{"id":1055,"date":"2026-09-08T15:25:24","date_gmt":"2026-09-08T13:25:24","guid":{"rendered":"https:\/\/helpposkannaus.fi\/?p=1055"},"modified":"2026-09-08T15:25:25","modified_gmt":"2026-09-08T13:25:25","slug":"kiinteistohallinnoinnin-aineistot-sahkoiseksi","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/helpposkannaus.fi\/en\/kiinteistohallinnoinnin-aineistot-sahkoiseksi\/","title":{"rendered":"Kiinteist\u00f6hallinnoinnin aineistot s\u00e4hk\u00f6iseksi"},"content":{"rendered":"
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t
\n\t\t\t\t\t\t\t\t\t

Kiinteist\u00f6hallinnoinnin aineistojen s\u00e4hk\u00f6ist\u00e4minen tarkoittaa taloyhti\u00f6iden, rakennuttajien ja kiinteist\u00f6sijoittajien p\u00f6yt\u00e4kirjojen, sopimusten, huoltokirjojen ja rakennuspiirustusten muuttamista skannauksen ja OCR-tekstintunnistuksen avulla hakukelpoisiksi tiedostoiksi. Kun aineisto on digitaalisessa muodossa, is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4 l\u00f6yt\u00e4\u00e4 tarvittavan asiakirjan sekunneissa mapin selailun sijaan, ja taloyhti\u00f6n p\u00e4\u00e4t\u00f6shistoria s\u00e4ilyy tallessa my\u00f6s vesivahingon tai tulipalon varalta.<\/p>\n\n

Mit\u00e4 asiakirjoja kiinteist\u00f6hallinnossa kertyy<\/h2>\n\n

Taloyhti\u00f6n, rakennuttajan tai is\u00e4nn\u00f6intitoimiston arkistoon kertyy vuosien varrella laaja kirjo erilaista materiaalia. Tyypillisimpi\u00e4 ovat yhti\u00f6kokousten ja hallituksen kokousten p\u00f6yt\u00e4kirjat, osakeluettelot ja is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4ntodistukset, vakuutus-, urakka-, s\u00e4hk\u00f6-, l\u00e4mmitys- ja huoltosopimukset, huoltokirjat ja korjaushistoria sek\u00e4 rakennuspiirustukset ja muut tekniset suunnitelmat. Osa aineistosta on paperilla, osa hajallaan eri is\u00e4nn\u00f6itsij\u00f6iden ja hallitusten kausilta kertyneiss\u00e4 s\u00e4hk\u00f6posteissa ja verkkolevyill\u00e4.<\/p>\n\n

Mit\u00e4 pidemp\u00e4\u00e4n taloyhti\u00f6 tai kiinteist\u00f6 on toiminut, sit\u00e4 todenn\u00e4k\u00f6isemmin aineisto on hajanaista. Is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4 on voinut vaihtua useaan kertaan, ja jokainen vaihdos on lis\u00e4nnyt riski\u00e4 siit\u00e4, ett\u00e4 jokin asiakirja j\u00e4\u00e4 l\u00f6ytym\u00e4tt\u00e4 juuri silloin kun sit\u00e4 tarvitaan, esimerkiksi asuntokaupan tai remonttip\u00e4\u00e4t\u00f6ksen yhteydess\u00e4.<\/p>\n\n

Aihe koskettaa erityisesti is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4toimistoja, jotka hallinnoivat kymmeni\u00e4 taloyhti\u00f6it\u00e4 samanaikaisesti, taloyhti\u00f6iden hallituksia, jotka vastaavat viime k\u00e4dess\u00e4 arkistoinnin j\u00e4rjest\u00e4misest\u00e4, sek\u00e4 rakennuttajia ja kiinteist\u00f6sijoittajia, joiden salkussa on useita kohteita ja niihin liittyv\u00e4\u00e4 teknist\u00e4 dokumentaatiota. Jokaisella n\u00e4ist\u00e4 on hieman erilainen tarve, mutta lopputavoite on sama, aineisto pit\u00e4\u00e4 l\u00f6yty\u00e4 nopeasti ja pysy\u00e4 tallessa riippumatta siit\u00e4, kuka sit\u00e4 juuri sill\u00e4 hetkell\u00e4 hoitaa.<\/p>\n\n

