{"id":956,"date":"2025-09-16T10:24:42","date_gmt":"2025-09-16T08:24:42","guid":{"rendered":"https:\/\/helpposkannaus.fi\/?p=956"},"modified":"2025-09-16T22:21:37","modified_gmt":"2025-09-16T20:21:37","slug":"nain-huolehdimme-turvallisuudesta-helpposkannauksen-tapa-suojata-aineistosi-alusta-loppuun","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/helpposkannaus.fi\/en\/nain-huolehdimme-turvallisuudesta-helpposkannauksen-tapa-suojata-aineistosi-alusta-loppuun\/","title":{"rendered":"N\u00e4in huolehdimme turvallisuudesta \u2013 HelppoSkannauksen tapa suojata aineistosi alusta loppuun"},"content":{"rendered":"

Kun siirr\u00e4t meille asiakirjasi, piirustuksesi tai muun arkistomateriaalisi, annat meille samalla t\u00e4rkeimm\u00e4n p\u00e4\u00e4omasi: tiedon. Siksi turvallisuus ei ole meille vain yksitt\u00e4inen tarkistuslista, vaan koko palvelumallimme selk\u00e4ranka. Lis\u00e4tietoa palveluistamme l\u00f6yd\u00e4t sivuilta Skannaus<\/a> ja Digitointi<\/a>.<\/p>\n\n\n\n

1) Turvallinen prosessi \u2013 mit\u00e4 tapahtuu, kun tilaat meilt\u00e4 skannauksen?<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Turvallinen skannaus ja digitointi alkaa ennakoinnista. Kun otat meihin yhteytt\u00e4<\/a>, k\u00e4ymme l\u00e4pi aineistotyypit, m\u00e4\u00e4r\u00e4t, k\u00e4ytt\u00f6oikeudet ja tietosuojavaatimukset. Laadimme t\u00e4m\u00e4n pohjalta prosessisuunnitelman, jossa m\u00e4\u00e4ritell\u00e4\u00e4n esimerkiksi nime\u00e4mislogiikka, k\u00e4ytt\u00f6oikeuksien jakaminen, tiedostomuodot ja toimitustapa.<\/p>\n\n\n\n

Nouto ja kuljetus:<\/strong> Noudamme tarvittaessa aineistot sovitusti ja pakkaamme ne kuljetusta varten. Jokaiselle l\u00e4hetykselle luodaan yksil\u00f6llinen seuranta: mit\u00e4 otettiin vastaan, miss\u00e4 se liikkuu ja kuka k\u00e4sittelee sit\u00e4.<\/p>\n\n\n\n

Vastaanotto ja esik\u00e4sittely:<\/strong> Materiaali kirjataan j\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4mme, josta n\u00e4kyy sen sijainti, vastuuhenkil\u00f6 ja k\u00e4sittelyvaihe. Poistamme niitit, selk\u00e4mykset ja muovitaskut turvallisissa k\u00e4sittelytiloissa, jotta skannaus onnistuu siististi. Aineiston fyysinen j\u00e4rjestys s\u00e4ilytet\u00e4\u00e4n, ja halutessasi koko kansiorakenne voidaan ennallistaa skannauksen j\u00e4lkeen.<\/p>\n\n\n\n

Skannaus ja OCR:<\/strong> Skannaamme aineistot laitteilla, jotka tuottavat korkealaatuista kuvaa hallitulla resoluutiolla. Tekstit tunnistetaan OCR:ll\u00e4, jotta dokumentit ovat haettavissa \u2013 t\u00e4m\u00e4 on t\u00e4rke\u00e4\u00e4 sek\u00e4 tiedon l\u00f6ydett\u00e4vyyden ett\u00e4 riskienhallinnan kannalta. OCR:n avulla l\u00f6yd\u00e4t oikean tiedon nopeasti ilman, ett\u00e4 alkuper\u00e4isi\u00e4 papereita tarvitsee k\u00e4sitell\u00e4 turhaan.<\/p>\n\n\n\n

Nime\u00e4minen ja j\u00e4sentely:<\/strong> Noudatamme sovittua nime\u00e4mislogiikkaa (esim. asiakirjatyyppi, kohde, p\u00e4iv\u00e4m\u00e4\u00e4r\u00e4, piirustusnumero). Huolellinen nime\u00e4minen v\u00e4hent\u00e4\u00e4 v\u00e4\u00e4rink\u00e4yt\u00f6n riski\u00e4 ja tekee tiedoista l\u00e4pin\u00e4kyv\u00e4sti hallittavia.<\/p>\n\n\n\n

Toimitus ja s\u00e4ilytys:<\/strong> Toimitamme aineistot sovitussa muodossa ja kanavassa \u2013 vaihtoehtoina ovat esimerkiksi suojattu linkki, muistitikku tai integraatio valitsemaasi j\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4n. Kun k\u00e4ytt\u00e4jill\u00e4 on vain tarvitsemansa k\u00e4ytt\u00f6oikeudet ja toimituskanavat on suojattu, pienenn\u00e4mme p\u00e4\u00e4synhallinnan riskej\u00e4 ilman k\u00e4ytt\u00f6kokemuksen heikkenemist\u00e4.<\/p>\n\n\n\n

2) Fyysinen turvallisuus \u2013 tilat, kulunvalvonta ja siisti tuotanto<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Turvallinen digitointi rakentuu my\u00f6s ymp\u00e4rist\u00f6st\u00e4, jossa ty\u00f6t\u00e4 tehd\u00e4\u00e4n. Siksi aineistot k\u00e4sitell\u00e4\u00e4n valvotuissa tiloissa, joihin on rajattu p\u00e4\u00e4sy. Jokap\u00e4iv\u00e4inen j\u00e4rjestys, selke\u00e4t ty\u00f6pisteet ja nimetty vastuutaho varmistavat, ettei mik\u00e4\u00e4n arkistosi osa \u201ckatoa tuotannon taakse\u201d.<\/p>\n\n\n\n

