EASY Archive Scanning
On this page, you will find more information about our Comprehensive Archive Scanning Service.
Arkistojen skannaus – Fiksu tapa hallita ja suojata tietoja
HelppoSkannaus tarjoaa ammattitasoista arkistoskannauspalvelua kaikenlaisille organisaatioille aina pienistä yhdistyksistä suuriin kunnallisiin toimijoihin. Skannauspalvelumme avulla paperiarkistot muutetaan digitaalisiksi, mikä säästää tilaa, helpottaa tiedonhallintaa ja parantaa turvallisuutta.
Arkistojen skannaus on nykypäivänä olennainen osa tehokasta ja turvallista tiedonhallintaa. Oli kyseessä sopimusarkisto, henkilöstödokumentit, vanhat rakennuspiirustukset, yrityksen asiakirjat, yhdistyksen pöytäkirjat tai yksityishenkilön tärkeät dokumentit, digitaaliset arkistot tuovat mukanaan merkittäviä hyötyjä.
HelppoSkannaus-palvelumme tekee digitoinnista helppoa ja luotettavaa – nopeasti, sujuvasti ja asiantuntevasti.
Operation of the EASY Scanning Service
A simplified process description of the services included in the package. For a more detailed description, click here!.
1.
PICKUP
2.
SCANNING & DIGITIZING
3.
SAVE & SEND
4.
RETURN
Miksi arkistojen skannaus kannattaa?
Paperiarkistot vievät paljon tilaa ja niiden hallinta voi olla työlästä. Skannaamalla ja digitoimalla asiakirjat varmistat, että tieto on helposti löydettävissä, suojattuna ja varmuuskopioituna. Samalla vähennät riskiä tietojen katoamisesta tulipalon, vesivahingon tai muun onnettomuuden seurauksena.
Lisäksi skannatut asiakirjat tukevat modernia työskentelyä: etätyö, nopea tiedonhaku ja asiakirjojen jakaminen onnistuvat vaivattomasti, kun aineisto on saatavilla digitaalisessa muodossa.
Hyödyt yrityksille ja organisaatioille
Yritykset ja yhteisöt, kuten yhdistykset ja säätiöt, hyötyvät arkistojen skannauksesta monin tavoin:
- Tilansäästö: Paperimappien ja arkistokaappien vähentyessä toimistotilaa vapautuu muuhun käyttöön.
- Tehokkuus: Digitaaliset asiakirjat löytyvät sekunneissa, kun taas paperiarkistosta etsiminen voi viedä runsaasti aikaa.
- Tietoturva: Skannatut tiedostot voidaan suojata salasanoilla ja varmuuskopioida useaan paikkaan.
- Sääntelyn noudattaminen: Monet alat vaativat asiakirjojen säilyttämistä tietyn ajan – digitaaliset arkistot auttavat täyttämään nämä vaatimukset helposti.
Kun haluat modernisoida asiakirjahallintasi, Helppo Arkistoskannaus -palvelu on oikea ratkaisu.
Price list
EASY Archive Scanning -package
from 888 €
+ Valid VAT (Value Added Tax)
Example offer:
Small Document Archive Scanning Package
- 12-24 binders, totaling max. 6000 A4-sized pages
- Processing time max. 15 minutes per 500 pages
- Pickup and return of materials in the Greater Helsinki area
Price: 888€ + VAT
Additional services are not included in the example package price.
Explore the contents and additional services of the Easy Archive Scanning package!
Tietoturva ja arkistojen digitointi
Tietoturva on yksi tärkeimmistä syistä, miksi organisaatiot valitsevat arkistojen skannauksen. Paperiaineistot voivat altistua monille riskeille, kuten katoamiselle, vahingoittumiselle tai asiattomalle käytölle.
Digitoidut dokumentit voidaan:
- Salata
- Tallentaa turvallisiin pilvipalveluihin
- Jakaa turvallisesti rajatulle käyttäjäjoukolle
- Suojata varmuuskopioilla
Siksi arkistojen skannaus on erinomainen sijoitus organisaation tietoturvaan.
Arkistojen skannaus tukee vastuullista toimintaa
Paperinkulutuksen vähentäminen on konkreettinen teko ympäristön hyväksi. Kun arkistoidaan digitaalisesti, vältetään uusien paperiarkistojen syntyminen ja säästetään luontoa.
HelppoSkannaus-palvelun avulla voit siis samalla tehdä yrityksesi toiminnasta ympäristöystävällisempää.
