Arjessa sanat skannaus ja digitointi menevät helposti sekaisin – puhutaan digitoinnista, kun tarkoitetaan skannausta, ja välillä päinvastoin. Taustalla on se, että ne ovat tavallaan samaa jatkumoa: kun paperi laitetaan skannerin lasille tai syöttölaitteeseen ja siitä syntyy digitaalinen tiedosto, kyse on skannauksesta, joka jo itsessään vie aineiston pois paperilta digitaaliseen muotoon. Digitointi ymmärretään kuitenkin tätä syvempänä kokonaisuutena: siinä skannauksen tuloksena syntynyt tiedosto jalostetaan eteenpäin esimerkiksi tekstintunnistuksella (OCR) ja rakenteisilla hakutoiminnoilla niin, että asiakirjoja ei ainoastaan katsella, vaan niistä voidaan hakea tietoa nopeasti sanojen, tietojen ja metatietojen perusteella.

Kun suunnittelet isompaa projektia, esimerkiksi taloyhtiön, kunnan tai yrityksen arkiston siirtoa sähköiseen muotoon, näiden kahden käsitteen ero on kuitenkin todella tärkeä. Se vaikuttaa sekä hintaan että siihen, kuinka helppoa tietoa on jatkossa käyttää.

Haluatko varmistaa, että arkisto tehdään kerralla oikein? Me autamme hahmottamaan, mitä aineistolle kannattaa tehdä ja millainen lopputulos palvelee teidän arkea parhaiten.

Skannaus – fyysisen paperin muuttamista digitaaliseksi kuvaksi

Skannaus on lähtökohta kaikelle. Se tarkoittaa käytännössä sitä, että fyysiset paperit tai piirustukset muutetaan digitaalisiksi aineistoksi ammattitason skannereilla. Lopputulos voi olla esimerkiksi PDF-, TIFF- tai JPEG-tiedosto, johon on tallentunut tarkka kuva jokaisesta sivusta.

Ennen kuin varsinainen skannaus alkaa, aineisto valmistellaan: niitit poistetaan, mapit avataan, muovitaskut otetaan pois ja paperi suoristetaan. Tämän jälkeen aineisto ohjataan taso- tai syöttöskannerille, joka lukee sivut läpi ja tallentaa ne sähköiseen muotoon.

HelppoSkannaus tekee tämän tietoturvallisissa tiloissa Helsingin Malminkadulla, jonne aineisto voidaan toimittaa suoraan, lähetillä tai postitse.

Perusmuotoinen skannaus tarkoittaa siis:

• paperi → digitaaliseksi tallennettu sisältö
  
• tiedosto, jossa sisältö näkyy, mutta ei välttämättä ole haettavissa tekstinä
  
• yksinkertainen nimeäminen ja kansiorakenne, jos sellainen on sovittu

Tyypillisiä tilanteita, joissa pelkkä skannaus riittää, ovat esimerkiksi pienet arkistot, yksittäiset projektikansiot tai aineistot, joita ei ole tarvetta hakea tarkasti sisällön perusteella.

Jos suunnittelet skannausta, laita meille viesti. Autamme määrittelemään sopivan laajuuden, aikataulun ja lopputuloksen.

Digitointi – skannauksen lisäksi hakukelpoinen ja selkeästi järjestetty tieto

Digitointi vie skannauksen askeleen pidemmälle. Siinä ei ole kyse vain paperin muuttamisesta tiedostoksi, vaan koko aineiston muuttamisesta hakukelpoiseksi, helposti hallittavaksi tietovarannoksi.

Digitointi sisältää tyypillisesti:

• skannaus eli paperin muuntaminen digitaaliseksi kuvaksi
  
• tekstintunnistuksen (OCR), joka muuttaa sivun sisällön haettavaksi tekstiksi
  
• tiedostojen nimeämisen ja kansiorakenteen, jonka avulla kokonaisuus pysyy loogisena
  
• tarvittaessa metatiedot (esim. taloyhtiön nimi, kohteen osoite, asiakirjan tyyppi, vuosiluku)
  
• valmiin digiarkiston, josta tieto löytyy hakutoiminnolla sekunneissa

HelppoSkannauksella digitointi tarkoittaa käytännössä sitä, että skannaus yhdistetään huolelliseen jatkokäsittelyyn. Lopputuloksena saat kokonaisuuden, jossa asiakirjoja ei vain katsella, vaan niitä voidaan etsiä, suodattaa ja hyödyntää. Tämä näkyy esimerkiksi HelppoSkannauksen palvelumalleissa, joissa arkistojen ja suurkuvien digitointi yhdistetään digitaaliseen arkistointiin.

