Asiakirjojen skannaus tarkoittaa paperidokumenttien muuttamista digitaaliseen muotoon. Se voi tarkoittaa yksittäisen kuitin kuvaamista puhelimella tai kokonaisen toimistoarkiston järjestelmällistä skannausta ammattilaiskalustolla. Näiden välissä on merkittävä ero sekä lopputuloksen laadun että työmäärän suhteen.
Oikea valinta riippuu kolmesta asiasta: aineiston määrästä, sille asetetuista vaatimuksista ja siitä, kuinka paljon omaa aikaa on käytettävissä.
Kotiskannaus – milloin se riittää?
Kotiskannaus sopii tilanteisiin, joissa aineistoa on vähän, laatu ei ole kriittinen ja aikaa löytyy. Tyypillisiä tilanteita ovat yksittäisten kuittien tai laskujen tallentaminen, muutaman tärkeän asiakirjan varmuuskopiointi tai satunnaisen paperin digitoiminen ennen roskakoriin heittämistä.
Kotiskannauksen voi tehdä kolmella tavalla:
- Puhelimen kameralla – nopein tapa yksittäisille papereille. Laatu vaihtelee valaistuksen ja puhelinmallin mukaan. Sovellukset kuten Adobe Scan tai Microsoft Lens parantavat lopputulosta automaattisesti.
- Monitoimilaitteella tai kotiskannerilla – tasaisempi laatu kuin puhelimella, mutta hidas isommille määrille. Syöttölaitteettomat skannerit vaativat paperin asettamisen yksi kerrallaan.
- Syöttölaitteellisella skannerilla – nopeampi useammalle sivulle, mutta laitteen hinta on useita satoja euroja ja se vie tilaa.
Kotiskannauksen heikkous tulee esiin, kun sivumäärä kasvaa tai kun aineistolle asetetaan erityisvaatimuksia: tarkkaa resoluutiota, OCR-tekstintunnistusta, johdonmukaista nimeämistä tai selkeää kansiorakennetta. Silloin kotiskannaus muuttuu nopeasti työlääksi ja lopputulos on usein epätasainen.
Milloin asiakirjojen skannaus kannattaa ulkoistaa?
Ammattipalvelun käyttö on järkevää, kun jokin seuraavista pitää paikkansa:
| Tilanne | Miksi ammattipalvelu sopii |
|---|---|
| Skannattavaa on paljon | Ammattilaisskannerit käsittelevät tuhansia sivuja nopeasti ja tasalaatuisesti |
| Aineisto on vanhaa tai haurasta | Ammattilaislaitteet käsittelevät herkkää paperia turvallisemmin |
| Tiedostot pitää olla hakukelpoisia | OCR-tekstintunnistus tehdään osana palvelua kaikille sivuille |
| Nimeäminen ja rakenne ovat tärkeitä | Tiedostot nimetään ja kansiot rakennetaan sovitun logiikan mukaan |
| Asiakirjoissa on henkilötietoja | Ammattipalvelu hoitaa skannauksen tietoturvallisesti ja luottamuksellisesti |
| Aineisto on A2–A0-kokoista | Suurkuvat vaativat erikoiskaluston, kotiskanneri ei riitä |
Kotiskannaus vs. ammattipalvelu – käytännön vertailu
| Kotiskannaus | Ammattipalvelu | |
|---|---|---|
| Nopeus | Hidas isommille määrille | Tuhansia sivuja päivässä |
| Laatu | Vaihteleva | Tasainen, sovittu resoluutio |
| OCR | Mahdollinen lisäsovelluksella | Sisältyy palveluun tarvittaessa |
| Nimeäminen | Manuaalinen, aikaavievä | Sovitun logiikan mukaan |
| Suurkuvat | Ei onnistu | A0-kokoon asti |
| Hinta | Laitekulut + oma aika | Selkeä hinta per projekti |
| Sopii parhaiten | Alle 50 sivua, ei erityisvaatimuksia | Isommat aineistot tai erityisvaatimukset |
Mitä asiakirjojen skannauksessa kannattaa huomioida?
Oli kyse kotiskannauksesta tai ammattipalvelusta, muutama asia vaikuttaa lopputuloksen käytettävyyteen enemmän kuin muut.
