Kun siirrät meille asiakirjasi, piirustuksesi tai muun arkistomateriaalisi, annat meille samalla tärkeimmän pääomasi: tiedon. Siksi turvallisuus ei ole meille vain yksittäinen tarkistuslista, vaan koko palvelumallimme selkäranka. Lisätietoa palveluistamme löydät sivuilta Skannaus ja Digitointi.
1) Turvallinen prosessi – mitä tapahtuu, kun tilaat meiltä skannauksen?
Turvallinen skannaus ja digitointi alkaa ennakoinnista. Kun otat meihin yhteyttä, käymme läpi aineistotyypit, määrät, käyttöoikeudet ja tietosuojavaatimukset. Laadimme tämän pohjalta prosessisuunnitelman, jossa määritellään esimerkiksi nimeämislogiikka, käyttöoikeuksien jakaminen, tiedostomuodot ja toimitustapa.
Nouto ja kuljetus: Noudamme tarvittaessa aineistot sovitusti ja pakkaamme ne kuljetusta varten. Jokaiselle lähetykselle luodaan yksilöllinen seuranta: mitä otettiin vastaan, missä se liikkuu ja kuka käsittelee sitä.
Vastaanotto ja esikäsittely: Materiaali kirjataan järjestelmäämme, josta näkyy sen sijainti, vastuuhenkilö ja käsittelyvaihe. Poistamme niitit, selkämykset ja muovitaskut turvallisissa käsittelytiloissa, jotta skannaus onnistuu siististi. Aineiston fyysinen järjestys säilytetään, ja halutessasi koko kansiorakenne voidaan ennallistaa skannauksen jälkeen.
Skannaus ja OCR: Skannaamme aineistot laitteilla, jotka tuottavat korkealaatuista kuvaa hallitulla resoluutiolla. Tekstit tunnistetaan OCR:llä, jotta dokumentit ovat haettavissa – tämä on tärkeää sekä tiedon löydettävyyden että riskienhallinnan kannalta. OCR:n avulla löydät oikean tiedon nopeasti ilman, että alkuperäisiä papereita tarvitsee käsitellä turhaan.
Nimeäminen ja jäsentely: Noudatamme sovittua nimeämislogiikkaa (esim. asiakirjatyyppi, kohde, päivämäärä, piirustusnumero). Huolellinen nimeäminen vähentää väärinkäytön riskiä ja tekee tiedoista läpinäkyvästi hallittavia.
Toimitus ja säilytys: Toimitamme aineistot sovitussa muodossa ja kanavassa – vaihtoehtoina ovat esimerkiksi suojattu linkki, muistitikku tai integraatio valitsemaasi järjestelmään. Kun käyttäjillä on vain tarvitsemansa käyttöoikeudet ja toimituskanavat on suojattu, pienennämme pääsynhallinnan riskejä ilman käyttökokemuksen heikkenemistä.
2) Fyysinen turvallisuus – tilat, kulunvalvonta ja siisti tuotanto
Turvallinen digitointi rakentuu myös ympäristöstä, jossa työtä tehdään. Siksi aineistot käsitellään valvotuissa tiloissa, joihin on rajattu pääsy. Jokapäiväinen järjestys, selkeät työpisteet ja nimetty vastuutaho varmistavat, ettei mikään arkistosi osa “katoa tuotannon taakse”.
Suurikokoiset piirustukset ja erikoisasiakirjat edellyttävät omanlaistaan käsittelyä: suojat rullille ja taitteille, pölytön työskentely sekä oikeat kuljetus- ja säilytyspinnat. Suurkuville on oma tuotantolinjansa, johon tutustut tarkemmin sivulla HELPPO Suurkuvien skannaus. Erottamalla prosessit varmistamme, että erikoisaineistojen laatu ja turvallisuus eivät kärsi.
3) Tietoturva tekniikassa – salaus, oikeudet ja jäljitettävyys
Salaus ja suojatut siirtokanavat: Kun toimitamme tiedostoja verkon yli, käytämme salattuja siirtotapoja. Ulkoisia tietovälineitä (esim. muistitikku) käytetään asiakkaan toiveiden mukaan, suojattuna ja sinetöitynä.
