Asiakirjojen digitointi yrityksille – mitä se tarkoittaa ja miten se tehdään oikein
Asiakirjojen digitointi tarkoittaa fyysisten paperiasiakirjojen muuttamista digitaaliseen muotoon niin, että tieto on helposti löydettävissä, jaettavissa ja turvallisesti tallennettu. Digitoitavia aineistoja ovat tyypillisesti sopimukset, pöytäkirjat, laskut, henkilöstödokumentit ja arkistomateriaalit. Pelkkä skannaus tuottaa sähköisiä kopioita, mutta oikein tehty digitointi tuottaa haettavan tietovarannon: dokumentit löytyvät hakusanalla sekunneissa, eivät minuuteissa tai tunteina mappeja selaten.
HelppoSkannaus on Sokkeli Oy:n tuottama skannaus- ja digitointipalvelu, joka on toiminut Helsingissä vuosikymmeniä. Teemme asiakirjojen digitoinnin kokonaispalveluna: aineiston noudosta järjestelyyn, skannaukseen, OCR-tekstintunnistukseen, nimeämiseen ja toimitukseen. Sinun ei tarvitse miettiä teknistä toteutusta – sovimme sisällön, etenemistavan ja aikataulun yhdessä.
Milloin yritys tarvitsee asiakirjojen digitointia?
Digitointitarve harvoin syntyy yhdestä päätöksestä. Se kasvaa arjen pienistä kitkakohdista, kunnes jokin laukaisee projektin käynnistymisen. Tyypillisimmät syyt ovat:
| Tilanne | Mitä digitointi ratkaisee |
|---|---|
| Asiakirjojen etsiminen vie jatkuvasti aikaa | Hakukelpoinen digiarkisto löytää dokumentin sekunneissa |
| Arkistotila loppuu tai vuokrakustannukset kasvavat | Digitointi vapauttaa arviolta 80–90 % fyysisestä arkistotilasta |
| Samaa tietoa tarvitsee useampi henkilö tai toimipiste | Digitaalinen arkisto on käytettävissä samanaikaisesti, paikasta riippumatta |
| Muutto, saneeraus tai organisaatiomuutos | Digitaalinen aineisto on heti käytössä uudessa paikassa – paperi ei siirry mukana |
| GDPR ja tietoturvavelvoitteet | Pääsynhallinta ja lokitus ovat digitaalisessa arkistossa helposti toteutettavissa |
| Riski tulipalosta, vesivahingoista tai katoamisesta | Digitaalinen aineisto voidaan varmuuskopioida useaan paikkaan |
Lakisääteiset säilytysajat – siksi asiakirjat on hallittava kunnolla
Suomalaisella yrityksellä on lakisääteinen velvollisuus säilyttää kirjanpitoaineistoa. Kirjanpitolain (1336/1997) mukaan säilytysajat jakautuvat kahteen luokkaan:
- 6 vuotta: tositteet, laskut, kuitit, tiliotteet ja liiketapahtumia koskeva kirjeenvaihto – aika lasketaan sen kalenterivuoden lopusta, jona tilikausi päättyi
- 10 vuotta: tilinpäätös, tasekirja, tase-erittelyt ja kirjanpitokirjat
Säilytysaikojen laiminlyönti voi johtaa jopa 1 660 euron seuraamusmaksuun ja verotuksen arviointiin. Lisäksi puutteelliset asiakirjat heikentävät yrityksen asemaa oikeudellisissa riitatilanteissa. Digitaalisessa muodossa säilytysaikojen seuranta ja vanhentuneista dokumenteista luopuminen on helpompaa kuin paperisessa arkistossa – ja aineisto on saatavilla nopeasti myös verotarkastuksessa.