Miksi erolla skannauksen ja digitoinnin välillä on väliä?

Kun vertailet palveluita ja tarjouksia, huomaat nopeasti, että skannaus ja digitointi esiintyvät usein rinnakkain. Puhekielessä ne tarkoittavat monesti samaa asiaa, eikä käytännön tekemisessä ole suurta ristiriitaa. Silti on hyödyllistä ymmärtää pieni painotusero: skannaus kuvaa itse teknistä vaihetta, kun taas digitointi viittaa usein siihen, että aineistosta tehdään myös helpommin hyödynnettävä ja haettava kokonaisuus.

Tässä muutamia eroja:

1. Hyöty arjessa
   Pelkkä skannaus tuottaa sähköiset kopiot, jotka korvaavat paperit. Digitointi tuottaa haettavan tietovarannon, joka säästää aikaa jokaisella kerralla, kun etsit asiakirjaa.
   
2. Hintataso ja budjetti
   Skannaus on yleensä edullisempi, koska se sisältää vähemmän jatkokäsittelyä. Digitointi maksaa hieman enemmän, mutta tuo vastineeksi rakenteen, hakutoiminnot ja selkeän digiarkiston. Kun ymmärrät, mitä projektissasi tarvitaan, osaat myös tulkita hintaa oikein.
   
3. Riskit ja tietoturva
   Jos tärkeät asiakirjat ovat vain paperilla, riskinä ovat kosteus, tulipalo tai katoaminen. Kun skannaus ja digitointi yhdistetään, aineisto ei ainoastaan säily, vaan siitä tulee myös nopeasti saavutettavaa. HelppoSkannaus huolehtii koko prosessin tietoturvasta alusta loppuun – valmistelusta skannaukseen, hävitykseen ja digiarkistoon.
   
4. Eron ymmärtäminen helpottaa päätöksentekoa
   Kun ymmärrät, että skannaus on fyysisen aineiston muuttamista digitaalisiksi tiedostoiksi ja että digitointi on käytännössä sama kokonaisuus, jota usein täydennetään OCR-tekstintunnistuksella ja hakutoiminnoilla, sinun on helpompi valita omiin tarpeisiisi sopivin palvelutaso.

Esimerkki 1: Taloyhtiön arkisto – riittääkö skannaus vai tarvitaanko digitointi?

Monet taloyhtiöt ja isännöitsijät pohtivat, miten vanhat piirustukset, pöytäkirjat ja sopimukset saataisiin vihdoin pois kellarista ja helpommin käyttöön. Tässä kohtaa on tärkeää miettiä, halutaanko pelkkä skannaus, vai halutaanko koko aineisto oikeasti digitointiin ja digiarkistoon.

• Jos riittää, että paperit eivät enää vie tilaa ja asiakirjoja avataan vain satunnaisesti, laaja skannaus voi olla järkevä ratkaisu.
  
• Jos taas isännöinti, hallitus tai huoltoyhtiö tarvitsee tietoa jatkuvasti – esimerkiksi kun urakoitsijalta tulee kysymys rakenteista tai putkilinjoista – silloin digitointi tekee arjesta huomattavasti sujuvampaa.

HelppoSkannauksen HELPPO Kiinteistöhallinnointi skannaus ja digiarkisto -palvelussa nämä yhdistyvät: arkistot ja suurkuvat skannataan, digitointi tehdään loppuun ja aineisto toimitetaan rakenteiseksi digiarkistoksi, joka on suunniteltu juuri kiinteistöhallinnan tarpeisiin.

Lopputulos ei ole siis vain skannattu mapillinen pdf:iä, vaan hallittava kiinteistön tietopankki, josta löytyy oikea asiakirja nopeasti hakutoiminnoilla.

Esimerkki 2: Piirustukset ja suurkuvat – skannaus ja digitointi käsi kädessä

Rakennus- ja suunnittelualalla suurkuvat – piirustukset, planssit ja kaaviot – ovat kriittistä tietoa. Niitä täytyy pystyä tarkastelemaan tarkasti ja usein myös vertaamaan eri versioita keskenään.

Suurkuvien skannaus varmistaa, että fyysiset piirustukset saadaan talteen korkealaatuisina digikuvina. Kun mukaan lisätään digitointi, piirustukset voidaan nimetä ja jäsennellä selkeästi kohteiden, rakennusvaiheiden tai hankkeiden mukaan. Tämä tekee myös tulevista remontti- ja suunnitteluprojekteista sujuvampia.