Käyttöoikeuksien hallinta: Kaikilla ei tarvitse olla pääsyä kaikkeen. Määrittelemme roolipohjaiset käyttöoikeudet, jotta vain oikeat henkilöt näkevät oikeat tiedot. Tämä vähentää inhimillisten virheiden riskiä ja tukee tietosuoja-asetusten noudattamista.
Lokitus ja jäljitettävyys: Tallennamme käsittelyn kannalta olennaiset tapahtumat, jolloin jälkikäteen näkyy, mitä on tehty ja milloin. Läpinäkyvyys luo luottamusta – sekä sinulle että omalle laadunvalvonnallemme.
Varmuuskopiointi ja palautettavuus: Sovitun käytännön mukaisesti kopioimme aineiston turvallisesti ja varmistamme, että palautus on mahdollista. Tämä koskee erityisesti kriittisiä dokumentteja, kuten sopimuksia, piirustuksia ja historiatietoja, jotka halutaan turvata myös poikkeustilanteissa.
4) Tietosuoja on suunnittelukysymys – minimointi, luokittelu ja poistopolitiikka
Kaikissa projekteissa kysymme: mikä on vähin määrä henkilötietoa, jota tarvitsee käsitellä? Tietojen minimointi on tehokkain tapa hallita riskejä. Rajamme materiaalit ja metatiedot oleelliseen, ja sovimme selkeät säilytysajat. Kun aineistolla on luokitus (esim. sisäinen, luottamuksellinen), pystymme ohjaamaan käsittelyä ja pääsyjä täsmällisemmin.
Jos haluat, tuhoamme paperiaineiston turvallisesti projektin päätyttyä – dokumentoidusti ja sovitun standardin mukaan. Vaihtoehtoisesti palautamme alkuperäiset asiakirjat ennallistettuina.
5) Ihmiset tekevät turvallisuuden – koulutus, salassapito ja vastuuroolit
Tekniikka ja prosessit eivät yksin riitä. Siksi panostamme jatkuvaan koulutukseen: aineistojen käsittelyohjeet, tietoturvapoikkeamien tunnistaminen, salasanakäytännöt ja fiksut työtavat ovat arkea tiimissämme. Kaikkiin projekteihin liitetään salassapitovelvoitteet ja nimeämme vastuuhenkilön, joka huolehtii projektin tietoturva-asioista sekä asiakasyhteydenpidosta.
6) Erikoistilanteet: suurkuvat, kiinteistöhallinnan dokumentit ja sekamateriaalit
Monet kiinteistö- ja rakentamishankkeiden aineistot sisältävät yhdistelmän sopimuksia, piirustuksia, valokuvia ja muistiinpanoja – sekä paperilla että suurempina rullina. Turvallisuuden kannalta on tärkeää, että prosessi skaalautuu kaikkiin formaatteihin.
- Suurkuvat: pidämme erillisen käsittelylinjan, jossa rullat, taitteet ja materiaalit käsitellään varovasti. Suojapaperit ja oikeat painot ehkäisevät repeämiä ja varmistavat skannausjäljen. Lue lisää: HELPPO Suurkuvien skannaus.
- Kiinteistöhallinnan aineistot: nimeämme piirustukset esimerkiksi piirustusnumeron ja/tai suunnittelualan mukaan, jotta löydettävyys ja versiohallinta säilyvät. Katso pakettimalli: HELPPO Kiinteistöhallinnointi skannaus.
- Sekamateriaalit: kun mapit, irtolehdet, valokuvat ja liitteet vaihtelevat, luomme selkeän lajittelu- ja nimeämispolun. Tavoite on sama: turvallinen käsittely ja lopputulos, joka on helppo käyttää.
8) Selkeä viestintä ja läpinäkyvyys – tiedät aina, missä mennään
Turvallisuus rakentuu luottamuksesta, ja luottamus syntyy viestinnästä. Saat projektin alussa yhdyshenkilön ja selkeän aikataulun. Kerromme etenemisestä, mahdollisista poikkeamista ja varmistamme, että lopputulos vastaa käyttötarvettasi. Jos jokin asia arveluttaa oli kyse toimitustavasta, luovutusoikeuksista tai hävityksestä – sovimme yhteiset pelisäännöt ennen kuin aloitamme.