Miksi paperiarkisto muodostuu ongelmaksi<\/h2>\n\n

Paperinen arkisto vie tilaa ja altistuu kosteudelle, valolle ja fyysiselle kulumiselle. Suurempi riski on kuitenkin se, ett\u00e4 koko historia voi h\u00e4vit\u00e4 yhdess\u00e4 vesivahingossa tai tulipalossa. Lis\u00e4ksi tiedonhaku hidastuu, kun mapit ovat eri paikoissa tai eri henkil\u00f6iden hallussa. Is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4n tai hallituksen puheenjohtajan vaihtuessa aineisto ei aina siirry kokonaisuudessaan seuraajalle, jolloin osa taloyhti\u00f6n historiasta katoaa k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 n\u00e4kyvist\u00e4, vaikka paperit olisivatkin jossain tallessa.<\/p>\n\n

K\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 t\u00e4m\u00e4 n\u00e4kyy arjessa esimerkiksi silloin, kun uusi hallitus haluaa selvitt\u00e4\u00e4, mit\u00e4 edellisist\u00e4 remonteista on p\u00e4\u00e4tetty, tai kun asunnon ostaja pyyt\u00e4\u00e4 is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4ntodistusta ja siihen liittyvi\u00e4 liitteit\u00e4 nopealla aikataululla. Jos aineisto on hajallaan paperilla, selvitysty\u00f6 voi vied\u00e4 p\u00e4ivi\u00e4, vaikka tieto olisi periaatteessa ollut koko ajan olemassa.<\/p>\n\n

Mit\u00e4 laki edellytt\u00e4\u00e4 asiakirjojen s\u00e4ilytyksest\u00e4<\/h2>\n\n

Asunto-osakeyhti\u00f6laki (1599\/2009)<\/a> ei aseta kaikille asiakirjoille yksiselitteist\u00e4 s\u00e4ilytysaikaa, mutta se edellytt\u00e4\u00e4, ett\u00e4 keskeiset asiakirjat s\u00e4ilytet\u00e4\u00e4n luotettavalla tavalla. K\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 yhti\u00f6kokousten ja hallituksen p\u00f6yt\u00e4kirjat kuuluvat taloyhti\u00f6n pysyv\u00e4sti arkistoitaviin asiakirjoihin, ja ne tulee s\u00e4ilytt\u00e4\u00e4 koko yhti\u00f6n olemassaolon ajan. Osakeluettelotietoja on s\u00e4ilytett\u00e4v\u00e4 v\u00e4hint\u00e4\u00e4n kymmenen vuotta omistajanvaihdoksen j\u00e4lkeen, ja sopimukset kannattaa arkistoida ainakin niiden sopimusoikeudellisten vastuuaikojen ajan.<\/p>\n\n

S\u00e4ilytystavalle ei ole laissa asetettu pakkoa k\u00e4ytt\u00e4\u00e4 nimenomaan paperia, joten s\u00e4hk\u00f6inen arkisto t\u00e4ytt\u00e4\u00e4 vaatimuksen yht\u00e4 hyvin kuin mappi hyllyss\u00e4, kunhan aineiston eheys ja luettavuus on varmistettu my\u00f6s vuosien kuluttua. T\u00e4m\u00e4 on monelle taloyhti\u00f6lle helpotus, sill\u00e4 pysyv\u00e4sti s\u00e4ilytett\u00e4v\u00e4 p\u00f6yt\u00e4kirja-aineisto kertyy vuosikymmenten my\u00f6t\u00e4 isoksi kokonaisuudeksi, jota on hankala pit\u00e4\u00e4 j\u00e4rjestyksess\u00e4 pelk\u00e4st\u00e4\u00e4n paperilla.<\/p>\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
Asiakirjatyyppi<\/th>\nS\u00e4ilytysaika<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
Yhti\u00f6kokouksen p\u00f6yt\u00e4kirja<\/td>\nPysyv\u00e4sti, koko yhti\u00f6n olemassaolon ajan<\/td>\n<\/tr>\n
Hallituksen p\u00f6yt\u00e4kirja<\/td>\nPysyv\u00e4sti, koko yhti\u00f6n olemassaolon ajan<\/td>\n<\/tr>\n
Osakeluettelotiedot<\/td>\nV\u00e4hint\u00e4\u00e4n 10 vuotta omistajanvaihdoksen j\u00e4lkeen<\/td>\n<\/tr>\n
Sopimukset (vakuutus, urakka, huolto)<\/td>\nSopimusoikeudellisen vastuuajan mukaan<\/td>\n<\/tr>\n
Kirjanpitoaineisto<\/td>\nKirjanpitolain mukaan, tyypillisesti 6 tai 10 vuotta<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n

Miten s\u00e4hk\u00f6ist\u00e4minen etenee k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4<\/h2>\n\n

