiön olemassaolon ajaksi, paperilla tai sähköisesti.
Voiko vanhat rakennuspiirustukset skannata?
Kyllä. Suurikokoiset piirustukset ja tekniset kaaviot voidaan skannata jopa 1219 millimetrin leveyteen asti, ja tarvittaessa suurempi aineisto skannataan osissa ja yhdistetään digitaalisesti.
Onko sähköinen arkistointi tietosuoja-asetuksen mukaista?
Kyllä, kun henkilötietoja sisältävät asiakirjat käsitellään ja tallennetaan tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla ja pääsy aineistoon rajataan tarpeen mukaan.
Kuka vastaa taloyhtiön asiakirjojen säilytyksestä?
Vastuu on viime kädessä taloyhtiön hallituksella, vaikka käytännön arkistoinnin hoitaakin yleensä isännöitsijä tai isännöintitoimisto.
Mitä alkuperäisille papereille tapahtuu skannauksen jälkeen?
Kun digitoitu aineisto on hyväksytty, alkuperäiset asiakirjat joko palautetaan tai hävitetään tietoturvallisesti sopimuksen mukaan, ja hävitys voidaan tarvittaessa dokumentoida.
Aloita kiinteistöhallinnoinnin sähköistäminen
Olipa kyseessä pieni taloyhtiö, suuri rakennuttaja tai kiinteistösijoitusyhtiö, HelppoSkannaus auttaa siirtymään paperiarkistosta hallittuun digitaaliseen arkistoon. Kerro meille karkeasti, millaista aineistoa sinulla on, niin ehdotamme sopivan tavan edetä. Soita (09) 684 4860, lähetä sähköpostia osoitteeseen sokkeli@sokkeli.fi tai täytä tarjouspyyntölomake, niin sovitaan aikataulu ja käsittely.
HelppoSkannaus on osa Sokkeli Oy:n palvelutarjontaa. Sokkeli on toiminut Helsingissä vuodesta 1953 tulostus-, digipaino- ja skannauspalvelujen erikoisosaajana jo kolmannessa polvessa.
Lähteet ja lisätietoa
- Asunto-osakeyhtiölaki 1599/2009 – Finlex
- Kiinteistöliitto – Mitä asiakirjoja taloyhtiön tulee säilyttää ja kuinka kauan?
- Kansallisarkisto – Digitointi: määritelmä ja ohjeet
- HelppoSkannaus – HELPPO Kiinteistöhallinnointi skannaus
- HelppoSkannaus – HELPPO Suurkuvaskannaus
- HelppoSkannaus – Mitä eroa on skannauksella ja digitoinnilla?