9) Yhteensopivuus järjestelmiesi kanssa
Turvallinen digitointi huomioi myös sen, mihin aineisto päätyy. Tuotamme tiedostot sovituissa formaateissa (esim. PDF/A, TIFF, JPEG) ja nimeämme ne valmiiksi, jotta tietojen siirto ja käyttö on sujuvaa myös omissa järjestelmissänne. Kun tieto istuu olemassa olevaan arkiympäristöön, tarve ylimääräisille välivaiheille ja turhille kopioille vähenee.
Vinkit tilaajalle – miten varmistat parhaan lopputuloksen turvallisesti?
- Kerro käyttötarkoitus: Ketkä tarvitsevat pääsyn, mitä halutaan hakea ja millä perusteella? Näin rakennamme järkevän nimeämis- ja käyttöoikeusmallin.
- Rajaa aineisto: Kaikkea ei tarvitse skannata. Valitse kriittiset osat, joista on hyötyä. Tämä on myös tietosuojan minimointia.
- Päätä toimituskanava: Haluatko suojatun linkin, muistitikun vai toimituksen tiettyyn järjestelmään?
- Sovi hävityksestä: Palautetaanko vai hävitetäänkö paperit? Dokumentoitu tuhoaminen on olennainen osa riskienhallintaa.
- Pidä nimet järkevinä: Hyvä nimeäminen on tietoturvateko – tieto löytyy ilman ylimääräisiä kopioita.
Jos haluat kokonaiskuvan digitoinnin hyödyistä ja tilaamisen vaiheista, suosittelemme lukemaan käytännön oppaamme: Näin digitoit vanhat paperit – HelppoSkannauksen opas.
Usein kysyttyä turvallisuudesta
Voiko aineistossani olla henkilötietoja?
Voi – tämä on tavallista. Käsittelemme henkilötietoja vain sovitun tarkoituksen mukaisesti, minimoimme tarpeettoman tiedon ja rajaamme käyttöoikeudet. Toimitus tapahtuu suojatuissa kanavissa, ja paperit palautetaan tai hävitetään ohjeidesi mukaan.
Miten varmistatte, ettei mikään hukkuisi?
Koko prosessi on jäljitettävä: kirjaukset, käsittelijät, sijainnit ja toimitukset dokumentoidaan. Erottelu tuotantolinjoissa (esim. suurkuvat vs. A4/A3) vähentää sekaannuksen riskiä.
Voinko yhdistää arkistojen skannauksen ja suurkuvat samaan projektiin?
Kyllä. Se on itse asiassa tehokkain tapa hoitaa koko aineisto hallitusti. Tutustu HELPPO Kiinteistöhallinnointi skannaus -pakettiin, jossa nämä yhdistyvät.
Missä skannaaminen tapahtuu?
Helsingissä sijaitsevissa tiloissamme – voit toimittaa aineiston itse tai tilata noudon. Katso käytännöt: Missä skannaaminen tapahtuu?.
Miksi HelppoSkannaus? Turvallisuus on sisäänrakennettuna tapoihimme
Meille turvallisuus on sekä laatua että mielenrauhaa: tiedät, missä aineistosi on, kuka sitä käsittelee ja milloin se on käytössäsi digitaalisesti. Emme rakenna turhaa monimutkaisuutta, vaan teemme olennaisen mahdollisimman suoraviivaisesti – juuri siksi asiakkaamme valitsevat meidät yhä uudelleen. Palvelumallimme on kehitetty erityisesti organisaatioille, jotka haluavat hoitaa digitoinnin tehokkaasti ilman kompromisseja tietoturvassa.
Jos etsit skannaukseen ja digitointiin kumppania, jonka turvallisuus, laatu ja selkeys kulkevat käsi kädessä, olet oikeassa paikassa.
Valmis aloittamaan? Suunnitellaan turvallinen digitointi sinun aineistollesi
Kerro meille, mitä haluat saavuttaa: parempi löydettävyys, vähemmän paperia, suojattu jakelu, yhtenäinen nimeäminen – tai kaikki nämä yhdessä. Me rakennamme sinulle turvallisen, käytettävän ja pitkäikäisen digitointiratkaisun, joka istuu arkeesi ilman ylimääräistä säätöä.
Aloita ottamalla yhteyttä ja pyydä tarjous. Samaan kokonaisuuteen voidaan yhdistää myös suurkuvien skannaus tai valitse valmiiksi mietitty paketti kiinteistöhallinnan tarpeisiin.
