EASY Property Management Scanning and Digital Archive
On this page, you will find more information about our comprehensive service related to property management. This package is tailored specifically for property management professionals.
Tehosta kiinteistöhallintaa digitaalisella dokumenttienhallinnalla
Kiinteistöhallinta vaatii valtavan määrän asiakirjoja, piirustuksia, pöytäkirjoja ja muuta dokumentaatiota, joka on sekä arkistoitava että löydettävissä tarvittaessa nopeasti. Perinteiset paperiarkistot vievät tilaa, aiheuttavat kustannuksia ja voivat aiheuttaa merkittäviä viiveitä tiedonhakuun. HelppoSkannauksen palvelu tuo ratkaisun tähän haasteeseen: moderni kiinteistöhallinnointi toimii parhaiten digitaalisten dokumenttien varassa.
Digitaalisuus ei tarkoita pelkkää skannaamista. Me tarjoamme kokonaisuuden, jossa dokumentit käsitellään, digitoidaan, nimetään ja tallennetaan hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi niin että ne todella palvelevat arjessa.
Tutustu myös suurkuvaskannaukseen ja arkistojen skannaukseen, mikäli tarvitset lisäpalveluita dokumentoinnin tueksi.
Operation of the EASY Scanning Service
A simplified process description of the services included in the package. For a more detailed description, click here!.
1.
PICKUP
2.
SCANNING & DIGITIZING
3.
SAVE & SEND
+
DIGITAL ARCHIVE
4.
RETURN
Miksi skannaus on olennainen osa kiinteistöhallintaa?
Nykyaikainen kiinteistöhallinta vaatii nopeutta, luotettavuutta ja tiedon saavutettavuutta. Skannattu aineisto tarjoaa:
- Hakukelpoisuuden (OCR) – löydät tarvitsemasi asiakirjan sekunneissa.
- Turvallisuuden – digitaalinen tallennus suojaa katoamiselta ja vahingoilta.
- Säästettyä tilaa – arkistokaapit jäävät historiaan.
- Kustannussäästöjä – ei enää manuaalista hakemista, kopioimista tai monistamista.
- Yhteiskäyttöisyyttä – useat käyttäjät voivat käyttää aineistoa samanaikaisesti.
Kun dokumentit on digitoitu oikein, niiden arvo kasvaa. Ne muuttuvat passiivisista papereista aktiiviseksi työkaluksi. Helppo digitointipaketti tekee tästä helppoa kaikenkokoisille toimijoille.
Skannauspalvelut kiinteistöalan ammattilaisille
Palvelumme sopivat erinomaisesti isännöitsijöille, rakennuttajille, taloyhtiöiden hallituksille ja kiinteistösijoittajille, jotka haluavat tehostaa asiakirjahallintaansa. Nämä toimijat tarvitsevat käyttöönsä laajoja dokumenttikokonaisuuksia, jotka sisältävät mm.:
- huoltokirjoja
- rakennuslupapiirustuksia
- isännöitsijäntodistuksia
- talousasiakirjoja
- käyttöohjeita ja sopimuksia
Skannauspalvelumme mahdollistaa näiden aineistojen helpon ja hallitun digitoinnin – ja tarvittaessa niiden toimittamisen suoraan Sokkelin Bank It -digiarkistoon.
Asiakirjojen digitointi vaihe vaiheelta
Skannausprojekti voi kuulostaa työläältä, mutta me olemme tehneet siitä asiakkaillemme vaivattoman. Prosessi etenee selkeästi:
- Aineiston vastaanotto ja esikäsittely
Tarvittaessa noudamme aineiston pääkaupunkiseudulla. Irrotamme muovitaskut, poistamme niitit ja valmistamme dokumentit skannattavaksi. - Skannaus ja OCR-tunnistus
Paperit ja piirustukset skannataan korkealaatuisesti ja muunnetaan tekstintunnistetuksi PDF-muodoksi, jolloin ne ovat haettavissa hakusanoilla. - Tiedostojen nimeäminen ja jäsentely
Dokumentit nimetään asiakkaan toivomalla tavalla – esimerkiksi huoneiston, rakennuksen tai asiakirjatyyppien mukaan. - Tallennus ja toimitus
Aineisto toimitetaan tietoturvallisesti. Halutessasi tallennamme kaiken Sokkelin Bank It -projektipankkiin tai muuhun järjestelmään. - Palautus tai tuhoaminen
Asiakas voi valita aineiston palautuksen tai turvallisen hävityksen. Tuhous tapahtuu aina sopimuksen mukaan ja tietoturvasäädöksiä noudattaen.