Myös GDPR velvoittaa yrityksiä. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan henkilötietoja saa säilyttää vain niin kauan kuin on tarpeellista käsittelyn tarkoitusta varten – ja tietosuojarikkomus voi johtaa sakkoon, joka on jopa 4 % yrityksen maailmanlaajuisesta liikevaihdosta tai 20 miljoonaa euroa. Digitaalinen arkisto, jossa pääsynhallinta on kunnossa, on usein paperista huomattavasti turvallisempi ratkaisu.
Mitä asiakirjoja yritysten arkistoissa tyypillisesti digitoidaan?
HelppoSkannauksella digitoimme kaikenlaista yritysdokumentaatiota. Yleisimmät aineistotyypit ovat:
- Sopimukset ja juridiset asiakirjat – asiakassopimukset, toimittajasopimukset, vuokrasopimukset, NDA:t
- Kirjanpito ja taloushallinto – laskut, kuitit, tiliotteet, tase-erittelyt
- Henkilöstödokumentit – työsopimukset, palkka-asiakirjat, koulutustodistukset
- Hallinnolliset pöytäkirjat – hallituksen ja yhtiökokouksen pöytäkirjat, viranomaiskirjeenvaihto
- Tekniset asiakirjat ja piirustukset – rakennuspiirustukset, CAD-aineistot, huoltohistoriat
- Projektiaineistot – tarjousasiakirjat, projektisuunnitelmat, loppuraportit
- Vanhat arkistot ja historiaineistot – vuosikertomukset, lehtileikkeet, tilastoaineistot
Jos et ole varma, mihin kategoriaan oma aineistosi kuuluu tai mikä osa kannattaa digitoida ensin, kerro meille mitä sinulla on – teemme yhdessä kartoituksen ja ehdotamme sopivan etenemistavan.
Asiakirjojen digitointi vaihe vaiheelta
Oikein tehty digitointi ei tarkoita sitä, että paperit vain ”ajetaan skannerin läpi”. Se on hallittu prosessi, jossa jokainen vaihe vaikuttaa lopputuloksen käytettävyyteen. Tavoitteena on, että aineisto ei ainoastaan säily vaan muuttuu aidosti käytettäväksi: tiedostot löytyvät, niitä voidaan jakaa ja niiden sisältö pysyy eheänä vuosienkin päästä.
1. Kartoitus ja suunnittelu
Ennen kuin yksikään asiakirja skannataan, selvitetään yhdessä: millainen aineisto on kyseessä, kuinka paljon sitä on, mikä on sovittu nimeämislogiikka ja mihin järjestelmään tai kansiorakenteeseen valmis aineisto toimitetaan. Tässä vaiheessa sovitaan myös tiedostomuodot – tyypillisesti PDF tai PDF/A pitkäaikaissäilytykseen – sekä se, tehdäänkö OCR-tekstintunnistus.
2. Aineiston vastaanotto ja esikäsittely
Noudamme aineiston pääkaupunkiseudulla tai vastaanotat sen Malminkatu 30:ssä Kampissa. Ennen skannausta aineisto valmistellaan: poistetaan niitit, klemmarit, muovitaskut ja muut esteet, jotta skannaus sujuu ongelmitta ja lopputulos on siisti. Jokainen erä kirjataan, jotta mikään ei katoa prosessin aikana.
3. Skannaus ammattilaiskalustolla
Skannaamme asiakirjat sovitulla resoluutiolla – arkistointiin tyypillisesti 300–400 dpi. Käytössämme on sekä tasoskanneri A3-kokoisille ja sitä pienemmille dokumenteille että suurkuvaskanneri, jolla onnistuu A2-, A1- ja A0-kokoisten rakennuspiirustusten, karttojen ja teknisten suunnitelmien skannaus. Skannaus voidaan tehdä yksi- tai kaksipuolisena.
