Taloyhti\u00f6n asiakirjat s\u00e4hk\u00f6iseksi siirt\u00e4minen on projekti, joka on monessa yhti\u00f6ss\u00e4 ajankohtainen mutta j\u00e4\u00e4 silti vuodesta toiseen tekem\u00e4tt\u00e4. Mapeissa on vuosikymmenien p\u00f6yt\u00e4kirjoja, sopimuksia, piirustuksia ja huoltohistoriaa, ja tieto l\u00f6ytyy ”kyll\u00e4 jostain, kunhan etsii tarpeeksi kauan”. Samaan aikaan arkistokaapit viev\u00e4t tilaa ja paperiset dokumentit kuluvat, kastuvat tai katoavat. Digitointi ratkaisee n\u00e4m\u00e4 ongelmat kerralla, kun se tehd\u00e4\u00e4n j\u00e4rkev\u00e4sti.<\/p>\n\n\n\n
Taloyhti\u00f6iden dokumenttim\u00e4\u00e4r\u00e4t kasvavat vuosi vuodelta. Jokainen yhti\u00f6kokous, putkiremontti, kattosaneeraus ja huoltokierros tuottaa lis\u00e4\u00e4 paperia. Samaan aikaan is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4t vaihtuvat, hallituksen j\u00e4senet uusiutuvat ja kukaan ei ole aivan varma, miss\u00e4 kaikkialla tietoa s\u00e4ilytet\u00e4\u00e4n.<\/p>\n\n\n\n
Kun taloyhti\u00f6n asiakirjat ovat s\u00e4hk\u00f6isess\u00e4 muodossa, tilanteesta tulee hallittava. Dokumentit l\u00f6ytyv\u00e4t hakusanalla sekunneissa, ne voidaan jakaa turvallisesti hallituksen j\u00e4senille ja is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4lle, eik\u00e4 yksitt\u00e4isen mapin katoaminen tarkoita tiedon menetyst\u00e4. Digitointi ei ole pelkk\u00e4\u00e4 skannausta vaan tiedon j\u00e4rjest\u00e4mist\u00e4 niin, ett\u00e4 se palvelee arjessa.<\/p>\n\n\n\n
Kaikkea ei tarvitse digitoida kerralla. J\u00e4rkevint\u00e4 on aloittaa niist\u00e4 asiakirjoista, joita tarvitaan useimmin tai joiden s\u00e4ilyminen on kriittist\u00e4. T\u00e4ss\u00e4 on k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 testattu t\u00e4rkeysj\u00e4rjestys.<\/p>\n\n\n\n
P\u00f6yt\u00e4kirjat ovat taloyhti\u00f6n p\u00e4\u00e4t\u00f6ksenteon selk\u00e4ranka. Niit\u00e4 tarvitaan, kun selvitet\u00e4\u00e4n mit\u00e4 on p\u00e4\u00e4tetty, milloin ja mill\u00e4 perusteilla. Vanhemmat p\u00f6yt\u00e4kirjat voivat olla k\u00e4sin kirjoitettuja tai huonosti kopioituja, jolloin niiden luettavuus heikkenee vuosi vuodelta. Scanning<\/a> ja digitointi tallentavat ne sellaiseen muotoon, josta tieto l\u00f6ytyy viel\u00e4 vuosikymmentenkin p\u00e4\u00e4st\u00e4.<\/p>\n\n\n\n Rakennuspiirustukset, LVI-kaaviot, s\u00e4hk\u00f6piirustukset ja pohjakuvat ovat taloyhti\u00f6n arvokkaimpia dokumentteja. Niit\u00e4 tarvitaan jokaisessa remontissa, muutosty\u00f6ss\u00e4 ja kuntoarviossa. Piirustukset ovat usein suurikokoisia, jolloin tavallinen skanneri ei riit\u00e4. Suurkuvaskannaus<\/a> on suunniteltu juuri t\u00e4llaisia A2\u2013A0-kokoisia dokumentteja varten, ja lopputuloksena saat tarkat digitaaliset tiedostot, joissa viivat ja yksityiskohdat n\u00e4kyv\u00e4t selke\u00e4sti.<\/p>\n\n\n\n Huoltokirja kertoo, mit\u00e4 kiinteist\u00f6lle on tehty ja milloin. Kun huoltohistoria on s\u00e4hk\u00f6isess\u00e4 muodossa, seuraava remontti- tai huoltop\u00e4\u00e4t\u00f6s perustuu tietoon eik\u00e4 muistikuviin. Digitointi tekee huoltokirjasta haettavan: voit etsi\u00e4 esimerkiksi ”kattoremontti” tai ”putkisto” ja l\u00f6yt\u00e4\u00e4 kaikki liittyv\u00e4t merkinn\u00e4t kerralla.