Arjessa sanat skannaus ja digitointi menev\u00e4t helposti sekaisin \u2013 puhutaan digitoinnista, kun tarkoitetaan skannausta, ja v\u00e4lill\u00e4 p\u00e4invastoin. Taustalla on se, ett\u00e4 ne ovat tavallaan samaa jatkumoa: kun paperi laitetaan skannerin lasille tai sy\u00f6tt\u00f6laitteeseen ja siit\u00e4 syntyy digitaalinen tiedosto, kyse on skannauksesta, joka jo itsess\u00e4\u00e4n vie aineiston pois paperilta digitaaliseen muotoon. Digitointi ymm\u00e4rret\u00e4\u00e4n kuitenkin t\u00e4t\u00e4 syvemp\u00e4n\u00e4 kokonaisuutena: siin\u00e4 skannauksen tuloksena syntynyt tiedosto jalostetaan eteenp\u00e4in esimerkiksi tekstintunnistuksella (OCR) ja rakenteisilla hakutoiminnoilla niin, ett\u00e4 asiakirjoja ei ainoastaan katsella, vaan niist\u00e4 voidaan hakea tietoa nopeasti sanojen, tietojen ja metatietojen perusteella.<\/p>\n\n\n\n
Kun suunnittelet isompaa projektia, esimerkiksi taloyhti\u00f6n, kunnan tai yrityksen arkiston siirtoa s\u00e4hk\u00f6iseen muotoon, n\u00e4iden kahden k\u00e4sitteen ero on kuitenkin todella t\u00e4rke\u00e4. Se vaikuttaa sek\u00e4 hintaan ett\u00e4 siihen, kuinka helppoa tietoa on jatkossa k\u00e4ytt\u00e4\u00e4.<\/p>\n\n\n\n
Haluatko varmistaa, ett\u00e4 arkisto tehd\u00e4\u00e4n kerralla oikein? Me autamme<\/a> hahmottamaan, mit\u00e4 aineistolle kannattaa tehd\u00e4 ja millainen lopputulos palvelee teid\u00e4n arkea parhaiten.<\/p>\n\n\n\n Skannaus on l\u00e4ht\u00f6kohta kaikelle. Se tarkoittaa k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 sit\u00e4, ett\u00e4 fyysiset paperit tai piirustukset muutetaan digitaalisiksi aineistoksi ammattitason skannereilla. Lopputulos voi olla esimerkiksi PDF-, TIFF- tai JPEG-tiedosto, johon on tallentunut tarkka kuva jokaisesta sivusta.<\/p>\n\n\n\n Ennen kuin varsinainen skannaus alkaa, aineisto valmistellaan: niitit poistetaan, mapit avataan, muovitaskut otetaan pois ja paperi suoristetaan. T\u00e4m\u00e4n j\u00e4lkeen aineisto ohjataan taso- tai sy\u00f6tt\u00f6skannerille, joka lukee sivut l\u00e4pi ja tallentaa ne s\u00e4hk\u00f6iseen muotoon.<\/p>\n\n\n\n HelppoSkannaus tekee t\u00e4m\u00e4n tietoturvallisissa tiloissa Helsingin Malminkadulla<\/a>, jonne aineisto voidaan toimittaa suoraan, l\u00e4hetill\u00e4 tai postitse.<\/p>\n\n\n\n Perusmuotoinen skannaus tarkoittaa siis:<\/p>\n\n\n\n Tyypillisi\u00e4 tilanteita, joissa pelkk\u00e4 skannaus riitt\u00e4\u00e4, ovat esimerkiksi pienet arkistot, yksitt\u00e4iset projektikansiot tai aineistot, joita ei ole tarvetta hakea tarkasti sis\u00e4ll\u00f6n perusteella.<\/p>\n\n\n\n Jos suunnittelet skannausta<\/a>, laita meille viesti. Autamme m\u00e4\u00e4rittelem\u00e4\u00e4n sopivan laajuuden, aikataulun ja lopputuloksen.<\/p>\n\n\n\n Digitointi vie skannauksen askeleen pidemm\u00e4lle. Siin\u00e4 ei ole kyse vain paperin muuttamisesta tiedostoksi, vaan koko aineiston muuttamisesta hakukelpoiseksi, helposti hallittavaksi tietovarannoksi.<\/p>\n\n\n\n Digitization<\/a> sis\u00e4lt\u00e4\u00e4 tyypillisesti:<\/p>\n\n\n\n HelppoSkannauksella<\/a> digitointi tarkoittaa k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 sit\u00e4, ett\u00e4 skannaus yhdistet\u00e4\u00e4n huolelliseen jatkok\u00e4sittelyyn. Lopputuloksena saat kokonaisuuden, jossa asiakirjoja ei vain katsella, vaan niit\u00e4 voidaan etsi\u00e4, suodattaa ja hy\u00f6dynt\u00e4\u00e4. T\u00e4m\u00e4 n\u00e4kyy esimerkiksi HelppoSkannauksen palvelumalleissa, joissa arkistojen<\/a> ja suurkuvien digitointi<\/a> yhdistet\u00e4\u00e4n digitaaliseen arkistointiin.