4. OCR-tekstintunnistus ja nimeäminen
OCR (optical character recognition) muuttaa skannatun kuvan hakukelpoiseksi tekstiksi. Tämä on asiakirjojen digitoinnin yksi tärkeimmistä vaiheista: sen ansiosta voit etsiä dokumentin sisällöstä sanoja, nimiä, päivämääriä ja numeroita ilman manuaalista selaamista. Tiedostot nimetään sovitun logiikan mukaan, esimerkiksi päivämäärän, projektin tai dokumenttityypin perusteella, niin että arkisto pysyy hallittuna myös tulevaisuudessa.
5. Toimitus ja käyttöönotto
Valmis aineisto toimitetaan sovittuun paikkaan: pilvipalveluun, muistitikulle, suojatulla latauslinkillä tai suoraan asiakkaan verkkolevylle tai järjestelmään. Tarvittaessa aineisto voidaan arkistoida myös Sokkelin Bank It -projektipankkiin lyhyemmäksi tai pidemmäksi ajaksi.
6. Alkuperäisten asiakirjojen loppusijoitus
Kun digitoitu aineisto on hyväksytty, alkuperäiset paperit voidaan palauttaa järjestyksessä tai hävittää tietoturvallisesti. Dokumentoimme hävityksen sopimuksen mukaisesti.
Skannaus vs. asiakirjojen digitointi – mikä ero käytännössä on?
| Skannaus | Asiakirjojen digitointi | |
|---|---|---|
| Mitä tuottaa | Sähköisiä kopioita papereista | Haettavan, rakenteisen tietovarannon |
| Tekstintunnistus (OCR) | Ei välttämättä | Kyllä – sisältö on haettavissa hakusanalla |
| Tiedostojen nimeäminen | Usein automaattinen (scan001.pdf) | Sovitun logiikan mukaan – löytyy jälkikäteen |
| Kansiorakenne | Ei suunniteltua | Rakennettu käyttötarkoitukseen |
| Paras käyttö | Satunnainen tarve, pienet aineistot | Arkistot, joista tietoa haetaan jatkuvasti |
Lue tarkempi erittely: Mitä eroa on skannauksella ja digitoinnilla?
Asiakirjojen digitoinnin hyödyt yritykselle
- Aikasäästö: Asiakirjan etsiminen paperiarkistosta voi viedä minuutteja tai tunteja. Digitaalisesta arkistosta sama dokumentti löytyy hakusanalla sekunneissa.
- Tilansäästö: Fyysinen arkistotila voidaan vapauttaa muuhun käyttöön tai luopua kokonaan kalliista varastosta.
- Etäkäyttö ja yhteistyö: Digitaalinen arkisto on käytettävissä mistä tahansa, milloin tahansa – ilman, että tarvitsee olla fyysisesti toimistolla.
- Tietoturva ja jatkuvuus: Paperi voi palaa, kastua tai kadota. Digitaalinen aineisto voidaan varmuuskopioida useaan paikkaan ja pääsynhallinta on helposti toteutettavissa.
- Lakisääteisten velvoitteiden hallinta: Kun asiakirjat ovat digitaalisessa muodossa metatiedoin varustettuna, kirjanpitolain mukaisten säilytysaikojen seuranta helpottuu merkittävästi.
”Olin taas niin tyytyväinen työnne nopeuteen, erinomaiseen jälkeen ja kohtuuhintaan – suuri kiitos!”
– Marita, HelppoSkannauksen asiakas
Miten asiakirjojen digitointi käynnistyy HelppoSkannauksella?
Aloittaminen on helppoa. Et tarvitse tarkkaa laskelmaa sivumääristä tai valmiiksi järjesteltyä arkistoa. Riittää, kun kerrot karkeasti mitä aineistoa sinulla on ja mikä on tavoitteesi.
- Ota yhteyttä – täytä tarjouspyyntölomake, soita (09) 684 4860 tai lähetä sähköpostia osoitteeseen sokkeli@sokkeli.fi.
- Kerro aineistosta – arvio sivumäärästä tai hyllymetreistä, dokumenttityypit ja toivottu lopputulos.