<\/p>\n\n\n\n Is\u00e4nn\u00f6intisopimukset, huoltosopimukset, vakuutuskirjat, vuokrasopimukset ja urakkasopimukset ovat dokumentteja, joita ei tarvita p\u00e4ivitt\u00e4in mutta jotka pit\u00e4\u00e4 l\u00f6yty\u00e4 nopeasti, kun tarve tulee. Vahinkotilanteessa tai riitatapauksessa oikean sopimuksen etsiminen paperiarkistosta voi kest\u00e4\u00e4 tunteja. S\u00e4hk\u00f6isest\u00e4 arkistosta se l\u00f6ytyy sekunneissa.<\/p>\n\n\n\n Lakis\u00e4\u00e4teiset dokumentit kuten energiatodistukset, kuntoarviot ja -tutkimukset sek\u00e4 asbestikartoitukset ovat asiakirjoja, joiden pit\u00e4\u00e4 olla helposti saatavilla. Digitointi varmistaa, ett\u00e4 ne eiv\u00e4t katoa mappien v\u00e4liin ja ovat aina jaettavissa tarvitseville osapuolille.<\/p>\n\n\n\n HelppoSkannauksen<\/a> toimintamalli on suunniteltu niin, ettei taloyhti\u00f6n hallituksen tai is\u00e4nn\u00f6itsij\u00e4n tarvitse mietti\u00e4 teknisi\u00e4 yksityiskohtia. Prosessi etenee selke\u00e4sti vaihe vaiheelta.<\/p>\n\n\n\n Kartoitus ja sopiminen.<\/strong> Ensin selvitet\u00e4\u00e4n, mit\u00e4 aineistoa on, kuinka paljon sit\u00e4 on ja mihin muotoon se halutaan. Suuremmissa arkistoissa voimme tulla arvioimaan aineiston paikan p\u00e4\u00e4lle maksutta.<\/p>\n\n\n\n Nouto tai toimitus.<\/strong> Aineisto noudetaan taloyhti\u00f6n tiloista tai se toimitetaan toimipisteellemme Helsingin Kamppiin<\/a>. Pakkaaminen ja kuljetus hoituvat puolestasi.<\/p>\n\n\n\n Skannaus ja digitointi.<\/strong> Ammattilaisemme k\u00e4y materiaalin l\u00e4pi, skannaa sovitulla laadulla ja j\u00e4rjest\u00e4\u00e4 tiedostot loogiseen kansiorakenteeseen. Tiedostot nimet\u00e4\u00e4n selke\u00e4sti, jotta dokumentit l\u00f6ytyv\u00e4t my\u00f6hemmin ilman arvailua. Tarvittaessa tehd\u00e4\u00e4n OCR-tekstintunnistus, joka muuttaa skannatut sivut hakukelpoisiksi PDF-tiedostoiksi.<\/p>\n\n\n\n Toimitus ja hyv\u00e4ksynt\u00e4.<\/strong> Saat digitoidun aineiston sovitulla tavalla: muistitikulla, pilvilinkill\u00e4 tai suoraan j\u00e4rjestelm\u00e4\u00e4si. Tarkistat lopputuloksen, ja jos jotain pit\u00e4\u00e4 viel\u00e4 hioa, se hoituu.<\/p>\n\n\n\n Alkuper\u00e4isaineiston loppusijoitus.<\/strong> Kun digitointi on hyv\u00e4ksytty, paperinen aineisto palautetaan tai h\u00e4vitet\u00e4\u00e4n sovitusti. Koko prosessi tapahtuu luottamuksellisesti alusta loppuun.<\/p>\n\n\n\n Pelkk\u00e4 skannaus tuottaa kuvatiedostoja, mutta digitointi<\/a> OCR-tekstintunnistuksella vie lopputuloksen toiselle tasolle. OCR tunnistaa skannatuista sivuista tekstin ja muuttaa sen haettavaksi. K\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 t\u00e4m\u00e4 tarkoittaa, ett\u00e4 voit avata PDF-tiedoston ja etsi\u00e4 siit\u00e4 sanoja, nimi\u00e4, p\u00e4iv\u00e4m\u00e4\u00e4ri\u00e4 tai osoitteita, aivan kuten tekstidokumentista.<\/p>\n\n\n\n Taloyhti\u00f6n arkistossa t\u00e4m\u00e4 on erityisen hy\u00f6dyllist\u00e4, kun etsit\u00e4\u00e4n tietty\u00e4 p\u00e4\u00e4t\u00f6st\u00e4 vuosien takaa, selvitet\u00e4\u00e4n urakkasopimuksen yksityiskohtia tai tarkistetaan vakuutusehtojen sis\u00e4lt\u00f6\u00e4. Ilman OCR:\u00e4\u00e4 joutuisit selaamaan tiedostoja yksi kerrallaan. Tekstintunnistuksen kanssa haet ja l\u00f6yd\u00e4t.<\/p>\n\n\n\n Konekirjoitetuissa ja tulostetuissa asiakirjoissa OCR toimii eritt\u00e4in luotettavasti. K\u00e4sinkirjoitetuissa teksteiss\u00e4 tarkkuus vaihtelee, ja kerromme aina etuk\u00e4teen, kannattaako tekstintunnistus kyseisen aineiston kohdalla.