Skannauspalvelun valinnassa yritykselle kannattaa arvioida ainakin kuutta asiaa, tietoturvaa ja henkilötietojen käsittelyä, hinnoittelun läpinäkyvyyttä, teknistä laatua, nimeämiskäytäntöjä, skaalautuvuutta suurempiin projekteihin sekä toimitustapaa. Oikean kumppanin valinta säästää aikaa koko projektin ajan ja varmistaa, että lopputulos on oikeasti hyödynnettävissä, ei vain pino PDF-tiedostoja.
Miksi valintaan kannattaa käyttää aikaa
Skannausprojekti tuntuu usein yksinkertaiselta, kunhan paperit vain saadaan digitaaliseen muotoon. Todellisuudessa erot palveluntarjoajien välillä näkyvät vasta jälkikäteen, kun tiedostoja aletaan käyttää. Huonosti nimetty tai puutteellisella OCR:llä varustettu aineisto on yhtä hankalaa löytää kuin alkuperäinen paperipino, vaikka se onkin nyt kansiossa levyllä paperiarkiston sijaan. Hyvä palveluntarjoaja ottaa nämä asiat huomioon jo ennen ensimmäisen dokumentin skannausta.
Moni yritys tekee valinnan pelkän hinnan perusteella ja huomaa vasta myöhemmin, että halvin tarjous ei sisältänyt esimerkiksi OCR-tekstintunnistusta tai selkeää nimeämislogiikkaa. Tällöin joudutaan joko käsittelemään aineisto uudelleen tai elämään puutteellisen lopputuloksen kanssa, mikä tulee pidemmän päälle kalliimmaksi kuin hieman kattavampi palvelu alun perin.
Tietoturva ja henkilötietojen käsittely
Kun yritys ulkoistaa asiakirjojensa skannauksen ja niissä on henkilötietoja, esimerkiksi työntekijöiden, asiakkaiden tai sopimuskumppaneiden tietoja, palveluntarjoajasta tulee tietosuoja-asetuksen tarkoittama henkilötietojen käsittelijä. EU:n yleinen tietosuoja-asetus edellyttää tällöin kirjallista sopimusta rekisterinpitäjän ja käsittelijän välillä, jossa määritellään käsittelyn tarkoitus, kesto ja turvatoimet. Tämä kannattaa kysyä suoraan tarjouspyyntövaiheessa, sillä kaikki palveluntarjoajat eivät tarjoa valmista mallia tällaiselle sopimukselle.
Käytännön tietoturvaan kuuluu myös se, missä skannaus fyysisesti tapahtuu, kuka aineistoon pääsee käsiksi prosessin aikana ja miten alkuperäiset paperit käsitellään skannauksen jälkeen, palautetaanko ne vai hävitetäänkö ne dokumentoidusti.
Hyvä käytäntö on kysyä myös, missä palveluntarjoajan toimipiste sijaitsee ja kulkeeko aineisto koskaan ulkopuolisen alihankkijan kautta. Mitä lyhyempi ja selkeämpi ketju aineistolla on noudosta valmiiseen tiedostoon, sitä helpompi tietoturvaa on hallita ja perustella tarvittaessa myös yrityksen omalle johdolle tai osakkaille.
Hinnoittelun läpinäkyvyys
Selkeä palveluntarjoaja kertoo hinnoitteluperiaatteet etukäteen ilman piilokuluja. Hintaan vaikuttavat tyypillisesti aineiston määrä, tarvittava esikäsittely, OCR-tekstintunnistus ja nimeäminen sekä valittu toimitustapa. Jos tarjous on epämääräinen tai hintaa ei pystytä arvioimaan edes karkealla tasolla ennen projektin aloitusta, se on hyvä varoitusmerkki.
Kannattaa myös kysyä, sisältyykö tarjoukseen valmis pakettihinta suuremmalle kokonaisuudelle vai laskutetaanko työ kokonaan käytetyn ajan tai sivumäärän mukaan. Pakettihinnoittelu on usein helpompi budjetoida etukäteen, kun taas sivukohtainen hinnoittelu voi sopia paremmin pieneen tai vaikeasti etukäteen arvioitavaan aineistoon.
Tekninen laatu ja nimeämiskäytännöt
Pelkkä skannaus ei riitä, jos tiedostoja ei pysty myöhemmin löytämään tai käyttämään. Kysy palveluntarjoajalta, miten dokumentit nimetään, käytetäänkö OCR-tekstintunnistusta ja miten skannauksen laatua valvotaan, esimerkiksi resoluution, väriasetusten ja sivujärjestyksen osalta. Toimiva nimeämismalli sisältää yleensä päivämäärän, asiakirjan tai projektin nimen, dokumenttityypin ja version, jolloin oikea tiedosto löytyy yhdellä silmäyksellä ilman kansioiden selailua.