Price list
EASY Property Management Scanning Package
from 625 €
Bank It -project bank and Digital Archive service of Sokkeli Oy
from 120€ / month
+ Valid VAT (Value Added Tax)
Example offer:
EASY Property Management Scanning Package
- An excellent comprehensive service that combines the scanning of archives and large-format images.
- Pickup and return of materials in the Greater Helsinki area
- 1000 A4 pages
- 150 A3 pages
- 100 large-format images, e.g., architectural drawings
- Delivery of digital files
Price: 625€ + VAT
Additional services are not included in the example package price.
Alongside the Property Management Scanning Package, Digital Archiving at a special price!
- Digital archiving in Sokkeli's and HelppoSkannaus's own Bank It project bank
- Special price includes 20 users and 10 GB of storage space
- No setup fees!
Price: 120€ / month + VAT
Have a different need for a project bank or digital archiving? Contact us! We'll provide a tailored offer to meet your needs.
- (09) 684 4860
- sokkeli@sokkeli.fi
Explore the content and additional services of the Easy Property Management Scanning package!
Suurkuvaskannaus osana kiinteistöhallintoa
Monet kiinteistöhallinnon dokumentit eivät ole tavanomaista A4-kokoa. Suurkuvaskannaus on olennainen osa palveluamme erityisesti rakennuspiirustusten, LVI-kaavioiden ja rakennesuunnitelmien digitoinnissa. Näitä ei voida tallentaa tehokkaasti ilman erikoisosaamista.
Meiltä saat:
- Tarkkaa suurkuvaskannausta A3-koosta ylöspäin
- Erillisen nimeämisen esim. piirustusnumeron tai suunnittelijan mukaan
- PDF- tai TIFF-muotoiset lopputiedostot
- Mahdollisen tulostuspalvelun Sokkelin digipainossa
Handling of the Materials in the EASY Scanning Service
Pre-scanning processing
- Numbering of materials and creation of process plan
- Removal of staples and spines
- Removal of plastic sleeves
- Identification of materials unsuitable for scanning: e.g., fabric samples, carbon copies, CD-ROMs, and other materials that cannot be processed mechanically
- Unfolding and straightening folded drawings and rolls for scanning
The fixed price of the comprehensive service package includes a processing time of max. 15 minutes per 500 A4-pages of scanned material. Overtime will be charged separately on an hourly basis or as agreed upon in the contract.
Scanning & Digitizing
- Scanning of Paper Documents
- OCR (Optical Character Recognition) text recognition (converts PDFs into searchable text)
- Documents: Naming of files according to agreed specifications
- Large-Format files: Brief file naming, e.g., according to title
Default price includes:
- 1 binder = 1 file (A4 materials)
- 1 drawing/image = 1 file (large-format images)
Additional service: Alternative file naming can be arranged separately.
Handling after Scanning
- Delivery of materials in digital format, e.g., as a secured link or through the project bank.
- Restoration: Binders are reassembled into their original order. Stapled bundles can be restapled.
- Returning to the same format as before scanning
Final Processing of Materials
- Return of materials to the client
- Materials can also be picked up from our office
Additional service: Disposal of materials upon client's request as per separate agreement.
Material Requirements
- Archives: Separate pages or easily separable pages, standard paper. Sizes: A4, A3, or smaller.
- Large-format images: Documents and images larger than A3 size, e.g., architectural drawings, posters, and maps.
- Scannable material must be intact and flexible paper or other material. Scannable materials can include paper, plastic, or sketch paper.
Additional service: Pre-processing for damaged materials, e.g., dirty, torn, wrinkled, or hardened old drawings/images, charged hourly or as agreed upon.