<\/p>\n\n\n\n Taloyhti\u00f6n asiakirjat sis\u00e4lt\u00e4v\u00e4t usein henkil\u00f6tietoja, taloustietoja ja luottamuksellisia sopimuksia. Siksi tietoturva ei ole lis\u00e4palvelu vaan osa prosessia. HelppoSkannauksessa aineiston k\u00e4sittely tapahtuu omissa toimitiloissamme Malminkadulla, ilman ulkopuolisia v\u00e4lik\u00e4si\u00e4. Sovimme etuk\u00e4teen, miten aineisto luovutetaan, k\u00e4sitell\u00e4\u00e4n ja palautetaan, ja pid\u00e4mme huolen siit\u00e4, ettei materiaali p\u00e4\u00e4dy v\u00e4\u00e4riin k\u00e4siin miss\u00e4\u00e4n vaiheessa.<\/p>\n\n\n\n T\u00e4m\u00e4 on t\u00e4rke\u00e4\u00e4 erityisesti silloin, kun arkistossa on asukastietoja, talousraportteja tai henkil\u00f6st\u00f6\u00f6n liittyvi\u00e4 dokumentteja. Kun skannaus tehd\u00e4\u00e4n tietoturva edell\u00e4<\/a>, lopputuloksen lis\u00e4ksi saat mielenrauhan.<\/p>\n\n\n\n Jos haluat selke\u00e4n kokonaisuuden ilman erillisi\u00e4 tarjouspyynt\u00f6j\u00e4 jokaisesta ty\u00f6vaiheesta, HELPPO-paketit ovat suunniteltu juuri t\u00e4t\u00e4 varten.<\/p>\n\n\n\n EASY Archive Scanning -package<\/a> kattaa jopa 24 mapin skannauksen ja digitoinnin kokonaispalveluna. T\u00e4m\u00e4 sopii p\u00f6yt\u00e4kirjojen, sopimusten ja muun mappiarkiston digitointiin.<\/p>\n\n\n\n EASY Large-Format Scanning -package<\/a> on tarkoitettu rakennuspiirustuksille, pohjakuville ja muille suurikokoisille dokumenteille, joita tavallisella skannerilla ei saa digitoitua.<\/p>\n\n\n\n HELPPO Kiinteist\u00f6hallinnointi -paketti<\/a> yhdist\u00e4\u00e4 molemmat: arkistojen ja suurkuvien skannauksen sek\u00e4 digitaalisen arkistoinnin. T\u00e4m\u00e4 on taloyhti\u00f6ille usein k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6llisin vaihtoehto, koska mappiarkisto ja piirustukset saadaan s\u00e4hk\u00f6iseen muotoon samalla kertaa.<\/p>\n\n\n\n Digitointi on ajankohtainen erityisesti silloin, kun taloyhti\u00f6ss\u00e4 tapahtuu muutoksia tai kun arkiston hallinta alkaa tuntua hankalalta. Tyypillisi\u00e4 tilanteita ovat:<\/p>\n\n\n\n Mit\u00e4 aikaisemmin digitointi tehd\u00e4\u00e4n, sit\u00e4 v\u00e4hemm\u00e4n riski\u00e4 otetaan. Paperi voi kadota, kastua tai tuhoutua tulipalossa. Digitaaliset tiedostot voidaan varmuuskopioida useaan paikkaan.<\/p>\n\n\n\n Taloyhti\u00f6n asiakirjojen digitointi ei vaadi hallitukselta teknist\u00e4 osaamista eik\u00e4 valtavaa projektia. Riitt\u00e4\u00e4, ett\u00e4 kerrot meille kolme asiaa: mit\u00e4 aineistoa teill\u00e4 on, kuinka paljon sit\u00e4 on ja mihin tarkoitukseen digitointia tarvitaan. Me ehdotamme sopivan kokonaisuuden ja hoidamme loput.<\/p>\n\n\n\nTekniset piirustukset ja pohjakuvat<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Huoltokirjat ja huoltohistoria<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Sopimukset ja vakuutuskirjat<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Energiatodistukset ja kuntoarviot<\/strong><\/h3>\n\n\n\n
Miten taloyhti\u00f6n asiakirjojen digitointi k\u00e4yt\u00e4nn\u00f6ss\u00e4 etenee<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
OCR-tekstintunnistus tekee arkistosta oikeasti k\u00e4ytt\u00f6kelpoisen<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Taloyhti\u00f6n digitointi ja tietoturva<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
HELPPO-paketit taloyhti\u00f6n digitointiin<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
Milloin digitointi kannattaa tehd\u00e4<\/strong><\/h2>\n\n\n\n
\n
N\u00e4in p\u00e4\u00e4set alkuun<\/strong><\/h2>\n\n\n\n