Yksinkertainen esimerkki toimivasta nimeämisestä on muotoa 2025-03-15_Projektinimi_Sopimus_V1.pdf, josta käy suoraan ilmi päivämäärä, mihin projektiin dokumentti liittyy, mikä asiakirjatyyppi on kyseessä ja mikä versio tiedostosta on käytössä. Kun tarve kasvaa, samaan malliin voidaan lisätä metatietoja, kuten asiakas tai dokumenttilaji, jolloin haku toimii jatkossa tavallisilla hakusanoilla eikä kansioita tarvitse selata manuaalisesti.
Skaalautuvuus ja aikataulu
Yrityksen tarve voi olla yhden mapillisen skannaus tai koko varastohyllyn sisältö. Kysy, miten palveluntarjoaja etenee isommassa projektissa, tehdäänkö skannaus erissä, toimitetaanko digitoitu aineisto vaiheittain ja miten projektin etenemistä pääsee seuraamaan. Pienemmät kokonaisuudet on usein järkevää saada käyttöön nopeasti, kun taas laajemmalle arkistolle kannattaa sopia selkeä rytmi etukäteen.
Tämä korostuu erityisesti silloin, kun skannattava aineisto koskee jatkuvaa liiketoimintaa, esimerkiksi arkistoja, joita täydennetään säännöllisesti uusilla sopimuksilla tai laskuilla. Tällöin kannattaa jo alkuvaiheessa sopia, miten uutta aineistoa käsitellään jatkossa, jotta digitointi ei jää kertaluonteiseksi projektiksi vaan muuttuu osaksi normaalia arkea.
Valintakriteerit tiivistettynä
| Kriteeri | Mitä kysyä palveluntarjoajalta |
|---|---|
| Tietosuoja | Tarjoaako valmiin tietojenkäsittelysopimuksen henkilötietoja sisältävälle aineistolle |
| Hinnoittelu | Onko hinta arvioitavissa etukäteen ilman piilokuluja |
| Tekninen laatu | Käytetäänkö OCR:ää ja miten laadunvarmistus hoidetaan |
| Nimeäminen | Onko käytössä valmis nimeämis- ja metatietologiikka |
| Skaalautuvuus | Miten isompi projekti aikataulutetaan ja vaiheistetaan |
| Toimitustapa | Nouto toimistolta, oma toimitus vai molemmat vaihtoehdot |
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan rekisterinpitäjän ja henkilötietoja käsittelevän toimijan välillä on oltava kirjallinen sopimus aina, kun käsittely tapahtuu rekisterinpitäjän lukuun.
Ulkoistettu skannaus vai oma henkilöstö
| Ominaisuus | Oma henkilöstö | Ulkoistettu palvelu |
|---|---|---|
| Työaika | Pois muusta työstä | Ei vie henkilöstön aikaa |
| Laitteisto | Hankittava tai vuokrattava erikseen | Ammattikalusto valmiina |
| Osaaminen nimeämisessä ja OCR:ssä | Opeteltava itse | Valmis prosessi ja kokemus |
| Sopivuus | Pieni, kertaluontoinen aineisto | Suurempi tai toistuva tarve |
Usein kysyttyä
Tarvitaanko skannauspalvelun kanssa erillinen tietosuojasopimus?
Kyllä, jos skannattava aineisto sisältää henkilötietoja. Tietosuoja-asetus edellyttää kirjallista sopimusta rekisterinpitäjän ja henkilötietoja käsittelevän palveluntarjoajan välillä.
Kuinka nopeasti skannausprojekti yleensä valmistuu?
Pieni aineisto, kuten yksi mapillinen, voidaan usein saada valmiiksi parissa päivässä. Laajemmissa projekteissa sovitaan aikataulu ja vaiheistus etukäteen.
Voiko skannauspalvelu noutaa aineiston toimistolta?
Useimmat palveluntarjoajat tarjoavat noudon ja palautuksen suoraan toimistolle, jolloin aineistoa ei tarvitse itse kuljettaa.
Mitä tehdä, jos aineistossa on erikokoisia dokumentteja?
Kannattaa varmistaa etukäteen, että palveluntarjoaja pystyy käsittelemään sekä tavallisen kokoiset asiakirjat että suurikokoiset piirustukset tai kartat samassa projektissa.
Kannattaako valita paikallinen vai etäpalvelu?
Paikallinen palveluntarjoaja mahdollistaa usein aineiston helpon noudon ja palautuksen sekä nopeamman yhteydenpidon, mikä helpottaa erityisesti isompien tai kiireellisten projektien hallintaa.
Aloita skannauspalvelun valinta
HelppoSkannaus tekee skannausta yrityksille selkeällä hinnoittelulla, valmiilla nimeämiskäytännöillä ja tietoturvallisella prosessilla, ja projekti skaalautuu yhdestä mapista koko varaston sisältöön. Kerro meille karkeasti, millaista aineistoa sinulla on, niin ehdotamme sopivan tavan edetä. Soita (09) 684 4860, lähetä sähköpostia osoitteeseen sokkeli@sokkeli.fi tai tutustu tarkemmin skannauspalveluumme yrityksille.