Kiinteist\u00f6hallinnoinnin aineiston s\u00e4hk\u00f6ist\u00e4minen kannattaa aloittaa aineiston l\u00e4pik\u00e4ynnill\u00e4. Ensin selvitet\u00e4\u00e4n, mit\u00e4 paperia on olemassa ja miss\u00e4 kunnossa se on, ja karsitaan pois materiaali joka ei sovellu skannattavaksi. T\u00e4m\u00e4n j\u00e4lkeen asiakirjat skannataan sopivalla tarkkuudella ja v\u00e4riasetuksella, teksti tunnistetaan OCR:ll\u00e4 hakukelpoiseksi, ja tiedostot nimet\u00e4\u00e4n selke\u00e4n logiikan mukaan, esimerkiksi p\u00e4iv\u00e4m\u00e4\u00e4r\u00e4, asiakirjatyyppi ja versio samassa tiedostonimess\u00e4. Lopuksi aineisto tallennetaan sovittuun paikkaan, esimerkiksi Sokkelin Bank It -digiarkistoon, josta useampi k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4 p\u00e4\u00e4see siihen k\u00e4siksi samanaikaisesti.<\/p>\n\n

Aineisto on koko prosessin ajan luottamuksellista, mik\u00e4 on erityisen t\u00e4rke\u00e4\u00e4 kiinteist\u00f6hallinnossa, jossa asiakirjat sis\u00e4lt\u00e4v\u00e4t usein osakkaiden henkil\u00f6tietoja ja taloudellisia tietoja. Is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4n ei my\u00f6sk\u00e4\u00e4n tarvitse tulla paikan p\u00e4\u00e4lle, sill\u00e4 aineisto voidaan noutaa suoraan toimistolta tai taloyhti\u00f6n kokoustilasta ja palauttaa tai h\u00e4vitt\u00e4\u00e4 tietoturvallisesti sopimuksen mukaan. Pienempi aineisto, kuten yhden hallituskauden p\u00f6yt\u00e4kirjat, saadaan usein digitaaliseen muotoon jopa p\u00e4iv\u00e4ss\u00e4, kun taas laajemmalle arkistolle sovitaan erikseen eteneminen vaiheittain.<\/p>\n\n

Suurikokoiset piirustukset ja tekniset asiakirjat<\/h2>\n\n

Rakennuspiirustukset ja muut suurikokoiset tekniset dokumentit vaativat oman k\u00e4sittelyns\u00e4. OCR-tekstintunnistus ei aina onnistu suurkuvamateriaalissa yht\u00e4 luotettavasti kuin tavallisessa A4-kokoisessa asiakirjassa, koska piirustuksissa teksti voi olla pient\u00e4, vinossa tai osana teknist\u00e4 kuviota. T\u00e4ll\u00f6in arvo syntyy ennen kaikkea siit\u00e4, ett\u00e4 piirustus on ylip\u00e4\u00e4t\u00e4\u00e4n tallessa digitaalisena ja jaettavissa ilman fyysist\u00e4 kopiointia, vaikka koko sis\u00e4lt\u00f6 ei olisikaan tekstihaulla l\u00f6ydett\u00e4viss\u00e4.<\/p>\n\n

Suurkuvaskanneri k\u00e4sittelee jopa 1219 millimetri\u00e4 leveit\u00e4 ja l\u00e4hes rajattoman pitki\u00e4 dokumentteja, joten tyypilliset rakennuspiirustukset, kartat ja tekniset kaaviot mahtuvat skannattaviksi sellaisenaan. Skannaus onnistuu sek\u00e4 v\u00e4rillisen\u00e4 ett\u00e4 harmaas\u00e4vyisen\u00e4, ja valinta kannattaa tehd\u00e4 sen mukaan, tarvitaanko piirustusta viel\u00e4 tulostettavaksi tai k\u00e4ytet\u00e4\u00e4nk\u00f6 sit\u00e4 jatkossa vain n\u00e4yt\u00f6lt\u00e4 katsottavana referenssin\u00e4.<\/p>\n\n

\n

Kiinteist\u00f6liiton mukaan<\/a> taloyhti\u00f6n hallitus vastaa viime k\u00e4dess\u00e4 siit\u00e4, ett\u00e4 asiakirjojen s\u00e4ilytys ja arkistointi on j\u00e4rjestetty asianmukaisesti, vaikka k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6n arkistoinnin hoitaakin yleens\u00e4 is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n