- Saat kirjallisen tarjouksen – eritellyn ja ilman piilokuluja. Aloitamme työn vasta hyväksynnän jälkeen.
- Nouto tai toimitus – noudamme aineiston pääkaupunkiseudulta tai voit tuoda sen Malminkatu 30:een Kampissa.
- Valmis digitaalinen arkisto – toimitetaan sovittuun paikkaan sovitussa aikataulussa.
Pienet arkistot saadaan tyypillisesti digitoitua muutamassa päivässä. Suurempien kokonaisuuksien aikataulu sovitaan aina erikseen.
Valmiit paketit vai räätälöity kokonaisuus?
HelppoSkannauksella on kolme selkeää HELPPO-pakettia, jotka sopivat yleisimpiin tilanteisiin:
- HELPPO Arkistoskannaus – kokonaispalvelupaketti enintään 24 mapille (max 6 000 sivua), alkaen 888 € + alv
- HELPPO Suurkuvaskannaus – pakettitarjous enintään 100 suurkuvalle, alkaen 446 € + alv
- HELPPO Kiinteistöhallinnointi – arkistojen ja suurkuvien digitointi yhdistettynä, alkaen 625 € + alv
Jos aineistosi ei sovi valmiiseen pakettiin tai projekti on laajempi, teemme räätälöidyn kokonaisuuden. Hinnoittelu perustuu aina selkeisiin periaatteisiin: aineiston määrä, valmistelutarve, OCR ja nimeäminen sekä toimitustapa – ilman yllätyksiä.
HelppoSkannaus on osa Sokkeli Oy:n palvelutarjontaa. Sokkeli on toiminut Helsingissä vuodesta 1953 – tulostuspalvelujen, digipainon ja skannauksen alan erikoisosaaja, jo kolmannessa polvessa.
Usein kysyttyä asiakirjojen digitoinnista
Missä muodossa saan digitoidun aineiston?
Yleisin muoto on PDF tai hakukelpoinen PDF/A (pitkäaikaissäilytykseen). Tarvittaessa voidaan toimittaa myös TIFF- tai Word-muodossa. Sovitaan projektikohtaisesti.
Täytyykö aineisto järjestellä etukäteen?
Ei tarvitse. Käymme aineiston läpi ennen skannausta ja teemme tarvittavan esikäsittelyn osana palvelua. Kerro vain mitä sinulla on, niin hoidamme loput.
Kuinka nopeasti digitointi valmistuu?
Pienet aineistot, kuten yksi mapillinen, voidaan saada valmiiksi jopa päivässä. Laajemmissa projekteissa sovitaan aikataulu etukäteen. Kiireellisissä tapauksissa kannattaa soittaa suoraan: (09) 684 4860.
Mitä tapahtuu alkuperäisille papereille?
Kun digitoitu aineisto on hyväksytty, alkuperäiset asiakirjat palautetaan tai hävitetään tietoturvallisesti – sopimuksen mukaan. Hävitys dokumentoidaan.
Onko digitointi GDPR:n mukaista?
Kyllä. Käsittelemme kaikki henkilötietoja sisältävät asiakirjat tietosuoja-asetuksen mukaisesti, täydellä salassapitovelvollisuudella.
Lähteet ja lisätietoa
- Kirjanpitolaki 1336/1997 – Finlex – asiakirjojen lakisääteiset säilytysajat
- Kansallisarkisto – Digitointi – digitoinnin määritelmä ja vaatimukset
- Tietosuojavaltuutetun toimisto – GDPR usein kysyttyä – henkilötietojen käsittely ja arkistointi
- Suomen Taloushallintoliitto – Kirjanpitoaineiston säilytysajat
- HelppoSkannaus – Mitä eroa on skannauksella ja digitoinnilla?
- HelppoSkannaus – Skannaus yrityksille
- Sokkeli Oy – Tulostus- ja painopalvelut Helsingissä