<\/p>\n\n\n\n Kun vertailet palveluita ja tarjouksia, huomaat nopeasti, ett\u00e4 skannaus ja digitointi esiintyv\u00e4t usein rinnakkain. Puhekieless\u00e4 ne tarkoittavat monesti samaa asiaa, eik\u00e4 k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6n tekemisess\u00e4 ole suurta ristiriitaa. Silti on hy\u00f6dyllist\u00e4 ymm\u00e4rt\u00e4\u00e4 pieni painotusero: skannaus kuvaa itse teknist\u00e4 vaihetta, kun taas digitointi viittaa usein siihen, ett\u00e4 aineistosta tehd\u00e4\u00e4n my\u00f6s helpommin hy\u00f6dynnett\u00e4v\u00e4 ja haettava kokonaisuus.<\/p>\n\n\n\n T\u00e4ss\u00e4 muutamia eroja:<\/p>\n\n\n\n Monet taloyhti\u00f6t ja is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4t pohtivat, miten vanhat piirustukset, p\u00f6yt\u00e4kirjat ja sopimukset saataisiin vihdoin pois kellarista ja helpommin k\u00e4ytt\u00f6\u00f6n. T\u00e4ss\u00e4 kohtaa on t\u00e4rke\u00e4\u00e4 mietti\u00e4, halutaanko pelkk\u00e4 skannaus, vai halutaanko koko aineisto oikeasti digitointiin ja digiarkistoon.<\/p>\n\n\n\n HelppoSkannauksen HELPPO Kiinteist\u00f6hallinnointi skannaus ja digiarkisto -palvelussa<\/a> n\u00e4m\u00e4 yhdistyv\u00e4t: arkistot ja suurkuvat skannataan, digitointi tehd\u00e4\u00e4n loppuun ja aineisto toimitetaan rakenteiseksi digiarkistoksi, joka on suunniteltu juuri kiinteist\u00f6hallinnan tarpeisiin.<\/p>\n\n\n\n Lopputulos ei ole siis vain skannattu mapillinen pdf:i\u00e4, vaan hallittava kiinteist\u00f6n tietopankki, josta l\u00f6ytyy oikea asiakirja nopeasti hakutoiminnoilla.<\/p>\n\n\n\n Rakennus- ja suunnittelualalla suurkuvat \u2013 piirustukset, planssit ja kaaviot \u2013 ovat kriittist\u00e4 tietoa. Niit\u00e4 t\u00e4ytyy pysty\u00e4 tarkastelemaan tarkasti ja usein my\u00f6s vertaamaan eri versioita kesken\u00e4\u00e4n.<\/p>\n\n\n\n Suurkuvien skannaus<\/a> varmistaa, ett\u00e4 fyysiset piirustukset saadaan talteen korkealaatuisina digikuvina. Kun mukaan lis\u00e4t\u00e4\u00e4n digitointi, piirustukset voidaan nimet\u00e4 ja j\u00e4sennell\u00e4 selke\u00e4sti kohteiden, rakennusvaiheiden tai hankkeiden mukaan. T\u00e4m\u00e4 tekee my\u00f6s tulevista remontti- ja suunnitteluprojekteista sujuvampia.<\/p>\n\n\n\n Usein suurkuvaprojekteissa on j\u00e4rkev\u00e4\u00e4 yhdist\u00e4\u00e4 skannaus ja digitointi: piirustukset skannataan, tiedostot nimet\u00e4\u00e4n ja lopputuloksesta kootaan selke\u00e4 kokonaisuus, joka on hy\u00f6dyksi viel\u00e4 vuosien p\u00e4\u00e4st\u00e4.<\/p>\n\n\n\n Vaikka skannaus ja digitointi ovat teknisi\u00e4 termej\u00e4, HelppoSkannaus on rakennettu niin, ett\u00e4 asiakkaan n\u00e4k\u00f6kulmasta prosessi on mahdollisimman suoraviivainen. Kokonaisuus etenee tyypillisesti n\u00e4in:<\/p>\n\n\n\n Yhteenvetona voit k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 seuraavaa peukalos\u00e4\u00e4nt\u00f6\u00e4, kun mietit skannauksen ja digitoinnin v\u00e4list\u00e4 valintaa:<\/p>\n\n\n\nSkannaus \u2013 fyysisen paperin muuttamista digitaaliseksi kuvaksi<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
<\/li>\n\n\n\n
<\/li>\n\n\n\nDigitointi \u2013 skannauksen lis\u00e4ksi hakukelpoinen ja selke\u00e4sti j\u00e4rjestetty tieto<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
<\/li>\n\n\n\n
<\/li>\n\n\n\n
<\/li>\n\n\n\n
<\/li>\n\n\n\nMiksi erolla skannauksen ja digitoinnin v\u00e4lill\u00e4 on v\u00e4li\u00e4?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
<\/strong>Pelkk\u00e4 skannaus tuottaa s\u00e4hk\u00f6iset kopiot, jotka korvaavat paperit. Digitointi tuottaa haettavan tietovarannon, joka s\u00e4\u00e4st\u00e4\u00e4 aikaa jokaisella kerralla, kun etsit asiakirjaa.