Suurikokoiset piirustukset ja erikoisasiakirjat edellytt\u00e4v\u00e4t omanlaistaan k\u00e4sittely\u00e4: suojat rullille ja taitteille, p\u00f6lyt\u00f6n ty\u00f6skentely sek\u00e4 oikeat kuljetus- ja s\u00e4ilytyspinnat. Suurkuville on oma tuotantolinjansa, johon tutustut tarkemmin sivulla HELPPO Suurkuvien skannaus<\/a>. Erottamalla prosessit varmistamme, ett\u00e4 erikoisaineistojen laatu ja turvallisuus eiv\u00e4t k\u00e4rsi.<\/p>\n\n\n\n

3) Tietoturva tekniikassa \u2013 salaus, oikeudet ja j\u00e4ljitett\u00e4vyys<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Salaus ja suojatut siirtokanavat:<\/strong> Kun toimitamme tiedostoja verkon yli, k\u00e4yt\u00e4mme salattuja siirtotapoja. Ulkoisia tietov\u00e4lineit\u00e4 (esim. muistitikku) k\u00e4ytet\u00e4\u00e4n asiakkaan toiveiden mukaan, suojattuna ja sinet\u00f6ityn\u00e4.<\/p>\n\n\n\n

K\u00e4ytt\u00f6oikeuksien hallinta:<\/strong> Kaikilla ei tarvitse olla p\u00e4\u00e4sy\u00e4 kaikkeen. M\u00e4\u00e4rittelemme roolipohjaiset k\u00e4ytt\u00f6oikeudet, jotta vain oikeat henkil\u00f6t n\u00e4kev\u00e4t oikeat tiedot. T\u00e4m\u00e4 v\u00e4hent\u00e4\u00e4 inhimillisten virheiden riski\u00e4 ja tukee tietosuoja-asetusten noudattamista.<\/p>\n\n\n\n

Lokitus ja j\u00e4ljitett\u00e4vyys:<\/strong> Tallennamme k\u00e4sittelyn kannalta olennaiset tapahtumat, jolloin j\u00e4lkik\u00e4teen n\u00e4kyy, mit\u00e4 on tehty ja milloin. L\u00e4pin\u00e4kyvyys luo luottamusta \u2013 sek\u00e4 sinulle ett\u00e4 omalle laadunvalvonnallemme.<\/p>\n\n\n\n

Varmuuskopiointi ja palautettavuus:<\/strong> Sovitun k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6n mukaisesti kopioimme aineiston turvallisesti ja varmistamme, ett\u00e4 palautus on mahdollista. T\u00e4m\u00e4 koskee erityisesti kriittisi\u00e4 dokumentteja, kuten sopimuksia, piirustuksia ja historiatietoja, jotka halutaan turvata my\u00f6s poikkeustilanteissa.<\/p>\n\n\n\n

4) Tietosuoja on suunnittelukysymys \u2013 minimointi, luokittelu ja poistopolitiikka<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Kaikissa projekteissa kysymme: mik\u00e4 on v\u00e4hin m\u00e4\u00e4r\u00e4 henkil\u00f6tietoa, jota tarvitsee k\u00e4sitell\u00e4? Tietojen minimointi on tehokkain tapa hallita riskej\u00e4. Rajamme materiaalit ja metatiedot oleelliseen, ja sovimme selke\u00e4t s\u00e4ilytysajat. Kun aineistolla on luokitus (esim. sis\u00e4inen, luottamuksellinen), pystymme ohjaamaan k\u00e4sittely\u00e4 ja p\u00e4\u00e4syj\u00e4 t\u00e4sm\u00e4llisemmin.<\/p>\n\n\n\n

Jos haluat, tuhoamme paperiaineiston turvallisesti projektin p\u00e4\u00e4tytty\u00e4 \u2013 dokumentoidusti ja sovitun standardin mukaan. Vaihtoehtoisesti palautamme alkuper\u00e4iset asiakirjat ennallistettuina.<\/p>\n\n\n\n

5) Ihmiset tekev\u00e4t turvallisuuden \u2013 koulutus, salassapito ja vastuuroolit<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Tekniikka ja prosessit eiv\u00e4t yksin riit\u00e4. Siksi panostamme jatkuvaan koulutukseen: aineistojen k\u00e4sittelyohjeet, tietoturvapoikkeamien tunnistaminen, salasanak\u00e4yt\u00e4nn\u00f6t ja fiksut ty\u00f6tavat ovat arkea tiimiss\u00e4mme. Kaikkiin projekteihin liitet\u00e4\u00e4n salassapitovelvoitteet ja nime\u00e4mme vastuuhenkil\u00f6n, joka huolehtii projektin tietoturva-asioista sek\u00e4 asiakasyhteydenpidosta.<\/p>\n\n\n\n

6) Erikoistilanteet: suurkuvat, kiinteist\u00f6hallinnan dokumentit ja sekamateriaalit<\/strong><\/h2>\n\n\n\n

Monet kiinteist\u00f6- ja rakentamishankkeiden aineistot sis\u00e4lt\u00e4v\u00e4t yhdistelm\u00e4n sopimuksia, piirustuksia, valokuvia ja muistiinpanoja \u2013 sek\u00e4 paperilla ett\u00e4 suurempina rullina. Turvallisuuden kannalta on t\u00e4rke\u00e4\u00e4, ett\u00e4 prosessi skaalautuu kaikkiin formaatteihin.<\/p>\n\n\n\n