Additional Considerations
In large-format scanning, OCR (Optical Character Recognition) text recognition (where files are converted so that PDFs recognize text as searchable) may not always succeed.
Digiarkisto tuo järjestystä – ei kaaosta
Pelkkä skannaus ei riitä, jos dokumentit eivät ole helposti löydettävissä. Siksi suosittelemme asiakkaillemme Sokkelin tarjoamaa Bank It -digiarkistoa, joka on suunniteltu erityisesti teknisten asiakirjojen, piirustusten ja huoltokirjojen hallintaan.
Hyödyt:
- Hakutoiminnot ja käyttäjäoikeudet
- Versiohallinta ja audit trail
- Turvallinen pilvipohjainen käyttöympäristö
- 20 käyttäjää ja 10 Gt tallennustilaa sisältyy peruspakettiin
Saat HelppoSkannauksen asiakkaana digiarkistoinnin edulliseen etuhintaan.
Toimipiste Helsingissä – palvelua koko pääkaupunkiseudulle
HelppoSkannauksen toimipiste sijaitsee Helsingissä, hyvien kulkuyhteyksien varrella. Palvelemme asiakkaita koko pääkaupunkiseudulla, mukaan lukien Espoo ja Vantaa, sekä lähikunnat Tarjoamme tarvittaessa aineiston noudon ja palautuksen suoraan toimistollesi tai voit toimittaa aineiston meille suoraan.
Ota yhteyttä ja pyydä tarjous tai sovi toimituksesta, niin autamme sinua valitsemaan sopivan tavan edetä.
Yksilölliset tarpeet? Me räätälöimme ratkaisun
Jokainen kiinteistöhallinnon projekti on omanlaisensa. Toisella voi olla kyse muutamasta mapista, toisella kymmenistä piirustusrullista. Olemme tottuneet mukautumaan asiakkaan tarpeisiin.
Tarjoamme:
- Esikäsittelypalvelut vaurioituneille tai erikoismateriaaleille
- Nimeämislogiikan suunnittelu
- Erilliset käyttäjäoikeuspolitiikat digitaalisessa arkistoinnissa
- Konsultointi tietorakenteen ja tiedostopolitiikan suunnittelussa
Jos sinulla on jokin erityistarve oli kyseessä suuri määrä rakennuspiirustuksia tai pitkäaikainen digitointihanke – pyydä tarjous ja suunnitellaan teille sopiva ratkaisu.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kauan skannausprojekti kestää?
Riippuu aineiston määrästä ja esikäsittelytarpeista. Pienet projektit onnistuvat muutamassa päivässä, laajemmat sovitun aikataulun mukaan.
Mitä tarkoittaa OCR-tekstintunnistus?
OCR muuntaa skannatun PDF:n niin, että siinä oleva teksti voidaan hakea kuten normaalissa Word- tai verkkodokumentissa.
Voiko samassa paketissa skannata myös suurkuvia?
Kyllä – paketti voidaan mukauttaa kattamaan sekä A4/A3-kokoiset asiakirjat että suurkuvat.
Onko skannauksen jälkeen mahdollista hävittää aineisto tietoturvallisesti?
Kyllä. Tarjoamme aineiston tuhoamispalvelua erikseen sovittuna.
Ota askel kohti paperitonta hallintaa
Olipa kyseessä pieni taloyhtiö, suuri rakennuttaja tai kiinteistösijoitusyhtiö – HelppoSkannaus auttaa sinua siirtymään moderniin, digitaaliseen kiinteistöhallintaan. Kun valitset meidät, et saa pelkkää skannausta – saat hallintaa, tehokkuutta ja mielenrauhaa.
Contact us!, niin kerromme lisää tai lähetä tarjouspyyntö jo tänään.
Got questions? Feel free to contact us and ask!
- (09) 684 4860
- sokkeli@sokkeli.fi
HelppoSkannaus Process Summarized
PickUp
Pickup and packing for transportation
Scanning & Digitization
Includes project planning, organization, and process reporting
Storage & Delivery
Delivery of the digitized archive as agreed
Return
Return of the materials, or disposal, according to the client's wishes
