Skannaus yrityksille
Moderni, tietoturvallinen ja tehokas skannauspalvelu
Yritysten arki on täynnä tietoa: sopimuksia, laskuja, teknisiä piirustuksia, projektikansioita, pöytäkirjoja ja markkinointiaineistoa. Kun asiakirjat ovat paperipinoina mapeissa tai varaston perällä, tiedon hyödyntäminen on hidasta ja kallista. HelppoSkannaus (= EasyScan) tekee skannauksesta yrityksille helppoa – avaamme oven sujuvaan tiedonhallintaan, jossa dokumentit löytyvät sekunneissa, liikkuvat vaivatta organisaation sisällä ja ovat suojassa myös poikkeustilanteissa.
Miten paperiarkisto muuttuu haettavaksi tiedoksi? Kuinka nopeasti hyödyt näkyvät arjessa? Skannaus yrityksille on tietoturvallinen skannauspalvelu, joka etenee sovitun mallin mukaan ja skaalautuu toimialasi tarpeisiin. Hinnoittelu perustuu selkeisiin periaatteisiin (aineiston määrä, valmistelu, OCR ja nimeäminen, toimitustapa) – ilman yllätyksiä.
Miksi skannaus yrityksille kannattaa?
Skannauksen suurin arvo on siinä, että paperinen tieto muuttuu löydettäväksi, jaettavaksi ja turvatuksi digitaaliseksi tiedoksi. Kun dokumenteilla on selkeät nimet ja hakusanat, ne löytyvät nopeasti. Etsiessäsi esimerkiksi sopimuksen liitteen tai vuosikertomuksen sivua 14, sinun ei enää tarvitse selailla mappeja, vaan avaat tiedoston muutamassa sekunnissa.
Liiketoimintahyödyt näkyvät viivyttelemättä:
- Aikaa säästyy. Vähemmän käsityötä, vähemmän etsimistä.
- Tietoturva paranee. Pääsynhallinta, varmuuskopiointi ja lokit luovat selkänojan arjen riskejä vastaan.
- Tieto liikkuu. Tiimit ja sidosryhmät näkevät saman version – myös etätyössä.
- Tilakustannukset pienenevät. Arkistohuone vapautuu muuhun käyttöön.
Ympäristö kiittää. Paperinkulutus vähenee ja prosessit tehostuvat.
Näin HelppoSkannauksen yritys-skannaus etenee
- Kartoitus ja suunnitelma – Aloitamme veloituksettomalla kartoituksella. Määritämme yhdessä dokumenttityypit, määrät, laatuvaatimukset, nimeämiskäytännöt ja tiedostomuodot. Samalla sovitaan, mihin järjestelmään tai kansiorakenteeseen aineisto toimitetaan.
- Toimitus ja turvallinen vastaanotto – Voit toimittaa aineiston meille suoraan sovittuna ajankohtana. Vastaanotamme, kuittaamme ja kirjaamme erät ketjunhallintaa varten. Tarvittaessa järjestämme myös noudon ja turvallisen kuljetuksen.
- Valmistelu ja laadunvarmistus – Poistamme niitit, suoristamme sivut ja jaottelemme aineiston sovittujen sääntöjen mukaan. Jokainen erä kirjataan, jotta mikään ei katoa.
- Skannaus ja optinen tekstintunnistus (OCR) – Skannaamme asiakirjat sovitulla resoluutiolla (tyypillisesti 300–400 dpi), teemme OCR:n, jolloin teksti on haettavissa, ja toteutamme nimikoinnin yhdessä sovittujen sääntöjen mukaisesti.
- Luokittelu, nimeäminen ja metatiedot – Säännöt voivat olla yksinkertaisia (päivämäärä + aihe) tai edistyneitä (projekti, asiakas, sopimusnumero, versio). Tavoitteena on, että tiedosto löytyy hakemalla juuri sillä logiikalla, jota organisaatiossasi käytetään.
- Toimitus ja käyttöönotto – Aineisto toimitetaan joko suojattuna siirtona, asiakkaan projektipankkiin, pilveen tai erikseen sovittuun verkkolevyyn. Varmistamme, että materiaalit integroituu arkeen – ei vain päädy “uuteen arkistoon”.