Katso kuinka HelppoSkannaus toimii ja ota askel kohti vastuullisempaa asiakirjahallintaa.
Mitä aineistoja kannattaa skannata?
Käytännössä melkein kaikki paperiaineistot voidaan skannata:
- Sopimukset
- Pöytäkirjat ja muistioita
- Talousasiakirjat (laskut, kuitit, tilinpäätökset)
- Projektiaineistot
- Vanhat valokuvat ja piirustukset
- Kirjanpidon dokumentit
- Henkilöstöasiakirjat
Olipa kyse pienestä mappimäärästä tai laajemmasta arkistosta, palvelumme skaalautuu tarpeidesi mukaan.
Handling of the Materials in the EASY Scanning Service
Pre-scanning processing
- Numbering of materials and creation of process plan
- Removal of staples and spines
- Removal of plastic sleeves
- Identification of materials unsuitable for scanning: e.g., fabric samples, carbon copies, CD-ROMs, and other materials that cannot be processed mechanically
Scanning & Digitizing
- Scanning of Paper Documents
- OCR (Optical Character Recognition) text recognition (converts PDFs into searchable text)
- Naming of files according to agreed specifications
Default price includes: 1 binder = 1 file
Additional service: Alternative file naming can be arranged separately.
Handling after Scanning
- Restoration: Binders are reassembled into their original order. Stapled bundles can be restapled.
Final Processing of Materials
- Return of materials to the client
- Materials can also be picked up from our office
Additional service: Disposal of materials upon client's request as per separate agreement.
Material Requirements
- Separate pages or easily separable pages, standard paper
- Sizes: A4, A3, or smaller
Additional service: Scanning of large-format images priced separately.
Additional Considerations
OCR text recognition (where files are converted so that PDFs recognize text as searchable) may not always succeed with handwritten text, such as cursive handwriting.
Usein kysytyt kysymykset arkistojen skannauksesta
Kuinka nopeasti arkistojen skannaus voidaan toteuttaa?
Toteutusaikataulu riippuu aineiston määrästä ja toivotuista lisäpalveluista. Pienet arkistot saadaan yleensä digitoitua muutamassa päivässä. Suurempien aineistojen kohdalla sovitaan erikseen aikataulusta.
Voinko saada aineistoni valmiiksi järjesteltynä ja nimettynä?
Kyllä! HelppoSkannaus sisältää asiakirjojen nimeämisen selkeästi ja loogisesti. Näin tiedostojen hallinta on helppoa myös jatkossa.
Missä muodossa saan aineiston?
Yleisimmin skannatut dokumentit toimitetaan PDF-tiedostoina. Erikoistarpeista (esimerkiksi OCR-tekstintunnistus) voidaan sopia erikseen.
Onko aineistoni turvassa skannauksen aikana?
Ehdottomasti. Kaikki skannausprosessimme noudattavat tiukkoja tietoturvakäytäntöjä.
Entä jos aineistossa on paljon niittejä, klemmareita tai kansioita?
Ei huolta – käsittelemme aineiston ennen skannausta niin, että kaikki paperit ovat valmiita digitoitavaksi.
HelppoSkannaus tekee arkistoinnista yksinkertaista
HelppoSkannaus-palvelu on suunniteltu asiakkaille, jotka arvostavat sujuvaa, turvallista ja tehokasta digitointia. Palvelumme kattaa kaiken noudosta palautukseen, jolloin asiakkaan ei tarvitse huolehtia mistään ylimääräisestä.
Kun valitset HelppoSkannauksen, saat:
- Henkilökohtaista palvelua
- Joustavat aikataulut
- Turvallisen käsittelyn
- Kilpailukykyiset hinnat
Tutustu myös muihin palveluihimme, kuten suurkuvaskannaus ja kiinteistöhallinnointi skannaus ja digiarkisto.
Yhteistyössä Sokkelin kanssa
HelppoSkannaus on osa Sokkelin palvelukokonaisuutta. Sokkelilla on pitkä kokemus digitaalisista palveluista ja asiakirjahallinnasta. Lue lisää Sokkeli.fi -sivustolta ja tutustu laajempaan palveluvalikoimaan!
Got questions? Feel free to contact us and ask!
- (09) 684 4860
- sokkeli@sokkeli.fi
HelppoSkannaus Process Summarized
PickUp
Pickup and packing for transportation
Scanning & Digitization
Includes project planning, organization, and process reporting
Storage & Delivery
Delivery of the digitized archive as agreed
Return
Return of the materials, or disposal, according to the client's wishes