Resoluutio
Tekstiasiakirjoille 300 dpi on yleensä riittävä. Kuvamateriaaleille tai suurennettaviksi tarkoitetuille piirustuksille kannattaa käyttää 400–600 dpi. Liian matala resoluutio tekee teksteistä epäselviä, liian korkea kasvattaa tiedostokokoa tarpeettomasti.
Tiedostomuoto
PDF on käytännöllisin formaatti arkistointiin: se säilyttää ulkoasun laitteesta riippumatta ja toimii kaikilla järjestelmillä. Pitkäaikaissäilytykseen suunniteltu PDF/A on parempi valinta, kun asiakirjojen pitää säilyä käytettävinä vuosikymmenten päähän. TIFF sopii tilanteisiin, joissa kuvanlaatu on ensisijainen.
”Digitoinnin tavoite on tuottaa autenttisia ja todistusvoimaisia digitaalisia ilmentymiä analogisessa muodossa olevasta tiedosta. Analogisen asiakirjan tietosisältö pitää aina siirtää uuteen muotoon eheästi eli kokonaisuudessaan ja virheettömästi.”
– Kansallisarkisto, Digitoinnin ohjeistus
Nimeäminen
Tiedoston nimi on sen löydettävyys. Automaattinen ”scan0001.pdf” ei kerro mitään sisällöstä. Yksinkertainenkin logiikka, kuten päivämäärä ja dokumenttityyppi nimessä, tekee arkistosta huomattavasti käytettävämmän.
OCR-tekstintunnistus
OCR muuttaa skannatun kuvan haettavaksi tekstiksi. Sen ansiosta voit etsiä dokumentin sisällöstä sanoja ja nimiä kuten tavallisesta tekstidokumentista. Käsinkirjoitetulle tekstille OCR ei toimi luotettavasti, mutta konekirjoitetuille ja tulostetuille asiakirjoille se on usein hyödyllisin yksittäinen lisä skannausprojektissa.
Asiakirjojen skannaus HelppoSkannauksella
HelppoSkannaus on Sokkeli Oy:n tuottama skannauspalvelu, joka toimii Malminkatu 30:ssä Kampissa Helsingissä. Skannaamme asiakirjoja sekä yrityksille että yksityishenkilöille, pienistä yksittäisistä projekteista laajoihin arkistoihin.
Palvelu toimii avaimet käteen -periaatteella: nouto, skannaus, nimeäminen ja toimitus. Sinun ei tarvitse valmistella aineistoa etukäteen. Käymme läpi niitit, klemmarit ja muovitaskut osana palvelua ennen skannausta.
Valmiit paketit selkeällä hinnoittelulla:
- HELPPO Arkistoskannaus – enintään 24 mappia, alkaen 888 € + alv
- HELPPO Suurkuvaskannaus – enintään 100 suurkuvaa, alkaen 446 € + alv
- HELPPO Kiinteistöhallinnointi – arkistot ja suurkuvat yhdistettynä, alkaen 625 € + alv
Isommille tai erikoisemmille projekteille teemme räätälöidyn tarjouksen. Ota yhteyttä soittamalla (09) 684 4860, sähköpostilla sokkeli@sokkeli.fi tai tarjouspyyntölomakkeella.
Usein kysyttyä asiakirjojen skannauksesta
Kuinka monta sivua pystyy skannaamaan itse ennen kuin ammattipalvelu kannattaa?
Karkeana nyrkkisääntönä: alle 50 sivua onnistuu kotona kohtuullisella vaivalla. Yli sadan sivun aineistossa oma aika alkaa maksaa enemmän kuin ammattipalvelu.
Voiko puhelimella skannata asiakirjoja arkistointiin?
Yksittäisiin asiakirjoihin kyllä, kunhan valaistus on hyvä ja kuva on terävä. Viralliseen arkistointiin tai lakisääteiseen säilytykseen puhelinkuva ei yleensä täytä laadullisia vaatimuksia.
Mitä tapahtuu alkuperäisille papereille skannauksen jälkeen?
HelppoSkannauksella alkuperäiset asiakirjat palautetaan tai hävitetään tietoturvallisesti sopimuksen mukaan. Hävitys dokumentoidaan.
Toimiiko skannaus myös suurille piirustuksille ja kartoille?
Kyllä. Suurkuvaskannerilla onnistuu A2-, A1- ja A0-kokoisten dokumenttien skannaus. Lue lisää HELPPO Suurkuvaskannaus -paketista.
