Kuvittele tämä: löydät varaston perältä pölyisen pahvilaatikon, jonka sisältö saa sinut pysähtymään. Sisällä on mappeja, vanhoja piirustuksia, kirjeitä ja ehkä jopa haalistuneita valokuvia.
Osa papereista on jo kellastunut, muutama kulma rispaantunut ja tekstit alkavat haalistua.
Moni meistä on joskus ajatellut: ”Nämä pitäisi digitoida, ettei ne häviä”.

Ja se ajatus on oikea. Digitointi ei ole vain käytännön toimenpide vaan se on tapa säilyttää tarinoita, tietoa ja historiaa tulevaisuutta varten. HelppoSkannaus on täällä juuri tätä varten: tekemään prosessista sinulle helpon, turvallisen ja luotettavan.

Miksi digitointi on niin tärkeää?

Paperi ei ole ikuista. Se haurastuu ajan myötä, imee kosteutta, altistuu valolle ja pölylle. Vahingot voivat tulla yllättäen: vesivuoto, tulipalo, tai yksinkertaisesti vuosien kuluminen.
Kun tiedot siirretään digitaaliseen muotoon, ne saavat uuden elämän. Ne mahtuvat taskuun USB-tikun muodossa, löytyvät sekunneissa hakusanalla ja niitä voi jakaa turvallisesti.

HelppoSkannauksella olemme nähneet lukemattomia esimerkkejä siitä, miten digitointi on säästänyt asiakkaita isoilta ongelmilta. Vanhoista asiakirjoista voi tulla arvokkaita todisteita, ja historialliset paperit voivat saada uuden yleisön verkossa.

Miten digitointi tehdään käytännössä?

1. Aloita suunnittelulla

Ennen kuin yksikään paperi kulkee skannerin läpi, kannattaa miettiä, mitä haluat saavuttaa. Haluatko säilyttää kaiken sellaisenaan, vai ainoastaan tärkeimmät asiakirjat?
HelppoSkannauksella autamme sinua priorisoimaan: huonokuntoiset, harvinaiset ja kriittiset dokumentit kannattaa digitoida ensin.

Lue lisää palveluistamme.

2. Valmistele aineisto

Pieni valmistelu nopeuttaa työtä huomattavasti. Poista niitit, klemmarit ja teipit, ja irrota muovitaskut.
Joskus on hyvä järjestää paperit jo valmiiksi aiheittain tai päivämäärän mukaan – näin digitaalisesta arkistosta tulee selkeämpi.

3. Valitse oikea menetelmä

Kaikki paperit eivät ole samanlaisia, eivätkä niiden tarpeet digitoinnissa.

• Tavalliset asiakirjat: skannataan ammattikäyttöön tarkoitetulla nopealla taso- tai syöttöskannerilla.
  
• Hauras aineisto: voidaan kuvata erityisellä dokumenttikameralla, jolloin vältetään paperin rasitus.
  
• Suurkuvat: kartat, rakennuspiirustukset ja muut A2–A0-kokoiset materiaalit vaativat suurkuvaskannerin.

4. Määrittele laatu ja tiedostomuodot

• Tekstidokumentit kannattaa tallentaa PDF/A-muodossa, joka on suunniteltu pitkäaikaissäilytykseen.
  
• Kuvat voidaan tallentaa TIFF- tai korkealaatuisena JPEG-muodossa.
  
• Resoluutio riippuu käyttötarpeesta – arkistointiin 300 dpi on usein riittävä, mutta yksityiskohtiin voidaan käyttää enemmän.

5. Lisää tekstintunnistus

OCR (optical character recognition) muuttaa skannatun kuvan haettavaksi tekstiksi. Tämä on valtava etu arkistoinnissa näin löydät oikean asiakirjan kirjoittamalla hakukenttään esimerkiksi nimen tai päivämäärän.

HelppoSkannauksen prosessi

HelppoSkannauksella digitointi etenee asiakkaan näkökulmasta näin:

1. Contact us! – voit soittaa, lähettää sähköpostia tai täyttää tarjouslomakkeen.
   
2. Nouto tai tuonti – voit tuoda aineiston meille tai hyödyntää kuljetuspalveluamme.
   
3. Scanning & Digitizing – käytämme huippuluokan laitteita ja varmistamme, että jokainen tiedosto on selkeä ja käyttökelpoinen.
   
4. Toimitus – saat aineiston haluamassasi muodossa, joko pilvipalvelussa, muistivälineellä tai sähköpostitse.
   
5. Alkuperäisten käsittely – palautamme ne tai hävitämme turvallisesti, toiveesi mukaan.

Esimerkkejä digitoinnista

• Perhealbumit ja sukututkimus – valokuvat ja kirjeet talteen jälkipolville.
  
• Yrityksen arkistot – vuosikertomukset, pöytäkirjat ja sopimukset siististi digitaalisiksi.
  
• Rakennuspiirustukset – suunnitelmat ja kartat helposti löydettäviksi.

Näissä tilanteissa digitointi ei ole vain arkistointia – se on investointi siihen, että tieto säilyy ja pysyy käytettävänä.

Vinkkejä onnistuneeseen digitointiin

1. Priorisoi – kaikkea ei tarvitse tehdä kerralla, aloita tärkeimmästä.
   
2. Pidä järjestys – sekä fyysisessä että digitaalisessa aineistossa.
   
3. Varmuuskopioi – älä luota yhteen säilytyspaikkaan.
   
4. Käytä ammattilaisia – laatu ja tietoturva pysyvät korkealla tasolla.

Sama palvelu – kaksi nimeä

HelppoSkannaus on osa Sokkelin palveluperhettä.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että digitoinnin lisäksi saat samasta paikasta myös muut dokumentteihin liittyvät ratkaisut – oli kyse sitten tulostuspalveluista, CAD-tulosteista tai skannauspalveluista. Kun kaikki hoituu saman katon alla, säästät aikaa ja vaivaa – ja varmistat yhtenäisen laadun kaikissa vaiheissa.

Miksi aloittaa digitointi juuri nyt?

Vanhat paperit ovat kuin pieniä aikakapseleita – niissä on hetkiä, tarinoita ja tietoa, joita ei voi korvata. Aika kuitenkin tekee tehtävänsä: muste haalistuu, paperi haurastuu ja osa dokumenteista voi kadota pysyvästi.

Digitointi on varmin tapa varmistaa, että nämä muistot ja tiedot säilyvät, ovat helposti saatavilla ja tarvittaessa jaettavissa. Jos sinulla on mappeja, laatikoita tai pinoja papereita, jotka odottavat käsittelyä, nyt on hyvä hetki toimia.

Soita meille tai täytä yhteydenottolomake ja me hoidamme loput.

HelppoSkannaus tekee digitoimisesta helppoa, turvallista ja huolellista. Näin sinä voit keskittyä siihen, mikä on tärkeintä: itse sisältöön.