Paperi nielee neliöitä, hidastaa päätöksiä ja hajauttaa tiedon mappien sisään. Kun skannaus muuttaa pinot löydettäväksi materiaaliksi ja arkisto järjestetään selkeään rakenteeseen, tieto liikkuu ilman mutkia: haku vie sekunteja, versiot pysyvät kurissa ja asiakkaalle on helppo vastata yhdellä puhelulla. Ydin on yksinkertainen: kun skannaus hoidetaan ammattimaisesti, arkisto muuttuu kustannuksesta voimavaraksi. Palvelukuvauksen näet koontina sivulta skannaus.

Miksi toimia nyt?

“Parempi hetki” ei yleensä tule, mutta paperi jatkaa kertymistä. Sivut haalistuvat, liitteet katoavat ja kiireessä etsitään tietoa muistista, ei rakenteesta. Kun projekti käynnistetään hallitusti, skannaus pelastaa sen, mikä on arvokasta ja tekee sen käytettäväksi siellä, missä sitä tarvitaan. Samalla arkisto vapauttaa tilaa: hyllymetrit pienenevät ja varastokulut laskevat. Yrityspainotteinen kokonaisuutemme on koottu sivulle skannaus yrityksille.

Nopeat hyödyt:

• Tiedonhaku minuuteista sekunteihin.
• Vähemmän virheitä ja hukattuja liitteitä.
• Tilansäästö: fyysinen arkisto pienenee.
• Läpinäkyvyys auditointeihin ja raportointiin.

Laadukas skannaus = eheä ja haettava arkisto

Hyvä skannaus ei ole pelkkä “kuva sivusta”. Laatu syntyy tarkkuudesta, värinhallinnasta, automaattisesta suoristuksesta ja tyhjien sivujen poistosta. Tavoite on, että jokainen dokumentti näyttää siltä, kuin avaisit alkuperäismapin pöydälle – vain nopeammin ja ilman etsintää. Kun tämä yhdistyy johdonmukaiseen nimeämiseen, arkisto on aidosti haettava ja helppokäyttöinen.

Suurikokoiset piirustukset, sekakokoiset aineistot ja paksut paperiniput ovat meille arkea. Leveäformaattinen skannaus säilyttää mittakaavan A1–A0-materiaaleissa, ja sekakoot kulkevat samassa prosessissa ilman, että kokonaisuuksien järjestys rikkoutuu. Laajoihin piirustusmassoihin hyödynnämme valmista mallia HELPPO Suurkuvien skannaus, jolloin arkisto pysyy ehjänä ja haettavana alusta loppuun.

Näin skannausprojekti onnistuu – askel askeleelta

Onnistuminen alkaa kartoituksella: missä arkisto sijaitsee, miten aineisto on ryhmitelty ja millaiset säilytysvelvoitteet ohjaavat käyttöä. Samalla sovitaan nimeämisen säännöt, metatietokentät ja kansiorakenne, jotta skannaus tuottaa suoraan oikein asettuvan lopputuloksen. Roolit ja oikeustasot määritellään etukäteen, ja kiireelliset erät ohjataan pikakäsittelyyn.

Perusvaiheet:

• Kartoitus: määritellään aineiston määrä ja ryhmittely, laatuasetukset (tarkkuus, värit), nimeämiskäytäntö ja metatiedot sekä palautusympäristö; roolit ja oikeustasot sovitaan etukäteen.
  
• Käsittely ja laadunvarmistus: esikäsittely (niitit/klemmarit, taitteet), rinnakkaiset skannauslinjat, kiireelliset erät ohjataan pikakäsittelyyn. Laatu varmistetaan otantatarkastuksilla: satunnaisotannalla tarkistetaan sivujen täydellisyys ja järjestys, kuvanlaatu, erottelu sekä nimeäminen ja metatiedot; poikkeamat korjataan heti.
  
• Palautus suojattuna: valmis arkisto toimitetaan sovittuun rakenteeseen tai järjestelmään (kansiot, oikeustasot ja hakukäytännöt valmiina); siirto salattuna ja jäljitettävänä.
  
• Ylläpito: säännölliset noudot/toimitukset, raportointi ja ohjeistus pitävät arkiston yhdenmukaisena jatkossa; muutoksista sovitaan versio-ohjeella.