- Jälkitoimet: palautus tai tietoturvallinen tuhoaminen – Paperit voidaan palauttaa järjestyksessä tai hävittää tietoturvallisesti. Dokumentoimme tuhoamisen.
Tutustu myös palvelupaketteihin ja lisäpalveluihin. Sieltä löydät mm. HELPPO Arkistoskannaus– ja EASY Large-Format Scanning -kokonaisuudet.
Mitä skannauspalveluun voi sisältyä?
Yritysten tarpeet vaihtelevat, joten rakennamme palvelun modulaarisesti. Tyypillisiä elementtejä:
- Arkistojen skannaus – sopimukset, kansiot, kirjanpito, pöytäkirjat.
- Suurkuvaskannaus – CAD-piirustukset, kartat ja vanhat suunnitelmat.
- Lomakkeiden ja kuittien skannaus – taloushallinnon automaatioon.
- Historiallisten aineistojen digitointi – säilyttäkää vuosikymmenten tieto haettavassa muodossa.
Arkistojen skannaus – nopea tie löydettävään tietoon
Kun arkisto on mapeissa, oikean version löytäminen vie aikaa. Arkistojen skannaus muuttaa kokonaisuuden läpinäkyväksi: samaan kansiorakenteeseen, selkeästi nimettynä ja OCR:llä haettavana. Vaikka lähdet liikkeelle yhdestä hyllymetristä, suosittelemme luomaan heti nimeämis- ja metadatakäytännön – se maksaa itsensä takaisin jo ensimmäisissä hakutilanteissa.
Haluatko paketin, jossa koko prosessi on valmiiksi mietitty? Lue lisää aiheesta arkistojen skannaus.
Suurkuvaskannaus – kun millimetrit ratkaisevat
Arkkitehdeille, suunnittelijoille ja kunnossapidolle suurkuvaskannaus on kriittinen. Piirustukset, pohjakuvat ja kaaviot on saatava digitaaliseen muotoon niin, ettei mittatieto kärsi. Skannaamme laajoja rullia ja lehtiä, suoristamme, yhdistämme ja nimeämme aineiston projektikohtaisesti, jotta se istuu suoraan CAD- tai projektipankkikäyttöön.
Tarvittaessa hoidamme myös tulostuksen – lue lisää Sokkeli Oy:n CAD-tulostuksesta ja kopioinnista sekä muista tulostuspalveluista.
Tietoturva ja laatu – perusta, josta emme tingi
Skannaus on tietotyötä. Siksi tietoturva on jokaisessa vaiheessa ensisijainen:
- Toimitus ja turvallinen vastaanotto – Asiakas toimittaa aineiston sovittuna aikana myös nouto on mahdollinen.
- Pääsynhallinta – vain nimetyt käsittelijät, roolipohjainen käyttöoikeus.
- Salaus ja suojattu tiedonsiirto – aineisto liikkuu suojattuja kanavia pitkin.
- Varmuuskopiointi ja lokitus – tapahtumat ja versiot jäljitettävissä.
Laadunvarmistuksessa seuraamme skannausparametreja (dpi, väri/harmaa/mv), sivujärjestystä, luettavuutta, OCR:n onnistumista ja nimeämissääntöjen noudattamista.
Nimeäminen, metatiedot ja hakukelpoisuus
Skannauksen jälkeen tärkeintä on, että tiedosto löytyy heti. Se varmistetaan selkeällä nimeämisellä ja kevyillä metatiedoilla (hakutiedoilla). Jo yksinkertainen malli, kuten 2025-03-15_Projektinimi_Sopimus_V1.pdf, kertoo yhdellä silmäyksellä, mistä on kyse: päivämäärä, mihin liittyy, dokumentin tyyppi ja versio.
Kun tarpeet kasvavat, lisäämme mukaan metatietoja, kuten asiakas, projekti, dokumenttilaji ja versio. Tällöin haku toimii tavallisilla sanoilla, oikea versio löytyy kaikille samanlaisena ja selailu kansioissa jää pois.