Paperiarkisto vai s\u00e4hk\u00f6inen arkisto<\/h2>\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n\n
Ominaisuus<\/th>\nPaperiarkisto<\/th>\nS\u00e4hk\u00f6inen arkisto<\/th>\n<\/tr>\n<\/thead>\n
Tiedonhaku<\/td>\nManuaalista selailua mapeista<\/td>\nHakusanalla sekunneissa<\/td>\n<\/tr>\n
Tilantarve<\/td>\nArkistokaappeja ja varastotilaa<\/td>\nEi fyysist\u00e4 tilaa<\/td>\n<\/tr>\n
Riskit<\/td>\nVesivahinko, tulipalo, katoaminen<\/td>\nVarmuuskopioitavissa ja suojattavissa<\/td>\n<\/tr>\n
Jaettavuus<\/td>\nVaatii kopioinnin tai l\u00e4hett\u00e4misen<\/td>\nUseampi k\u00e4ytt\u00e4j\u00e4 samanaikaisesti<\/td>\n<\/tr>\n
Jatkuvuus is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4n vaihtuessa<\/td>\nRiippuu siirron huolellisuudesta<\/td>\nAineisto pysyy tallessa ja saatavilla<\/td>\n<\/tr>\n<\/tbody>\n<\/table>\n\n

Frequently asked questions<\/h2>\n\n
\n

Kuinka kauan taloyhti\u00f6n p\u00f6yt\u00e4kirjat pit\u00e4\u00e4 s\u00e4ilytt\u00e4\u00e4?<\/h3><\/summary>\n

Yhti\u00f6kokouksen ja hallituksen p\u00f6yt\u00e4kirjat kuuluvat taloyhti\u00f6n pysyv\u00e4sti s\u00e4ilytett\u00e4viin asiakirjoihin, joten ne tulee arkistoida koko yhti\u00f6n olemassaolon ajaksi, paperilla tai s\u00e4hk\u00f6isesti.<\/p>\n<\/details>\n\n

\n

Voiko vanhat rakennuspiirustukset skannata?<\/h3><\/summary>\n

Kyll\u00e4. Suurikokoiset piirustukset ja tekniset kaaviot voidaan skannata jopa 1219 millimetrin leveyteen asti, ja tarvittaessa suurempi aineisto skannataan osissa ja yhdistet\u00e4\u00e4n digitaalisesti.<\/p>\n<\/details>\n\n

\n

Onko s\u00e4hk\u00f6inen arkistointi tietosuoja-asetuksen mukaista?<\/h3><\/summary>\n

Kyll\u00e4, kun henkil\u00f6tietoja sis\u00e4lt\u00e4v\u00e4t asiakirjat k\u00e4sitell\u00e4\u00e4n ja tallennetaan tietosuoja-asetuksen edellytt\u00e4m\u00e4ll\u00e4 tavalla ja p\u00e4\u00e4sy aineistoon rajataan tarpeen mukaan.<\/p>\n<\/details>\n\n

\n

Kuka vastaa taloyhti\u00f6n asiakirjojen s\u00e4ilytyksest\u00e4?<\/h3><\/summary>\n

Vastuu on viime k\u00e4dess\u00e4 taloyhti\u00f6n hallituksella, vaikka k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6n arkistoinnin hoitaakin yleens\u00e4 is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4 tai is\u00e4nn\u00f6intitoimisto.<\/p>\n<\/details>\n\n

\n

Mit\u00e4 alkuper\u00e4isille papereille tapahtuu skannauksen j\u00e4lkeen?<\/h3><\/summary>\n

Kun digitoitu aineisto on hyv\u00e4ksytty, alkuper\u00e4iset asiakirjat joko palautetaan tai h\u00e4vitet\u00e4\u00e4n tietoturvallisesti sopimuksen mukaan, ja h\u00e4vitys voidaan tarvittaessa dokumentoida.<\/p>\n<\/details>\n\n\n

Aloita kiinteist\u00f6hallinnoinnin s\u00e4hk\u00f6ist\u00e4minen<\/h2>\n\n

Olipa kyseess\u00e4 pieni taloyhti\u00f6, suuri rakennuttaja tai kiinteist\u00f6sijoitusyhti\u00f6, HelppoSkannaus auttaa siirtym\u00e4\u00e4n paperiarkistosta hallittuun digitaaliseen arkistoon. Kerro meille karkeasti, millaista aineistoa sinulla on, niin ehdotamme sopivan tavan edet\u00e4. Soita (09) 684 4860<\/a>, l\u00e4het\u00e4 s\u00e4hk\u00f6postia osoitteeseen sokkeli@sokkeli.fi tai t\u00e4yt\u00e4 tarjouspyynt\u00f6lomake, niin sovitaan aikataulu ja k\u00e4sittely.<\/p>\n\n

HelppoSkannaus means Easy Scanning service, and it is part of Sokkeli Oy:n<\/a> palvelutarjontaa. Sokkeli on toiminut Helsingiss\u00e4 vuodesta 1953 tulostus-, digipaino- ja skannauspalvelujen erikoisosaajana jo kolmannessa polvessa.<\/p>\n\n

\n\n

L\u00e4hteet ja lis\u00e4tietoa<\/h2>\n\n