Nimeäminen, metatiedot ja hakunopeus

Selkeä nimeäminen varmistaa, että arkisto on haettava myös kiireessä. Kun skannaus tuottaa valmiiksi sovitut tiedostonimet ja metatiedot, arkisto löytyy loogisesti – asiakas, projekti, päivämäärä, dokumenttityyppi ja tarvittavat tunnisteet. Kun nimeäminen ja metatiedot on sovittu ja aineisto liitetään omaan dokumentinhallintaan, sopimukset voidaan jäsentää sopimusnumeroittain, laskut kausittain ja pöytäkirjat oikeisiin kansioihin.

Käytännölliset metatiedot:

• Asiakas / toimittaja
• Projekti / kohde
• Päivämäärä (luotu, allekirjoitettu, voimassa)
• Dokumenttityyppi (sopimus, lasku, pöytäkirja, piirustus)
• Tunniste (sopimusnumero, tilausnumero, työnumero)

Tietoturva ja jäljitettävyys

Turvallisuus on prosessin perusta. Valvotut tilat, suljetut kuljetuslaatikot ja suojattu tiedonsiirto varmistavat, että skannaus etenee suojatusti alusta loppuun. Käyttöoikeudet määritellään rooleittain, ja lokit kertovat, kuka avasi mitäkin ja milloin. Voit tuoda aineiston itse tai tilata noudon. Käsittely tapahtuu valvotuissa tiloissa ja siirto on suojattu — lue lisää tietoturvasta täältä.

Tiedostomuodot ja pitkäaikainen käyttö

Pitkään säilytettävälle aineistolle suositus on PDF/A, joka on käyttöympäristöstä riippumaton ja kestävä formaatti. Joissain tapauksissa pidetään erillinen master (esim. TIFF) ja erillinen jakeluversio. Tärkeintä on, että arkisto pysyy yhdenmukaisena ja avautuu myös vuosien päästä ilman yllätyksiä.

Arjen käytäntöjä: nitojat, liitteet ja sekakoot

Ennen skannausta poistetaan niitit ja klemmarit, oikaistaan taitteet ja suojataan repäisyt. Automaattinen arkkikokojen tunnistus ja kaksipuolisten sivujen käsittely pitävät laadun tasaisena, ja liitteet yhdistetään oikeisiin kokonaisuuksiin sovitun erottelun ja tarkistusten avulla. Tavoite on selkeä: kun avaat tiedoston, sisältö on ehjä ja valmiiksi luettava – ilman sivujen jahtaamista.

Integraatiot – kun arkisto palvelee prosesseja

Todellinen hyöty syntyy, kun arkisto kytkeytyy järjestelmiin. Kun rakenne ja nimeäminen on yhteisesti sovittu, aineistot on helppo tuoda dokumentinhallintaan, taloushallintoon tai muihin järjestelmiin. Näin skannaus ei jää irralliseksi vaiheeksi, vaan on osa arjen työnkulkua: aineisto liikkuu, näkyy oikeille käyttäjille ja löytyy aina samasta paikasta.

Kiinteistö- ja rakennusalan aineistoihin suosittelemme valmista rakennetta, jota avataan sivulla HELPPO Kiinteistöhallinnointi skannaus.

Kustannukset ja säästöt

Säästö syntyy kolmesta suunnasta: ajasta, tilasta ja riskeistä. Skannaus lyhentää etsimiseen käytettävää aikaa ja tiivistää arjen rutiineja. Fyysinen arkisto pienenee, jolloin hyllymetrit ja varastoinnin kustannukset laskevat. Kun tieto löytyy ja versiot ovat hallinnassa, vältetään virheet, joilla on todellinen hintalappu – ja päätökset syntyvät nopeammin.