Usein suurkuvaprojekteissa on järkevää yhdistää skannaus ja digitointi: piirustukset skannataan, tiedostot nimetään ja lopputuloksesta kootaan selkeä kokonaisuus, joka on hyödyksi vielä vuosien päästä.

Miten skannaus ja digitointi etenevät HelppoSkannauksella?

Vaikka skannaus ja digitointi ovat teknisiä termejä, HelppoSkannaus on rakennettu niin, että asiakkaan näkökulmasta prosessi on mahdollisimman suoraviivainen. Kokonaisuus etenee tyypillisesti näin:

1. Kartoitus ja suunnittelu
   Käymme läpi, millainen arkisto tai aineisto on kyseessä, mikä osa vaatii pelkkää skannausta ja missä digitointi – OCR ja hakutoiminnot – tuovat eniten hyötyä.
   
2. Nouto ja valmistelu
   Aineisto voidaan toimittaa Malminkadulle, noutaa lähetillä tai vastaanottaa postitse. Sen jälkeen aineisto valmistellaan skannausta varten: niitit, selkämykset ja muovitaskut poistetaan, ja aineisto järjestetään skannausjärjestykseen.
   
3. Skannaus
   Varsinainen skannaus tehdään ammattikäyttöön suunnitelluilla skannereilla, jotka käsittelevät sekä arkistot että suurkuvat tehokkaasti.
   
4. Digitointi ja aineiston rikastaminen
   OCR-tekstintunnistus, nimeäminen, kansiorakenteen rakentaminen ja mahdolliset lisäpalvelut (esim. metatiedot ja valmiit hakurakenteet) tehdään projektikohtaisen suunnitelman mukaan. Jos haluat perehtyä aiheeseen tarkemmin, HelppoSkannauksen opas “Näin digitoit vanhat paperit” avaa prosessia käytännönläheisesti.
   
5. Toimitus ja arkistointi
   Valmis aineisto voidaan toimittaa muistitikulla, turvallisen linkin kautta tai integroida osaksi asiakkaan järjestelmiä. Tarvittaessa HelppoSkannaus huolehtii myös fyysisen aineiston palautuksesta tai tietoturvallisesta hävittämisestä.

Milloin riittää skannaus – ja milloin digitointi on järkevä valinta?

Yhteenvetona voit käyttää seuraavaa peukalosääntöä, kun mietit skannauksen ja digitoinnin välistä valintaa:

• Valitse pelkkä skannaus, kun
  
  • tavoitteena on vähentää arkistotilan tarvetta
    
  • asiakirjoihin palataan harvoin
    
  • tiedät tarkasti, missä kansiossa mikäkin tieto on, eikä hakutoimintojen tarve ole suuri
    
• Valitse digitointi, kun
  
  • asiakirjoihin palataan usein ja monen eri henkilön toimesta
    
  • haluat löytää tiedot hakusanoilla (esim. osoite, yrityksen nimi, vuosiluku)
    
  • haluat vero-, sopimus- tai rakennusdokumenteista pitkäikäisen ja helposti hallittavan tietopankin
    
  • haluat, että arkistosta tulee oikea kilpailuetu – ei pelkkä pakkosäilytettävä kuluerä

Usein paras ratkaisu on yhdistelmä: osa aineistosta riittää skannata kevyemmin, kun taas kriittiset dokumentit viedään digitointiin asti. HelppoSkannaus auttaa löytämään tasapainon niin, että saat juuri sinulle sopivan ratkaisun – et liikaa, mutta et myöskään liian vähän.

Haluatko apua seuraavan skannaus- tai digitointiprojektin suunnitteluun?

Olipa tarpeesi pieni skannausprojekti tai laajempi digitointi ja digiarkiston rakentaminen, et jää yksin arvioimaan, mikä olisi oikea toteutustapa. HelppoSkannaus on Sokkeli Oy:n tarjoama skannaus- ja digitointipalvelu, joka kokoaa Sokkelin asiantuntemuksen ja palvelut helposti lähestyttäväksi kokonaisuudeksi. Voit pyytää meiltä suosituksen projektin laajuuteen tai lähettää suoraan tarjouspyynnön. Autamme mielellämme kirkastamaan, mikä palvelee teidän tarpeita parhaiten ja millainen lopputulos tukee arkea käytännössä.

Kun skannaus ja digitointi suunnitellaan kerralla oikein, arkisto ei ole enää varaston perällä odottava pakollinen säilytettävä kokonaisuus. Siitä tulee koko organisaatiolle selkeä ja helposti hyödynnettävä tietopankki.