Tiedostomuodot ja toimitustavat
- PDF/A pitkäaikaissäilytykseen
- Hakukelpoinen PDF OCR:llä arkikäyttöön
- TIFF/PNG/JPEG kuvapainotteisiin tarpeisiin
Toimitamme aineiston sovitusti: suojattu linkki, SFTP, yrityksen pilvipalvelu, projektipankki tai paikallinen palvelin. Tarvittaessa rakennamme myös väliaikaisen kansiorakenteen, jonka voi siirtää sellaisenaan tuotantoon.
Skannaus osaksi arjen työnkulkua
Skannaus on osa arjen työnkulkua, ei erillinen projekti. Kun aineisto otetaan vastaan keskitetysti ja skannataan (OCR), se on heti haettavissa ja ohjattavissa eteenpäin: laskut hyväksyntään, sopimukset sähköiseen allekirjoitukseen ja projektidokumentit oikeaan kansiorakenteeseen. Kaikki työskentelevät saman, ajantasaisen version kanssa – ilman mapeissa seikkailua.
Yrityksellä on erillisessä tilassa hyllymetreittäin mappeja. Ensin tehdään kartoitus, sitten sovitaan selkeä nimeämismalli ja skannataan aineisto vaiheittain. Valmis kokonaisuus toimitetaan haettavana (OCR), yhtenäisesti nimettynä ja siihen kansiorakenteeseen, jossa tiimi jo työskentelee. Mahdollinen lopputulos: dokumentit löytyvät sekunneissa, tilaa vapautuu muuhun käyttöön ja paperi voidaan hävittää tietoturvallisesti – yhdestä projektista pitkäkestoinen hyöty.
Kustannukset – selkeä ja ennakoitava malli
Projektit ovat keskenään erilaisia, joten emme julkaise kiinteitä hintoja. Sen sijaan arvioimme kokonaisuuden ja annamme kirjallisen, eritellyn tarjouksen ennen työn aloitusta – ilman piilokuluja.
Hintaan vaikuttavat päätekijät:
- Aineiston määrä (sivut / hyllymetrit)
- Valmistelun tarve (niitit, lajittelu, erottelu)
- OCR ja nimeäminen (hakukelpoisuus ja malli)
- Toimitustapa ja kohde (suojattu siirto, pilvi, projektipankki tms.)
Miten etenemme:
- Kerrot arvion määrästä (sivut tai hyllymetrit) ja toivotun lopputuloksen.
- Teemme nopean arvion ja toimitamme eritellyn tarjouksen.
- Aloitamme työn vasta hyväksynnän jälkeen – tiedät etukäteen, mistä kokonaisuus muodostuu.
Haluatko suunta-arvion? Kerro hyllymetrit tai sivumäärä, niin laadimme tarjouksen. Palvelu voidaan toteuttaa myös jatkuvana (esim. kuukausittainen skannaus), jolloin hinnoittelu on ennakkoon sovittu ja helppo budjetoida.
Usein kysyttyä
Meillä on sekalaisia papereita samassa mapissa – haittaako?
Ei haittaa. Erottelu ja nimeäminen tehdään sovitun mallin mukaan, jotta lopputulos on looginen ja haettavissa.
Voimmeko toimittaa aineiston itse?
Kyllä. Toimitus on ensisijainen tapa, ja kuittaamme erät vastaanotossa. Nouto järjestyy tarvittaessa.
Miten tietoturva varmistetaan?
Käsittelyoikeudet on rajattu, siirrot suojataan ja tapahtumat kirjataan. Paperi palautetaan järjestyksessä tai hävitetään tietoturvallisesti dokumentoidusti.
Valmis aloittamaan?
- Kerro lyhyesti aineiston määrä (sivut tai hyllymetrit) ja toivottu lopputulos.
- Saat kirjallisen, eritellyn tarjouksen ennen työn aloitusta.
- Toimita aineisto (tai tilaa nouto) – me hoidamme skannauksen, OCR:n ja nimeämisen.
Pyydä tarjous tai kysy tarkennus – vastaamme nopeasti.