Tarkistuslista – onnistunut skannaus ja ehjä arkisto

• Mitä skannataan: asiakirjatyypit, ajanjaksot ja prioriteetit
• Nimeäminen ja metatiedot: yhteinen käytäntö sovittu
• Kansiorakenne ja oikeudet: rakenne ja roolipohjaiset oikeustasot määritelty
• Laadunvarmistus: otantatarkastusten ja korjausprosessin säännöt kirjattu
• Integraatiot: tarvittavat liityntäpisteet tunnistettu (esim. dokumentinhallinta)
• Hävitys: mitä säilytetään, mitä poistetaan ja milloin

Mitä saat HelppoSkannaukselta

Saat avaimet käteen -kokonaisuuden noudosta palautukseen: palvelusta sopiminen, nouto tai oma toimitus, tuotantoprosessi (esikäsittely, skannaus, nimeäminen ja tallennus sovittuun kohteeseen), asiakkaan hyväksyntä sekä aineiston palautus tai hävitys sopimuksen mukaan. Arkisto toimitetaan sinne, missä siitä on eniten hyötyä – pilvipalveluun, omalle palvelimelle tai dokumentinhallintaan. Jos tarvitset valmiista aineistosta painotuotteita tai esitysmateriaalia, vaihtoehdot on kuvattu sivulla tulostuspalvelu. Lisälukemista aiheesta löytyy osiosta artikkelit.

Skannauksen tietopankki: yleiset kysymykset

Miten skannaus etenee käytännössä?
Prosessi alkaa kartoituksella, jossa sovitaan nimeäminen, metatiedot ja kansiorakenne. Aineisto noudetaan tai tuodaan, esikäsitellään, skannataan, nimetään ja tallennetaan sovittuun kohteeseen; tämän jälkeen asiakas hyväksyy työn ja aineisto palautetaan tai hävitetään sopimuksen mukaan.

Kuinka varmistetaan, että arkisto pysyy haettavana jatkossa?
Yhdenmukainen nimeäminen ja ennalta sovitut metatiedot (esim. asiakas, projekti, päivämäärä, dokumenttityyppi) pitävät kokonaisuudet järjestyksessä. Ohjeistus ja otantatarkastukset varmistavat, että käytäntö toistuu myös uusissa erissä.

Mitä tapahtuu sekakokoisille aineistoille ja suurille piirustuksille?
Eri paperikoot käsitellään samassa prosessissa, ja leveäformaattinen skannaus säilyttää mittakaavan A1–A0-materiaaleissa. Laajoihin piirustuseriin soveltuu malli HELPPO Suurkuvien skannaus, jolloin arkisto pysyy ehyenä ja helposti avautuvana.

Onko skannaus tietoturvallista?
Kyllä. Valvotut tilat, suljetut kuljetuslaatikot ja suojattu tiedonsiirto ovat peruslinjaus. Roolipohjaiset oikeudet ja lokit tuovat jäljitettävyyden. Lue lisää tietoturvallisuudesta.

Voiko skannaus häiritä arkea, jos dokumentteja tarvitaan kesken projektin?
Ei. Jos tarvitsette yksittäisiä dokumentteja työn aikana, ne merkitään kiireellisiksi, käsitellään ensimmäisenä ja toimitetaan heti valmistuttuaan. Muu aineisto etenee normaalissa tahdissa, joten arkisto pysyy käytettävissä koko projektin ajan.

Mihin formaattiin skannaus kannattaa tehdä?
Pitkäaikaissäilytykseen käytetään PDF/A:ta. Tarvittaessa teemme erikseen myös korkealaatuisen säilytysversion ja erillisen kevyen version jakelua varten — ratkaisu päätetään kartoituksessa.

Miten arkisto liitetään nykyisiin järjestelmiin?
Kun rakenne, nimeäminen ja metatiedot on sovittu etukäteen, aineisto on helppo tuoda dokumentinhallintaan tai taloushallintoon. Yrityspainotteinen kokonaisuus on koottu sivulle skannaus yrityksille.

Tarvitsenko tulosteita digitaalisesta arkistosta?
Tarvittaessa saat valmiista aineistosta painotuotteet ja esitysmateriaalit; vaihtoehdot on kuvattu sivulla tulostuspalvelu.

Valmis aloittamaan?

Varaa kartoitus ja saat selkeän suunnitelman: mitä skannataan, miten arkisto rakennetaan ja millä aikataululla edetään. Kun näet, miten skannaus nopeuttaa hakua ja hyvin määritelty arkisto poistaa arjen kitkaa, päätös on helppo.

• Vähemmän mappeja, enemmän työaikaa
• Haku sekunneissa, arkisto hallinnassa
• Tietoturvallinen käsittely alusta loppuun

Ota yhteyttä:

• (09) 684 4860 
• sokkeli@sokkeli.fi 
• tai tule käymään osoitteessa Malminkatu 30. 

Saat arkiston, joka tukee työtä joka päivä.