<\/li>\n\n\n\n
<\/strong>Skannaus on yleens\u00e4 edullisempi, koska se sis\u00e4lt\u00e4\u00e4 v\u00e4hemm\u00e4n jatkok\u00e4sittely\u00e4. Digitointi maksaa hieman enemm\u00e4n, mutta tuo vastineeksi rakenteen, hakutoiminnot ja selke\u00e4n digiarkiston. Kun ymm\u00e4rr\u00e4t, mit\u00e4 projektissasi tarvitaan, osaat my\u00f6s tulkita hintaa oikein.
<\/li>\n\n\n\n
<\/strong>Jos t\u00e4rke\u00e4t asiakirjat ovat vain paperilla, riskin\u00e4 ovat kosteus, tulipalo tai katoaminen. Kun skannaus ja digitointi yhdistet\u00e4\u00e4n, aineisto ei ainoastaan s\u00e4ily, vaan siit\u00e4 tulee my\u00f6s nopeasti saavutettavaa. HelppoSkannaus huolehtii koko prosessin tietoturvasta alusta loppuun<\/a> \u2013 valmistelusta skannaukseen, h\u00e4vitykseen ja digiarkistoon.
<\/li>\n\n\n\n
<\/strong>Kun ymm\u00e4rr\u00e4t, ett\u00e4 skannaus on fyysisen aineiston muuttamista digitaalisiksi tiedostoiksi ja ett\u00e4 digitointi on k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 sama kokonaisuus, jota usein t\u00e4ydennet\u00e4\u00e4n OCR-tekstintunnistuksella ja hakutoiminnoilla, sinun on helpompi valita omiin tarpeisiisi sopivin palvelutaso.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\nEsimerkki 1: Taloyhti\u00f6n arkisto \u2013 riitt\u00e4\u00e4k\u00f6 skannaus vai tarvitaanko digitointi?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
<\/li>\n\n\n\nEsimerkki 2: Piirustukset ja suurkuvat \u2013 skannaus ja digitointi k\u00e4si k\u00e4dess\u00e4<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Miten skannaus ja digitointi etenev\u00e4t HelppoSkannauksella?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
<\/strong>K\u00e4ymme l\u00e4pi, millainen arkisto tai aineisto on kyseess\u00e4, mik\u00e4 osa vaatii pelkk\u00e4\u00e4 skannausta ja miss\u00e4 digitointi \u2013 OCR ja hakutoiminnot \u2013 tuovat eniten hy\u00f6ty\u00e4.
<\/li>\n\n\n\n
<\/strong>Aineisto voidaan toimittaa Malminkadulle, noutaa l\u00e4hetill\u00e4<\/a> tai vastaanottaa postitse. Sen j\u00e4lkeen aineisto valmistellaan skannausta varten: niitit, selk\u00e4mykset ja muovitaskut poistetaan, ja aineisto j\u00e4rjestet\u00e4\u00e4n skannausj\u00e4rjestykseen.
<\/li>\n\n\n\n
<\/strong>Varsinainen skannaus tehd\u00e4\u00e4n ammattik\u00e4ytt\u00f6\u00f6n suunnitelluilla skannereilla, jotka k\u00e4sittelev\u00e4t sek\u00e4 arkistot ett\u00e4 suurkuvat tehokkaasti.
<\/li>\n\n\n\n
<\/strong>OCR-tekstintunnistus, nime\u00e4minen, kansiorakenteen rakentaminen ja mahdolliset lis\u00e4palvelut (esim. metatiedot ja valmiit hakurakenteet) tehd\u00e4\u00e4n projektikohtaisen suunnitelman mukaan. Jos haluat perehty\u00e4 aiheeseen tarkemmin, HelppoSkannauksen opas \u201cN\u00e4in digitoit vanhat paperit\u201d<\/a> avaa prosessia k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6nl\u00e4heisesti.
<\/li>\n\n\n\n
<\/strong>Valmis aineisto voidaan toimittaa muistitikulla, turvallisen linkin kautta tai integroida osaksi asiakkaan j\u00e4rjestelmi\u00e4. Tarvittaessa HelppoSkannaus huolehtii my\u00f6s fyysisen aineiston palautuksesta tai tietoturvallisesta h\u00e4vitt\u00e4misest\u00e4.<\/li>\n<\/ol>\n\n\n\nMilloin riitt\u00e4\u00e4 skannaus \u2013 ja milloin digitointi on j\u00e4rkev\u00e4 valinta?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
\n